Zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin ten wynika wprost z Kodeksu pracy. Co dzieje się z niewykorzystanymi dniami, jak prawidłowo rozliczyć urlop i czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?
Ile urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi?
Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych praw pracownika. Zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego.
Jego wymiar wynosi:
- 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
- 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się również okresy nauki. W zależności od ukończonej szkoły do stażu urlopowego może zostać zaliczone od 3 do 8 lat. W przypadku ukończenia szkoły wyższej jest to 8 lat. Okresów nauki nie sumuje się – uwzględnia się okres wynikający z ukończenia szkoły, który jest dla pracownika najkorzystniejszy.
Pierwsza praca i niepełny etat
W przypadku absolwentów podejmujących pierwszą pracę urlop wypoczynkowy nalicza się za każdy przepracowany miesiąc. Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu.
Jak rozlicza się urlop wypoczynkowy?
Urlopu udziela się w dni, które zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy są dla niego dniami pracy. Rozliczenie następuje godzinowo – jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom.
Ma to szczególne znaczenie m.in. w równoważnym systemie czasu pracy. Jeżeli zgodnie z harmonogramem pracownik ma danego dnia przepracować 12 godzin i bierze na ten dzień urlop, z jego puli urlopowej odlicza się 12 godzin.
Termin urlopu ustalany jest zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego pracodawcy, z uwzględnieniem przepisów Kodeksu pracy dotyczących planu urlopów i wniosków pracowników.
Urlop na żądanie – 4 dni w roku
Pracownik może skorzystać z maksymalnie z 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Nie jest to jednak dodatkowa pula dni wolnych – urlop na żądanie jest częścią przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy?
Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo Jeżeli jednak urlop nie został wykorzystany w terminie, staje się zaległym urlopem wypoczynkowym. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy należy go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Oznacza to, że urlop niewykorzystany w 2025 roku powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop?
Pracodawca odpowiada za prawidłowe udzielanie urlopów i przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy. W przypadku zaległego urlopu wypoczynkowego może wyznaczyć termin jego wykorzystania także bez zgody pracownika. Ma to umożliwić wywiązanie się z obowiązku udzielenia zaległego urlopu w terminie określonym w Kodeksie pracy.
Zobacz również
Staż do urlopu wypoczynkowego 2026: co wlicza się do stażu pracy?
Nowe zasady liczenia stażu do urlopu wypoczynkowego 2026: do stażu wliczysz m.in. zlecenie i działalność. Sprawdź, kto zyska 26 dni urlopu.
Czy za 1 listopada 2025 roku przysługuje dzień wolny od pracy?
Sprawdź, czy za 1 listopada 2025 r. przysługuje dzień wolny od pracy i jak pracodawca powinien go wyznaczyć zgodnie z Kodeksem pracy.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop w 2025 roku?
Każdy pracownik ma prawo do corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego. Jeśli jednak nie wykorzysta go w danym roku, część dni przechodzi na kolejny, to tzw. zaległy urlop.
