Dnia 25 września 2024 roku weszła w życie Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów ( Dz.U. 2024 poz. 928). Jakie niesie zmiany w funkcjonowaniu przedsiębiorstw?
Firmy, dla których na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową świadczy co najmniej 50 osób, bez względu na sposób zatrudnienia mają obowiązek opracowania wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (art. 24 ustawy o ochronie sygnalistów).
Jak przygotować i wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych w firmie?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych to formalny dokument, dostosowany do struktury i warunków w danej firmie, a także obwarowany wieloma wymogami wynikającymi z ustawy.
Przed ogłoszeniem procedury, jej treść musi być skonsultowana z pracownikami (art. 24 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów). Konsultacje procedury zgłoszeń wewnętrznych należy przeprowadzić z:
- zakładową organizacją związkową albo, jeżeli działa więcej niż jedna, ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi,
- jeśli nie działa zakładowa organizacja związkowa, z przedstawicielami pracowników.
Jeżeli brak jest jakiegokolwiek przedstawiciela pracowników należy go powołać lub zaangażować w konsultacje wszystkich pracowników.
Powyższe konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Wyrażenie swoich opinii przez pracowników nie jest w żaden sposób wiążące dla pracodawcy i nie musi on uwzględniać ich wniosków i zastrzeżeń w dokumencie. Po zakończeniu konsultacji pracodawca podaje procedurę do wiadomości wszystkich pracowników np. poprzez zarządzenie.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych zaczyna obowiązywać po upływie 7 dni od dnia jej ogłoszenia. Każdy pracownik musi się zapoznać z procedurą i pożądane jest, aby wszyscy potwierdzili to własnoręcznym podpisem. Również każdy nowo zatrudniony pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z procedurą.
Elementy obowiązkowe procedury ochrony sygnalistów
Ustawa zawiera podstawowe i najważniejsze elementy, jakie musi zawierać procedura wewnętrzna (art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Jest to spis najważniejszych obowiązków pracodawcy związanych z wdrożeniem systemu zgłoszeniowego.
Tworzenie procedury wewnętrznej należałoby zacząć od wyboru kanałów zgłoszeniowych, jakie udostępnimy sygnalistom. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów minimum kanałów zgłoszeniowych, to co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenia pisemne mogą być dokonane w formie papierowej lub elektronicznej poprzez takie kanały jak:
- adres korespondencyjny – adres siedziby pracodawcy z konkretnie wskazanym adresatem,
- adres e-mail – skrzynka poczty elektronicznej, do której mają dostęp tylko osoby wyznaczone do obsługi zgłoszeń,
- formularz on-line,
- skrzynka na zgłoszenia – przygotowana przez pracodawcę zwykła skrzynka na zgłoszenia.
Zgłoszenia ustne można dokonywać za pomocą telefonu czy za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej lub podczas spotkania (m. in. hotline, nagrywanie zgłoszeń, spotkania bezpośrednie). Ponadto głównym obowiązkiem pracodawcy i niezbędnym elementów procedury wewnętrznej jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń sygnalistów (art. 25 ustawy o ochronie sygnalistów). W tym zakresie pracodawca może:
- wyznaczyć wewnętrzną dział firmy (np, prawny, HR) lub specjalnie na potrzeby tego zadania stworzyć dedykowany zespół,
- powołać jednego lub kilku pracowników,
- upoważnić podmiot zewnętrzny.
Jakie działania po zgłoszeniu?
Następnym elementem jest sposób podejmowanie działań następczych. Musi się odbywać z należytą starannością, co oznacza, że wszystkie czynności powinny być podejmowane bezzwłocznie, rzetelnie i odpowiedzialnie. W dokumencie tym należy dokładnie opisać, jakie konkretnie będziemy podejmowali działania po otrzymaniu zgłoszenia, tak żeby sygnalista wiedział, jakich zachowań może oczekiwać.
Kolejnym elementem procedury jest podanie informacji o obowiązujących terminach:
– 7 dni – na potwierdzenie sygnaliście faktu otrzymania zgłoszenia (jest to czysta formalność, nie wymagająca żadnych innych obowiązków ze strony pracodawcy).
– 3 miesiące – jest to maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej. Termin obowiązuje od chwili potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a jeżeli nie wysłano potwierdzenie zgłoszenia, od dokonania zgłoszenia.
Obowiązkowym elementem procedury wewnętrznej są także informacje na temat możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do:
- Rzecznika Praw Obywatelskich,
- organów publicznych – właściwych ze względu na rodzaj naruszenia prawa, które jest przedmiotem zgłoszenia,
- instytucji, organów lub jednostek Unii Europejskiej.
Pracodawca w procedurze wewnętrznej może nie wyrazić zgody na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych (art. 7 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Jeżeli jednak podejmie decyzję o takiej możliwości, musi opracować sposób postępowania w takim przypadku.