Przepisy dot. pracowników delegowanych do Niemiec

Kilka najważniejszych informacji dotyczących delegacji pracowników do pracy w Niemczech.

Delegacje

• Zgodnie z art. 42 Kodeksu Pracy pracodawca może delegować ( wysłać w deleację) pracownika do innego miejsca lub innej pracy ( zgodnej z jego kompetencjami i wykształceniem) maksymalnie na 3 miesiące w roku i nie może zostać obniżone wynagrodzenie pracownika.
• Dotyczy to zarówno kraju jak i zagranicy – pracownikowi należą się wtedy diety, jeśli pracodawca nie zapewnia zakwaterowania i wyżywienia.
• W delegacjach zagranicznych pomimo zapewnienia wyżywienia pracownik musi otrzymać min. 25% diety należnej w danym kraju.
• Koszt dojazdu również jest po stronie pracodawcy.
• Diety są zwolnione z ZUS i PIT do wysokości kwot przysługujących zgodnie z § 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190)
• Przy delegacjach zagranicznych pracownik cały czas podlega polskiemu prawodawstwu ( ZUS i PIT).
• Pomimo braku maksymalnego czasu trwania delegacji- bezpiecznie przyjmuje się okres 3 miesięcy ( gdzie pracodawca może jednostronnie podjąć decyzję o zmianie miejsca pracy pracownika, bez obowiązku zmiany umowy o pracę, a stosując jednie polecenie wyjazdu.
• Na dłuższy okres trwania delegacji pracownik musi wyrazić zgodę.

Oddelegowanie

• Oddelegowanie pracownika do innego kraju musi nastąpić za zgodą pracownika.
• Przed rozpoczęciem oddelegowania należy podpisać aneks do umowy o pracę, który określa między innymi miejsce pracy, czas delegowania, zakres obowiązków, wynagrodzenie, walutę wypłaty, wymiar urlopu i warunki zatrudnienia po powrocie do Polski.
• Pracownik przed wyjazdem zgodnie z art. 29¹ § 2 KP musi otrzymać dodatkowe informacje, poza tymi obligatoryjnymi, o których mówi art.29 § 3 Kodeksu Pracy.
• W trakcie pracy za granicą pracownikowi należy się min. stawka określona dla danego stanowiska w danym kraju, natomiast nie należą się diety.
• Naliczając wynagrodzenie można zastosować zwolnienie z opodatkowania równowartości 30 % diet przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju zgodnych z  § 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190)  naliczanych za każdy dzień pobytu oraz kosztów noclegów do 500,00 zł miesięcznie.
• Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączona jest część wynagrodzenia          ( jeśli przychód wynosi powyżej przeciętnego prognozowanego średniego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok) w wysokości równowartości 100% diety za każdy dzień pobytu (ale podstawa minimalne składek ZUS nie może być niższa, niż to prognozowane średnie wynagrodzenie miesięczne).
• Jeśli pracodawca przyzna dodatkowe świadczenie należne poza podstawowym wynagrodzeniem należy je w całości obciążyć składkami ZUS i opodatkować.
• Pracownik delegowany musi posiadać aktualne poświadczenie ubezpieczenia w Polsce – zaświadczenie A-1 z ZUS  i kartę EKUZ dotycząca ubezpieczenia zdrowotnego.
• Zaświadczenie A-1 ważne jest tylko przez 24 miesiące trwania pobytu w Niemczech i pracownik ten nie powinien być wysłany w zastępstwie innej osoby, której skończył się czas delegowania.
• Przychody uzyskane w Niemczech są opodatkowane w Polsce , jeśli czas pobytu w delegacji nie przekroczy 183 dni liczonych w okresie ostatnich 12- miesięcy.
• Przed wyjazdem pracownik obowiązkowo musi być zgłoszony do niemieckiego urzędu celnego ( przez portal elektroniczny) oraz po przyjeździe do urzędu meldunkowego i urzędu skarbowego.
• Ponadto w zależności od branży, mogą być obowiązkowe zgłoszenia do SOKA-Bau- kasa urlopowa dla pracowników budowlanych i podobnych lub BG-Bau -ubezpieczyciel wypadkowy dla branży budowlanej i pokrewnych.
• Dla pracowników oddelegowanych należy obowiązkowo prowadzić ewidencję czasu pracy ( aby władze niemieckie mogły weryfikować prawidłowość płac).