Od 2004 roku prawo nie nakazuje, by na fakturach za paliwo umieszczany był numer rejestracyjny samochodu. Nie jest to również warunek odliczenia na podstawie faktury podatku VAT. Zatem faktura bez numeru rejestracyjnego pod względem formalnym pozostaje tak samo ważna jak ta bez niego.
Każda faktura, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, powinna zawierać 12 elementów (art. 106e ust. 1), m.in.: datę wystawienia faktury, numer, dane nabywcy i odbiorcy, ich numery identyfikacyjne, nazwę towaru lub usługi, kwotę, wartość podatku itd. Wśród tych danych nie ma ani słowa o numerze rejestracyjnym samochodu służbowego. Nic dziwnego, nie jest to bowiem wymóg dotyczący kwestii formalnej każdej faktury, lecz tylko faktur za paliwo lub części eksploatacyjne. No i nie jest to obowiązek, lecz kwestia dobrowolna raczej o charakterze informacyjnym.
W jakich przypadkach księgowość żąda podawania numeru mimo braku wymogów formalnych
- Podatnik ma obowiązek opisywania faktur tak, by ich związek z prowadzoną działalnością nie budził wątpliwości. Bez opisów numerów rejestracyjnych biura księgowe często nie chcą zaliczać wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
- To na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, że dana faktura dotyczy jego samochodu oraz prowadzonej działalności gospodarczej.
- W sytuacji kiedy firma ma w swojej flocie kilka samochodów, bez podania numerów rejestracyjnych ciężko jest przypisać do nich dany wydatek.
- To samo dotyczy zakupu części eksploatacyjnych – by odpowiednio je sklasyfikować, warto umieścić na nich numer rejestracyjny samochodu.
Ale czy to oznacza, że powinniśmy upierać się przy jego wpisaniu już na stacji benzynowej? Niekoniecznie. Jeżeli bowiem podany na fakturze numer okaże się błędny, narobimy sobie dodatkowych kłopotów. Konieczna będzie poprawa faktury lub wystawienie do niej noty korygującej, co oznacza kolejną wizytę na stacji i tłumaczenie, co właściwie jest nie tak.
Zdecydowanie prostszym rozwiązaniem jest ręczne wpisanie właściwego numeru na fakturze przy okazji opisywania pozostałych dokumentów.
Kiedy nie musimy podawać numeru rejestracyjnego na fakturze
- Gdy firma dysponuje jednym samochodem, ani faktury za paliwo, ani za części nie trzeba opisywać. Wówczas nie ma bowiem wątpliwości, którego samochodu dotyczą poszczególne zakupy.
- Zdarza się, że numer rejestracyjny nie będzie potrzebny do zaliczenia faktury za paliwo w koszty. Ma to miejsce w sytuacji, gdy firma kupuje paliwo na kanistry, a następnie rozlewa je do maszyn, urządzeń czy samochodów. Wówczas nie ma możliwości przypisania, do jakiego samochodu jaka ilość została zużyta. Przyjmuje się, że całe paliwo zostało przeznaczone na działalność gospodarczą. Jeżeli paliwo zakupione hurtowo wykorzystujemy do maszyn lub urządzeń, wówczas mamy prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku VAT.
Na zakończenie warto dodać, że zapisany na fakturze numer rejestracyjny jest przydatny nie tylko w momencie księgowania, ale również na wypadek kontroli urzędu skarbowego. Wskazuje on jednoznacznie, że dany wydatek ma związek z prowadzoną działalnością. No i że była przesłanka do odliczenia VAT-u na podstawie danej faktury. Dla urzędników ma to z pewnością duże znaczenie.