Tak – ale tylko w przypadku firm, które prowadzą księgi rachunkowe. Osoby fizyczne, rozliczające się przy pomocy podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), nie muszą dokonywać potwierdzeń sald należności. Ale już spółki, które prowadzą tak zwaną pełną księgowość, muszą.
Obowiązek potwierdzania należności wynika wprost z ustawy o rachunkowości, a dokładniej – z art. 26 ust. 1. Przed zamknięciem bilansu, wierzyciel powinien potwierdzić salda należności ze swymi kontrahentami. I chociaż obowiązek ten dotyczy tylko firm prowadzących pełną księgowość, to jednak często prośby o potwierdzenie sald trafiają do osób fizycznych, które takich ksiąg nie prowadzą. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta.
Ustawa o rachunkowości nakazuje wierzycielom uzgodnić należności w drodze potwierdzenia sald. Nie przewiduje ona jednocześnie tzw. milczącego akceptu – a to oznacza, iż ustawowy obowiązek uznaje się za spełniony, jeżeli firma otrzyma od kontrahenta odpowiedź – saldo zgodne, lub niezgodne, z podaniem przyczyn ewentualnych odchyleń. Dlatego też należy wysłać salda do wszystkich kontrahentów. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy dana firma, będąca wierzycielem, nie ma pewności co do tego, jak jej kontrahenci się rozliczają. Natomiast osoby rozliczające się za pomocą księgi przychodów i rozchodów (czyli zazwyczaj osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą) nie muszą tego salda wcale potwierdzać i odsyłać. Te firmy bowiem takiego obowiązku nie mają.
Poza tym potwierdzać należy wszystkie salda, bez względu na stan należności widniejący w księgach. Czyli również te zerowe. A jeżeli nie uda się zwrotnie otrzymać stosownego potwierdzenia, wówczas można porównać saldo z posiadanymi dokumentami. Takie ustalenie stanu należności nie powinno być jednak regułą, a jedynie wyjątkiem wobec braku możliwości uzgodnienia salda w sposób tradycyjny.
Potwierdzenie salda powinno być dokonane na dzień bilansowy, którym z reguły (ale nie zawsze) jest ostatni dzień roku kalendarzowego. Rok obrotowy niekoniecznie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym, o czym warto pamiętać. Nie oznacza to jednak, iż tydzień przed zakończeniem roku obrotowego należy wysłać potwierdzenia sald do wszystkich kontrahentów. Zgodnie z przepisami, potwierdzenie salda uznaje się dokonane, jeżeli zostanie ono wysłane nie wcześniej, niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego (a zatem już 1 października) i nie później, niż 15 dnia roku następnego. Jeżeli natomiast po uzgodnieniu salda wystąpią jakieś rozrachunki, które wpłyną na jego wielkość, należy je zwyczajnie uaktualnić (pomniejszyć lub powiększyć).
Co istotne, salda możemy potwierdzać za pośrednictwem e-maila. Wysyłka dokumentu tradycyjną drogą pocztową nie jest tu wcale konieczna. Ustawa nie wskazuje bowiem sposobu wysłania potwierdzenia salda, a jedynie nakazuje jego dokonanie właśnie poprzez potwierdzenie.
Dokument ten nie wymaga także podpisu elektronicznego. Wystarczy więc wysłać do wierzyciela e-mail z adnotacją: saldo zgodne lub saldo niezgodne (plus wskazanie różnic w tym przypadku), przy czym wiadomość ta powinna być podpisana przez osobę wysyłającą. Może to być jednak zwykły podpis mailowy, używany w bieżącej korespondencji elektronicznej. Dlaczego? Otóż potwierdzenie salda stanowi dowód księgowy, a ten, zgodnie z art. 21 ustawy, powinien zawierać:
„Art. 21. 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
7) (uchylony).”
W powyższym wykazie znajduje się słowo „podpis”. Nie jest natomiast sprecyzowane, co dokładnie jest lub nie jest podpisem. Nie ma tu żadnych wyjątków, załączników i rozporządzeń. A to oznacza, iż nic nie stoi na przeszkodzie, by prośby o potwierdzenie sald rozsyłać drogą e-mailową i w taki sam sposób na nie odpowiadać. Zwłaszcza w dobie pandemii. Poza tym elektroniczna wysyłka dokumentów z pewnością znacznie skróci i uprości pracę każdej firmie. A pracy, zwłaszcza tej księgowej, pod koniec roku nigdy nie brakuje.