Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, każda osoba, zatrudniona na podstawie umowy o pracę, ma prawo m. in. do urlopu wypoczynkowego. Wymiar tego urlopu jest uzależniony od stażu pracy, do którego wliczane są również okresy nauki (poza szkołą podstawową), i wynosi 26 dni w przypadku osób, które pracują minimum 10 lat, lub 20 dni, jeżeli ktoś ma krótszą historię zawodową.
Co do szkół, to „zaliczanie” lat pracy do stażu urlopowego reguluje artykuł 155 Kodeksu Pracy. A wygląda to następująco:
„Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:
1) zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
2) średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
3) średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
4) średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
5) szkoły policealnej – 6 lat,
6) szkoły wyższej – 8 lat.
Co istotne, do okresu pracy warunkującego długość urlopów wypoczynkowych wlicza się lata pracy tylko z tytułu ukończenia ostatniej szkoły. Okresy te nie sumują się zatem, a jeżeli dana osoba pracuje i uczy się w tym samym czasie, i jest to praca na podstawie umowy o pracę, to wówczas do stażu urlopowego wlicza się albo okres nauki, albo pracy – w zależności od tego, co jest dla pracownika korzystniejsze.
Prawa do urlopu nie można się zrzec. Nie można też przekazać dni urlopowych innej osobie. Jest to prawo niezbywalne, należne danemu pracownikowi, z którego ten powinien móc skorzystać w każdym roku kalendarzowym. Wspomniane wymiary dni dotyczą bowiem lat kalendarzowych, a więc jeżeli ktoś podejmuje zatrudnienie w trakcie roku, jego wymiar urlopu będzie w tym roku proporcjonalnie mniejszy.
Chociaż przepisy mówią o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, to urlopu tego nie powinno się gromadzić tylko po to, by taki ekwiwalent otrzymać. Należy go po prostu wykorzystać, i to w wyznaczonym terminie i w określony sposób. Jedyna sytuacja bowiem, w której pracodawca ma prawo i obowiązek naliczyć i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, to rozwiązanie stosunku pracy. Jeżeli na ten dzień pracownik nie wykorzystał należnego mu urlopu (proporcjonalnie do okresu zatrudnienia), wówczas pracodawca powinien mu wypłacić ekwiwalent pieniężny.
W trakcie zatrudnienia sytuacja taka nie jest możliwa. Co do zasady bowiem, urlop należny na dany rok kalendarzowy powinien być w tym roku wykorzystany, i tak też należy go rozplanować.
Zdarza się jednak, iż pracownik nie wykorzysta należnego mu urlopu. I chociaż Kodeks reguluje szczegółowo, kiedy taka sytuacja może mieć miejsce, to jednak prawdą jest, iż pracodawcy po prostu niechętnie udzielają dłuższych urlopów. A jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu w terminie, karą obciążony będzie właśnie pracodawca – a jest to kara grzywny w kwocie od 1.000 do 30.000 zł. Wcześniej jednak musiałoby dojść do kontroli pracodawcy w tym akurat zakresie.
Jeżeli zatem urlop nie zostanie wykorzystany do końca grudnia, staje się on urlopem zaległym. A taki należy wykorzystać maksymalnie do 30 września kolejnego roku, przy czym 30 września to ostateczny termin, w którym okres wykorzystania zaległego urlopu powinien się rozpocząć.
Kolejnym przepisem, który jest dosyć istotny, a na który pracodawcy rzadko zwracają uwagę, jest artykuł 162 Kodeksu Pracy:
„Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.”
Okazuje się zatem, iż prawo pracy nakazuje udzielić pracownikom 14 dni wolnych od pracy w każdym roku kalendarzowym, w jednym ciągu. Chodzi jednak o 14 dni kalendarzowych, a nie 14 dniu urlopu. Wymiar tego urlopu zmniejszają bowiem odpowiednio soboty, niedziele i święta, więc zazwyczaj w przypadku 14 dni wypoczynku pracownicy wykorzystują 10 dni urlopu. Jednak takie sytuacje dla niektórych pracowników pozostają jedynie w sferze marzeń, mimo iż są ich prawem, a ich udzielenie jest dla pracodawcy obowiązkiem. Bywa, że dany pracownik jest niezastąpiony w firmie, że nie ma kto wykonywać jego obowiązków, i że jego urlop wpłynął by negatywnie na dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. A takie przyczyny wystarczająco uzasadniają niewykorzystanie urlopu w wyznaczonym przez ustawę terminie, lub wymiarze.
Kwestię wykorzystywania urlopów zaległych poruszono również w ustawie antycovidowej. Na mocy uchwalonych przepisów, pracodawca w czasie trwania stanu zagrożenia epidemiologicznego może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody, z czego wiele firm nagminnie korzystało w czasie lockdownów. Dzięki temu nie musieli oni wypłacać ekwiwalentów zwalnianym pracownikom, ani organizować pracy zdalnej na stanowiskach, na których jest ona po prostu niemożliwe (portier, sprzątaczka, barmanka itd.). Wymiar takiego urlopu nie mógł jednak przekroczyć 30 dni, przy czym tu akurat są to dni urlopowe, a nie kalendarzowe. A to oznacza ok. półtora miesiąca wolnego. Nie może to być jednak urlop bieżący. Ten powinien być wykorzystany w terminach uzgodnionych pomiędzy obiema stronami, pamiętając, iż każda zatrudniona osoba powinna przynajmniej raz w roku mieć 14 dni wolnych od pracy pod rząd. Tyle, że czasami bywa to po prostu niemożliwe…