Informacja o śmierci pracownika uruchamia po stronie pracodawcy konkretne obowiązki: od formalnego wygaśnięcia stosunku pracy, przez rozliczenie należności i dokumentów, aż po wypłatę odprawy pośmiertnej oraz zgłoszenia do ZUS.
Jakie obowiązki ma pracodawca, gdy dostanie informację o śmierci pracownika?
Pracodawca w razie śmierci pracownika powinien:
1) Zakończyć stosunek pracy – stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika (art. 63(1) § 1 Kodeksu Pracy). W takim wypadku nie ma potrzeby rozwiązywania umowy ani składania wypowiedzenia.
2) Przygotować świadectwo pracy – dokument ten może być potrzebny rodzinie do celów formalnych. Do otrzymania świadectwa pracy uprawniona jest każda osoba, o których wspomina art. 63(1) Kodeksu Pracy, a w razie ich braku – każda z osób uprawnionych do spadku po zmarłym.
Pracodawca może wydać świadectwo pracy tylko na wniosek wyżej wymienionych osób. Wniosek taki może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Jeżeli osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym pracowniku wystąpi z wnioskiem o przekazanie jej świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać taki dokument w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku.
Jako powód rozwiązania stosunku pracy na świadectwie pracy wykazuje się wygaśnięcie umowy spowodowane śmiercią pracownika. Kopię oraz oryginał (w przypadku, kiedy nie został wydany osobom uprawnionym) dokumentu dołączamy do części C akt osobowych pracownika.
3) Pracodawca musi ustalić osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłym pracowniku. Ponadto, jeśli prawo go obliguje (zgodnie z art. 125 ust. 2 ustawy emerytalnej), musi poinformować o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotować wniosek o rentę i przedłożyć go do ZUS.
Art. 63(1) § 2 mówi o tym, że do uzyskania renty rodzinnej uprawnieni są następujący członkowie rodziny: dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione; przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; małżonek (wdowa i wdowiec); rodzice.
4) Sporządzić listy płac – należnego wynagrodzenia, zasiłku, ekwiwalentu za urlop i innych należnych świadczeń ze stosunku pracy.
Wynagrodzenie za przepracowane dni, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy premie i dodatki stają się prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Ich wypłata jest zwolniona ze składek ZUS, ponieważ z chwilą śmierci tracą one charakter przychodu ze stosunku pracy, a przechodzą w przychód z praw majątkowych w rozumieniu art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.
Wypłacone członkom rodziny świadczenia podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Świadczenia po śmierci pracownika należy rozliczyć zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT, czyli stosując odpowiednią zaliczkę na podatek bez potrącania kosztów uzyskania przychodów oraz ulgi podatkowej.
5) Wypłacić odprawę pośmiertną – rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna, której wysokość zależy od długości zatrudnienia (1-miesięczna przy stażu do 10 lat, 3-miesięczna przy stażu od 10 do 15 lat i 6-miesięczna przy stażu powyżej 15 lat).
Jeśli do wypłaty odprawy pośmiertnej jest uprawniona tylko jedna osoba, wypłaca się 1/2 wysokości należnej kwoty.
Wypłata odprawy pośmiertnej jest zwolniona z oskładkowania oraz opodatkowania. Oblicza się ją z zastosowaniem przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
6) Wyrejestrować pracownika z ZUS – na formularzu ZUS ZWUA dla zmarłego pracownika należy wpisać kod przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej.
7) Wystawić roczną deklarację PIT-11 – po zakończeniu roku podatkowego pracodawca jest zobowiązany do wystawienia PIT-11 za zmarłego pracownika oraz za osoby, którym wypłacono świadczenia po zmarłym pracowniku.
W deklaracji PIT-11 zmarłego pracownika wykazuje się należności wypłacone w trakcie trwania stosunku pracy; umieszczone są w części dotyczącej należności ze stosunku pracy.
Jeżeli uprawnione do świadczeń po zmarłym pracowniku jest nieletnie dziecko, należności należy wypłacić opiekunowi prawnemu, ale PIT-11 wystawiamy na dziecko.
W deklaracji PIT-11 nie wykazuje się kwoty odprawy pośmiertnej, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania.
Osoby uprawnione powinny zgłosić się do pracodawcy z odpowiednimi dokumentami (np. akt zgonu, dokumenty potwierdzające prawo do dziedziczenia).
Zobacz również
Premie i paczki świąteczne dla pracowników – ZUS i podatek PIT. Co się opłaca?
Sprawdź, kiedy premie i paczki świąteczne podlegają ZUS i PIT, a kiedy świadczenia z ZFŚS są zwolnione z opodatkowania.
Co w przypadku śmierci pracownika?
Zgodnie z art. 631. § 1. z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Pracodawca ma obowiązek wyrejestrować pracownika z...
Rozliczenie roczne a termin rozliczenia podatku
Od lutego podatnicy mogą składać swoje roczne zeznania podatkowe. Praktycznie każdy, kto uzyskuje przychody, powinien je rozliczyć z urzędem skarbowym....