Od początku bieżącego roku obowiązuje zasada, że do paragonu można wystawić fakturę tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy kupujący poprosi o zamieszczenie na paragonie numeru NIP. Dotyczy to oczywiście klientów prowadzących działalność gospodarczą.
Jeżeli kupujemy coś na firmę, i chcemy otrzymać fakturę (jest to dowód księgowy, którym paragon fiskalny niestety nie jest), musimy pamiętać o podaniu sprzedawcy numeru identyfikacji podatkowej firmy. Ale to nie wszystko…
Stary przepis – nowe zasady
W połowie października Minister Finansów wydał bowiem specjalne objaśnienia, które wprowadziły nieco zamieszania do owej reguły. Otóż okazuje się, iż paragon posiadający numer NIP i dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro), jest w świetle prawa fakturą uproszczoną, której numerem jest po prostu numer paragonu. A zatem nie jest możliwe uzyskanie do takiego paragonu faktury zwykłej, pomimo, iż znajduje się na nim numer NIP. Dzieje się tak dlatego, że jedna transakcja nie może być dokumentowana dwa razy, a w tej sytuacji tak by właśnie było. Paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto jest bowiem fakturą uproszczoną, a wystawienie faktury standardowej do tego paragonu oznaczałoby powtórne ujęcie tej samej transakcji, ale na innym dokumencie. Takie działanie jest z pewnością niezgodne z obowiązującym u nas prawem.
Nowe reguły obowiązują oczywiście od momentu publikacji nowych objaśnień. Ci, którzy do tej pory wystawiali faktury dla zakupów poniżej 450 zł brutto mogą spać spokojnie – nie trzeba wykonywać żadnych wstecznych korekt.
Co się dzieje w sytuacji, kiedy dane na paragonie są błędne?
Wszystko zależy od kwoty sprzedaży, której paragon dotyczy. Jeżeli jest ona niższa niż 450 zł lub 100 euro, wówczas błąd w numerze NIP może być skorygowany notą korygującą, potwierdzoną przez sprzedawcę, lub fakturą korygującą. Co istotne, dopuszcza się tu tzw. błędy oczywiste i niezamierzone – czyli brak jednej cyfry w NIP-ie lub przestawienie cyfr. Błędem takim nie jest natomiast podanie zupełnie innego numeru, zwłaszcza dotyczącego całkiem innego podmiotu. Zarówno nota korygująca, jak i korekta w opisanej sytuacji powinny zostać wystawiane do faktury uproszczonej (czyli do paragonu fiskalnego).
Jeżeli natomiast błąd dotyczy sprzedaży o wartości przekraczającej wspomniane progi kwotowe, wówczas sytuacja nieco się komplikuje. W takim przypadku należy bowiem wystawić do paragonu fakturę, ale z identycznym błędem w numerze NIP, jak jest na paragonie. I dopiero wówczas możliwe jest skorygowanie błędnego numeru NIP za pomocą noty korygującej lub korekty, jednak tym razem dokumenty te będą dotyczyć faktury, a nie paragonu.
Niby wszystko jest logiczne i proste, pojawia się jednak pytanie, czemu owe komplikacje i zmiany mają służyć. Najpierw musieliśmy się nauczyć podawać numer NIP do paragonu (np. przy zakupie paliwa), teraz musimy pamiętać jeszcze o kwocie. I ze względu na jej wielkość, albo upomnieć się o fakturę, albo uznać paragon za fakturę uproszczoną. Możliwe jest oczywiście poproszenie o fakturę przed wystawieniem paragonu, tyle, ze nie każdy sprzedawca czy kasjer ma taką możliwość.