Spora część podmiotów gospodarczych zleca prowadzenie ksiąg rachunkowych i spraw kadrowych firmom zewnętrznym. To one obliczają podatki, wysyłają deklaracje do ZUS i US, naliczają składki zusowskie, dokonują zgłoszeń pracowników czy też ich wyrejestrowują. Ale kto w tej sytuacji ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy? Jeżeli faktury wystawia firma, a biuro tylko je księguje, to kto odpowiada ze nieprawidłowe księgowanie takich dokumentów?
Otóż okazuje się, że za błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych zawsze odpowiada kierownik jednostki, czyli firma, której te księgi dotyczą. Może ona jednak domagać się od biura rachunkowego odszkodowania za popełnione błędy, co powinno się odbywać na drodze postępowania cywilnego.
Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, każde biuro rachunkowe powinno mieć zawartą umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, która jest swego rodzaju zabezpieczeniem właśnie na wypadek popełnienia błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, należących do innych podmiotów.
W kwestii odpowiedzialności za ewentualne błędy, kluczowe znaczenie ma umowa, jaką dany przedsiębiorca podpisał z biurem rachunkowym. W niej bowiem określone są zarówno kwestie odpowiedzialności, jak i terminy dostarczania dokumentów, czy też zasady prowadzenia nadzoru przez przedsiębiorcę nad prawidłowością dokonywanych rozliczeń. A przynajmniej powinny być. Ogromne znaczenie ma też miejsce przechowywania dokumentów księgowych, które powinno zostać zgłoszone do urzędu skarbowego. Jeżeli miejscem tym jest firma przedsiębiorcy, wówczas kontrola będzie przeprowadzona u niego w siedzibie. Jeżeli jest nim biuro rachunkowe, to kontrola będzie prowadzona w biurze. Możliwe jest wówczas udzielenie pracownikom biura pełnomocnictwa do reprezentowania danego przedsiębiorcy podczas takiej kontroli, co z pewnością jest dużo korzystniejszym rozwiązaniem w przypadku prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe. Przedsiębiorca wówczas ma bowiem w tej kwestii sporo mniejszą wiedzę, niż pracownicy biura.
Można też, poprzez odpowiednie zapisy w umowie, przenieść część odpowiedzialności na biuro rachunkowe. Jednak żaden zapis nie zwalnia z odpowiedzialności przedsiębiorcy, którego jednym z podstawowych obowiązków, w przypadku powierzenia prowadzenia ksiąg podmiotom zewnętrznym, jest nadzór nad prawidłowością dokonywanych rozliczeń. Tak więc urzędy skarbowe owych zapisów nie będą brały pod uwagę, a kara za nieprawidłowe rozliczenia nałożona będzie na przedsiębiorcę, a nie biuro rachunkowe. Podmioty tego rodzaju działają bowiem zwykle na zasadzie umowy starannego działania, a nie rezultatu. Jeżeli zatem biuro rachunkowe udowodni, że nieprawidłowości wynikają z działań przedsiębiorcy (błędy w wystawionych fakturach, polecenie księgowania kosztów, które kosztami być nie powinny – mimo uwagi zwracanej przez biuro, nieterminowe dostarczenie dokumentów itd.), wówczas nie poniesie ono żadnej odpowiedzialności za wykryte w czasie kontroli błędy. Z kolei jeżeli powstałe nieprawidłowości wynikają z zaniedbań biura, wówczas nadal ukarany będzie przedsiębiorca, jednak może od domagać się od biura zwrotu zapłaconych kar. Dlatego właśnie tak istotna jest podpisana z biurem rachunkowym umowa i zawarte w niej terminy, których, dla własnego dobra, każdy przedsiębiorca powinien przestrzegać.