Czy PIT-11 można wysłać e-mailem? Oczywiście, że tak. Ustawa nie precyzuje sposobu, w jaki deklaracje mają być dostarczone pracownikom. Wynika z niej jedynie, iż potrzebne jest potwierdzenie, że poszczególne osoby otrzymały deklaracje w wyznaczonym w ustawie terminie. Do tej pory za takie potwierdzenie uznawano potwierdzenia nadania listów poleconych. I chociaż już od paru lat deklaracje podatkowe do urzędu skarbowego wysyła się droga elektroniczną, to wiele firm do pracowników nadal wysyła wersje papierowe, korzystając z usług poczty polskiej.
Dlaczego? Problemem może być brak wiedzy lub podpisu elektronicznego, który, chociaż coraz bardziej popularny, nie jest jednak wymagany. Otóż osoby fizyczne mogą podpisywać pity wysyłane do urzędów skarbowych przy użyciu tzw. danych uwierzytelniających. I tak to się na ogół odbywa. Natomiast w przypadku elektronicznej wysyłki informacji podatkowych do pracowników, konieczne jest już posiadanie specjalnego e-podpisu.
Wybierając drogę tradycyjną, po elektronicznej wysyłce PIT-ów do urzędu, drukujemy je, podpisujemy ręcznie i wysyłamy do pracowników pocztą, koniecznie listem poleconym. W przypadku wysyłki elektronicznej (albo za pomocą specjalnych profili, do który każdy loguje się na indywidualny login i hasło, albo poprzez zwykłą wiadomość email) nie jest możliwe ręczne podpisanie i zeskanowanie PIT-u. Warunkiem elektronicznej wysyłki jest w tym przypadku posiadanie podpisu elektronicznego oraz (jeżeli zdecydujemy się nie na platformę, tylko na drogę e-mailową) wysłanie wiadomości z automatycznym potwierdzeniem odbioru. Pracodawca powinien bowiem posiadać dowód, iż adresat otworzył e-mail zawierający deklarację podatkową, co oznacza, że się z nią zapoznał. Deklaracje te powinny mieć postać nieedytowalnych dokumentów PDF.
Ustawa nie nakłada więc na płatników żadnych dodatkowych obowiązków, jeżeli chodzi o elektroniczną wysyłkę PIT-ów. Wystarczy posiadanie e-podpisu. No i miejsca na serwerze, gdzie podpisane elektronicznie deklaracje były by przechowywane. Nie musi to być kolejna półka w szafie. Wystarczy kawałek chmury, w której i tak znajduje się większość naszych danych – zarówno tych osobistych, jak i firmowych. Może zatem warto przed końcem roku założyć podpis elektroniczny? Zwłaszcza, że pandemia trwa nadal, a taki podpis może też ułatwić podpisywanie umów z kontrahentami i zwiększyć bezpieczeństwo ich zawierania.
Warto też dodać, iż razem z pitami podpisanymi elektronicznie i rozesłanymi mailem, należy przechowywać rejestr wysyłek oraz potwierdzenia ich odbioru. To samo dotyczy specjalistycznych platform, które posiadają opcję drukowania raportów, zawierających informacje o tym, kiedy dana osoba zalogowała się do systemu i pobrała zamieszczony w nim dokument. Jest to o tyle istotne, że po paru miesiącach czy latach informacje te mogą nie być łatwe do znalezienia, a w razie kontroli urząd na pewno się o nie upomni.