Nie od dziś wiadomo, że motywacja jest bardzo ważnym elementem każdej pracy. Odpowiednio zmotywowany pracownik wykonuje swoje zdania z większym zaangażowaniem, chętniej przychodzi do pracy, a jego celem nie jest wyjście po 8 godzinach, lecz jak najlepsze wykonanie powierzonych mu zadań. Praca dobrze zmotywowanego pracownika jest skuteczna i efektywna. Wszystko bowiem zależy od nastawienia – a właściwa motywacja może sprawić, iż jest ono bardzo pozytywne.
Niestety początek pandemii przyniósł wiele zmian na rynku pracy, i nie wszystkie one były pozytywne. Biura przeniosły się do mieszkań. Praca na odległość okazała się równie skuteczna jak ta w biurze, ale gwarantowała większe poczucie bezpieczeństwa i przyczyniała się do minimalizacji ryzyka zakażenia Covid-19. Jednak powstaje pytanie, czy poza poczuciem bezpieczeństwa, motywacja pracowników w tym trudnym dla wszystkich okresie była właściwa?
Punkt widzenia zależy od punktu siedzenia. Dlatego inaczej praca zdalna wygląda z perspektywy pracownika, a inaczej z perspektywy pracodawcy, który nagle stracił z oczu swoich podwładnych. Zaufanie do pracownika zostało wystawione na sporą próbę. Niektórzy świetnie sobie z tym poradzili, zwłaszcza ci, którzy przed pandemią stworzyli w firmie zgrany zespół pracowników. Dla nich motywacja i integracja podwładnych miały i mają takie samo znaczenie, jak wysokość generowanych zysków. Jedno bowiem nierozerwalnie wiąże się z drugim, tyle, że nie każdy pracodawca to rozumie lub też chce się do tego przyznać.
Inni z kolei ponieśli porażkę, motywacja pracowników spadła, wzrósł natomiast poziom stresu. Takie firmy zaczęły ponosić straty. Brakowało inicjatywy, nowych pomysłów, entuzjazmu przy ich wdrażaniu. Pracy często przybywało, ale motywacji zupełnie nie było.
Część pracowników po przejściu na pracę zdalną czuła się zmęczona i przytłoczona kontrolą przełożonych. Niekończące się telefony, konieczność pisania obszernych raportów, relacjonowanie odbytych rozmów… to wszystko może i jest potrzebne kadrze zarządzającej, zwłaszcza, by miała ona poczucie kontroli nad pracą podwładnych, ale niestety mocno demotywuje pracowników i prowadzi do ich wyczerpania psychicznego. Zamiast na klientach i pracy, skupiają się oni na jej raportowaniu, tracąc na tę czynność większość dnia. W efekcie ich wyniki są coraz gorsze, a telefonów z uwagami, a nawet pretensjami, jest coraz więcej. Może więc pora z tym skończyć? Może zamiast demotywować, dbając jedynie o własne samopoczucie, zacznijmy motywować? Bo można, nawet na odległość.
Według badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa, brak zaangażowania pracowników, wynikający z braku motywacji oraz zaufania ze strony przełożonych, powoduje straty w produktywności na poziomie 46 proc. Dane są bardzo pesymistyczne. Instytut Gallupa to najstarsza firma badająca opinię społeczną na świecie. Powstała ona w 1935 roku, a jej siedziba znajduje się w Stanach Zjednoczonych. Zaledwie 29 proc. ankietowanych jest zaangażowana w swoją pracę. Dużo gorzej jest na szczeblach wyższych – tu odsetek pracowników identyfikujących się z firmą wynosi tylko 10 proc. To samo badanie pokazuje, że firmy, które dbają o motywację swoich pracowników, notują zyski większe o 18 proc, a zadowolenie klientów takich firm wzrasta nawet o 30 proc. Pracownicy, którzy czują się częścią firmy i wiedzą, że ich praca ma znaczenie, chętniej wykonują swoje zadania, co „udziela” się klientom. Ich poczucie zadowolenia rośnie, polecają firmę innym, wracają do niej z kolejnymi zamówieniami. Okazuje się, że im więcej optymizmu na co dzień, tym większe zyski w sakli roku – chyba jednak coś w tym jest…
Dla części pracowników możliwość pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa oznaczała wzrost ich własnego poczucia bezpieczeństwa, co przekładało się na komfort psychiczny i samo z siebie było silną motywacją do pracy. Osoby te starały się pokazać, że równie skutecznie mogą pracować z domu. Nie chciały wracać do biur z uwagi na swoje zdrowie, a jednocześnie nie chciały stracić pracy. Poza tym w domowym zaciszu czasem łatwiej skupić się na zadaniach, niż pracując w kilkunastoosobowym zespole. Dlatego też część osób swoje obowiązki wykonywała po prostu szybciej, ich efektywność rosła, co przekładało się na wzrost zadowolenia zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
Warto dodać, iż w przypadku pracy zdalnej dużo lepsze wyniki daje koncentracja na zadaniach, a nie na czasie pracy. Przełożeni powinni zadać sobie podstawowe pytanie – na czym im zależy? Czy pracownicy muszą być przed komputerem od 8 do 16, czy też ważne jest, by wykonali swoje zadania terminowo, niekoniecznie w tych godzinach? Jeżeli stawiamy na cel, to godziny powinny być drugorzędne. Pracownicy zyskują w ten sposób elastyczność i możliwość dostosowania czasu pracy do sytuacji domowej, opieki na dziećmi itd. Takie rozwiązanie i nastawienie również daje same plusy – wzrost zaufania do pracownika oraz nastawienie na cel sprawia, że jego poczucie wartości i zadowolenia rośnie. Docenia on to, co daje mu firma, czyli elastyczny czas pracy i możliwość pracy zdalnej. Nie chce tego stracić. Jest zmotywowany, zaczyna się bardziej angażować w wykonywane zadania, wie, że im szybciej je zrobi, tym więcej będzie mieć czasu dla siebie.
Jak jeszcze można motywować pracowników? Poza zmniejszeniem kontroli, zwiększeniem zaufania i skupianiem się na realizacji obowiązków, a niekoniecznie na czasie spędzonym przy komputerze? Otóż sposobów jest kilka. Ale zacznijmy od najprostszych.
- Pracodawcy powinni zadbać o odpowiednie warunki pracy, również w przypadku pacy zdalnej. Chodzi tu przede wszystkim o zdalny dostęp do dysków firmowych, sieci, baz danych. Pracownik oczywiście powinien móc korzystać w domu z firmowego sprzętu, na którym ma zainstalowane niezbędne narzędzia pracy. Niektórzy nie są w stanie samodzielnie zainstalować dodatkowych aplikacji, umożliwiających pracę na odległość. Pracodawca powinien o to zadbać i pokierować takiego pracownika krok po kroku, lub przekierować sprawę do firmowego informatyka. W końcu to jego zadania, nawet, jeżeli pracownicy przenieśli się do domowego biura.
- Istotne znaczenie ma też stała komunikacja pomiędzy przełożonymi a pracownikami. Ale nie ciągła kontrola, lecz raczej bieżący dostęp do informacji. Z pomocą przychodzą komunikatory oraz spotkania on-line, których popularność w ostatnich czasach mocno poszybowała w górę. Videokonferencje zajęły miejsce spotkań firmowych, i nie tylko. Nawet targi wystawiennicze i pokazy przeniosły się do sieci. I, co najważniejsze, ich skuteczność okazała się równie duża, a koszty wystawy online są jednak sporo niższe.
- Ważne jest też jasne i klarowne przekazanie oczekiwań wobec poszczególnych osób. Czyli co i na kiedy muszą oni zrobić. Jeżeli przyjmiemy tu jakąś stałą formę, zamiast „rzucać” kolejne zadania tam, gdzie aktualnie jest nam wygodniej (e-mail, telefon, komunikator, rozmowa w biurze), nie będzie ryzyka, że pracownik o czymś zapomni, coś pominie. Wszelkie zadania należy delegować w ściśle określony sposób i za pomocą jednej formy komunikacji, co pozwala na szybki dostęp do zadań i monitorowanie ich wykonania. Z pomocą mogą tu przyjść narzędzia, pozwalające na zdalne delegowanie zadań oraz zamieszczanie informacji zwrotnych o postępie w ich realizacji. W ten sposób pracodawcy zyskują poczucie kontroli, pracownicy natomiast mają większą swobodę działania, a brak kontrolnych telefonów sprawia, że mogą oni skupić się na pracy i na tym, co jest ważne dla całej firmy, zamiast ciągle się tłumaczyć przełożonym i wysłuchiwać kolejnych poleceń i krytyki. Zaufanie wobec pracownika w bardzo dużym stopniu przekłada się na wzrost jego zaangażowania w wykonywane obowiązki, o czym niestety część menedżerów zupełnie zapomniała, a co jest bardzo istotne z punktu widzenia odpowiedniej motywacji.
Tak więc praca zdalna przyniosła wiele zmian w firmowej rzeczywistości, wymuszając niejako cyfryzację i wprowadzenie nowych rozwiązań. I bardzo dobrze. Pytanie tylko, czy wobec tej całej cyfrowej transformacji firmy nie zapomniały o tych, którzy je tworzą i bez których firm tych po prostu by nie było – o pracownikach, i to każdego szczebla.