Jak to jest z tą płatnością w gotówce? Jakie właściwie są limity i kogo one dotyczą? Firm na pewno… ale czy tylko firm?
To zależy, o jaki limit (a raczej o jaką kwotę) chodzi. Bo istnieją dwie różne (choć mylone ze sobą) wartości, dotyczące zupełnie innych kwestii. Pierwsza z nich to limit równy 15 tysięcy złotych. Dotyczy on tylko i wyłącznie transakcji pomiędzy dwoma firmami. Powyżej tej kwoty firmy nie mogą regulować swoich zobowiązań za pomocą gotówki – jeżeli to zrobią, wówczas poniesiony wydatek nie będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Poza tym istnieją jeszcze osobne uregulowania wynikające z MMP… tak czy inaczej, pomiędzy firmami wszelkie zobowiązania powyżej 15.000 zł brutto należy regulować przelewem. Od nowego roku kwota ta zostanie zmniejszona do 8.000 zł. Co istotne – limity owe oznaczają wartość całej transakcji, której dotyczy dana faktura – niekoniecznie więc wartość faktury. Zdarza się bowiem, iż kwota zamówienia jest podzielona na trzy mniejsze płatności, fakturowane oddzielnie, w różnych odstępach czasu. Wówczas należy uwzględnić wartość całego zamówienia, a nie poszczególnych faktur.
A co z osobami fizycznymi? Czy one nadal mogą regulować swe zobowiązania za pomocą gotówki, bez względu na ich wysokość? Dlaczego w zasadzie część firm nie chce przyjmować gotówki, nawet w przypadku dużo mniejszych kwot?
Otóż nie każda firma prowadzi kasę fiskalną i nie każda chce ją prowadzić. Obowiązki dotyczące kas są dosyć niejasne, mało precyzyjne a samo jej prowadzenie jest z pewnością dodatkowym utrudnieniem dla przedsiębiorcy. Stad niechęć firm do przyjmowania gotówki. Poza tym faktycznie miał być wprowadzony limit w transakcjach gotówkowych B2C, czyli pomiędzy przedsiębiorcą, a osobą fizyczną, jednak z uwagi na pandemię termin jego obowiązywania został przesunięty na dzień 1 stycznia 2023. Chodzi o limit równy 20.000 zł brutto – powyżej tej kwoty osoby fizyczne już niebawem będą musiały regulować swe zobowiązania w formie bezgotówkowej, przy czym tu również chodzi o wartość całej transakcji, a nie jednorazową płatność. Póki co jednak, wartość transakcji w sektorze B2C nie ma znaczenia – z punktu widzenia konsumenta, rzecz jasna. Z punktu widzenia firmy bowiem, istnieją osobne limity dotyczące konieczności prowadzenia kasy fiskalnej. I tu również chodzi o 20.000 zł – jeżeli bowiem sprzedaż danej firmy na rzecz osób prywatnych przekroczyła w roku poprzednim 20.000 zł, firma ta powinna prowadzić kasę fiskalną. I nie chodzi tu o sprzedaż dotyczącą transakcji gotówkowych, lecz o całkowitą sprzedaż na rzecz osób fizycznych, bez względu na związany z nią rodzaj płatności. Chyba, że wszelkie transakcje pomiędzy tą firma a osobami fizycznymi regulowane są w formie bezgotówkowej. W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, w poz. 37 czytamy, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia kasy istnie w sytuacji, gdy:
„Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.”
W takim przypadku nie jest ważna wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Ważne jest natomiast, by zapłata za usługi świadczone na rzecz tych osób, lub sprzedane im towary, odbywała się tylko i wyłącznie drogą bezgotówkową. Wówczas sprzedawca nie będzie miał obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej nawet, jeżeli sprzedaż na rzecz osób fizycznych przekroczy wartość 20.000 zł brutto.
Taki tok rozumowania potwierdzają interpretacje urzędów skarbowych. Otóż jeżeli firma nie chce prowadzić kasy fiskalnej, a jej sprzedaż na rzecz osób fizycznych przekroczyła w roku poprzednim 20.000 zł, wówczas powinna ona przejść całkowicie na płatności bezgotówkowe. Nie może być bowiem takiej sytuacji, że do 20.000 zł firma będzie przyjmować gotówkę, a powyżej tylko przelew. Wówczas bowiem firma będzie miała obowiązek prowadzenia kasy fiskalnej.
Jest to o tyle istotne, że wystarczy jedna niewielka faktura gotówkowa, na 2 czy 3 tysiące złotych, by złamać zasadę zwolnienia i mieć obowiązek prowadzenia kasy.
Poza tym warto mieć na uwadze, że osoba fizyczna jest zobowiązana do stosowania wskazanej w umowie formy zapłaty. Jeżeli jest to płatność na rachunek bankowy, to taka właśnie forma zapłaty powinna być dokonana, niezależnie od istniejących zwolnień i limitów.
I tu kolejna ciekawostka – od nowego roku, dla transakcji poniżej 20.000 złotych, to nie sprzedawca (przedsiębiorca), lecz nabywca (osoba fizyczna) będzie mógł wybrać dogodną dla siebie formę zapłaty. O ile oczywiście wartość towaru lub usługi nie przekroczy 20.000 zł, no i w umowie nie ustalono konkretnego sposobu płatności.