Wysyłając pracowników w delegację poza granice kraju, warto pomyśleć o wykupieniu dodatkowego ubezpieczenia na czas takiej podróży. Nie zawsze bowiem wszystko jest tak, jak to sobie zaplanujemy, a choroba nie wybiera dogodnego dla pracownika czy też pracodawcy czasu. Nie zwraca również uwagi na fakt, czy dana osoba przebywa aktualnie w delegacji, czy w domu. Poza tym pozostaje jeszcze kwestia wypadków, które mogą przytrafić się każdemu, i to w najmniej spodziewanej chwili.
Dlatego warto wcześniej przeanalizować ewentualne koszty ubezpieczenia pracownika oraz jego braku. Niektórzy pracodawcy decydują się jedynie na kartę EKUZ, która uprawnia do korzystania z opieki medycznej w krajach należących do Unii Europejskiej. I jest całkowicie darmowa. Ale – co jest w tym przypadku szczególnie istotne – karta ta uprawnia tylko do takiej opieki, która jest bezpłatna na terenie danego kraju. Czyli niekoniecznie do tych samych świadczeń, które w ramach ubezpieczenia zdrowotnego otrzymujemy w Polsce. Dlatego też często się zdarza, iż pracownik, mimo posiadania karty EKUZ, musi pokryć koszty leczenie za granicą. Czy w takiej sytuacji powinien on domagać się zwrotu owych wydatków od pracodawcy?
Tak. Zgodnie z paragrafem 19 pkt. 1 Rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
„W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.”
I właśnie dlatego pracodawcy powinni przemyśleć kwestię dodatkowego ubezpieczenia dla delegowanych pracowników. Koszt takiej polisy jest z pewnością dużo niższy, niż koszt pobytu w szpitalu (ten bowiem, w zależności od celu delegacji, może wynosić nawet parę tysięcy dziennie). Poza tym polisa pokrywa nie tylko koszty leczenia, ale też transportu do kraju, w razie takiej konieczności, można w jej ramach ubezpieczyć bagaż, wyjazd pracownika w celu zastępstwa osoby poszkodowanej itd. Możliwości są w tutaj dosyć spore (w zależności od ubezpieczyciela no i potrzeb ubezpieczającego), a cena, w porównaniu z kosztami powstałymi wskutek wypadku delegowanego pracownika, niezbyt wygórowana.
Pozostaje jeszcze kwestia rozliczenia podatkowego takiej polisy. Karta EKUZ jest darmowa, ale polisa na życie i zdrowie już nie. Warto tutaj sięgnąć do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 21, dotyczący zwolnień przedmiotowych, wyraźnie reguluje tą kwestię, i to na korzyść podatników:
„1. Wolne od podatku dochodowego są:
16) diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika”
A zatem, ubezpieczenie pracownika, chociaż z pewnością jest kosztem firmy no i przychodem pracownika, jest zwolnione z obowiązku opodatkowania podatkiem dochodowym. Podobnie jak diety, wypłacane za czas przebywania w delegacji. Tym bardziej warto wykupić polisę dla pracowników wyjeżdżających w delegację – formalności jest niewiele, zwłaszcza w dobie cyfryzacji, koszty nie są wygórowane – a w razie choroby czy wypadku, korzyści jest naprawdę sporo. Zwłaszcza tych finansowych…