KUP to nic innego, jak koszty uzyskania przychodu. Nie dotyczą one jednak firmy, lecz pracujących w niej osób, dla których przychodem jest wynagrodzenie ze stosunku pracy.
Przed obliczeniem podatku, wynagrodzenie pracownika należy pomniejszyć o koszty uzyskania przychodu. A zatem, zasada jest tu taka sama, jak w przypadku firm. Tyle tylko, że koszty są inne, no i niekoniecznie mamy na nie wpływ.
Wysokość KUP to kwota 250 zł (stawka podstawowa) lub 300 zł (podwyższone koszty) miesięcznie, co daje na rok odpowiednio 3.000 zł lub 3.600 zł. Limit roczny kosztów zmienia się w zależności od tego, czy pracownik uzyskuje przychód z tytułu jednej, lub kilku umów o pracę. Jeżeli jest ich kilka, wówczas roczny limit dla podstawowych kosztów to 4.500 zł, a dla podwyższonych 5.400 zł.
Co do zasady, podwyższone koszty uzyskania przychodu stosuje się w przypadku osób mieszkających poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. I nie chodzi tu o adres zameldowania, tylko adres faktycznego miejsca zamieszkania pracownika. Jeżeli jednak pracownik otrzymuje dodatek za rozłąkę, lub też ma zwracane koszty dojazdów do pracy, wówczas należy zastosować KUP podstawowe, bez względu na fakt, gdzie ta osoba mieszka. No chyba, że zwrot kosztów został doliczony do przychodów będących podstawą opodatkowania. Wówczas stosujemy KUP podwyższone.
Warto też wspomnieć, że naliczanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu podczas ustalania wysokości pensji danego pracownika, nie jest obowiązkiem pracodawcy. Zasadą jest stosowanie kosztów podstawowych, a przepisy są w tej kwestii jednoznaczne. Wynika z nich jasno, że to pracownik jest zobowiązany do złożenia u pracodawcy stosownego oświadczenia, ze wskazaniem aktualnego miejsca zamieszkania. Dopiero takie oświadczenie jest dla pracodawcy podstawą do stosowania stawki 300 zł miesięcznie. Jeżeli natomiast w dowolnym momencie sytuacja mieszkaniowa pracownika ulegnie zmianie (i nie ma tu znaczenia, czy wyprowadzi się on dalej od firmy, czy przeprowadzi bliżej, do tego samego miasta), wówczas powinien on o zaistniałej zmianie powiadomić przełożonego.
Zdarzyć się może również, ze dana osoba wydaje na dojazdy więcej, niż wskazane wyżej kwoty. Wówczas może ona skorygować wysokość kosztów w zeznaniu podatkowym za dany rok podatkowy. Warunkiem jest tu jedynie posiadanie imiennych biletów okresowych. Nie ma natomiast możliwości, by koszty te rozliczał bezpośrednio pracodawca – ten ma tylko dwie możliwość: 250 lub 300 zł miesięcznie.
Ciekawostką jest także fakt, iż pracodawca może przy wyliczaniu wynagrodzenia uwzględnić tylko pojedyncze koszty uzyskania przychodu, w wysokości 250 lub 300 zł. Nawet, jeżeli w danym miesiącu pracownik otrzymuje wynagrodzenie za okres np. dwóch miesięcy kalendarzowych. KUP mają bowiem zarówno limity roczne, jak i miesięczne, i pracodawca nie może ich przekroczyć. Nie oznacza to jednak, że pracownik ten będzie stratny – w zeznaniu rocznym powinien on uwzględnić właściwą kwotę kosztów, w efekcie czego dostanie zwrot nadpłaconej kwoty podatku.
Koszty uzyskania przychodów nie dotyczą tylko i wyłącznie umów o pracę. Przesłanką do ich stosowania jest również przychód osiągany ze stosunku służbowego, z pracy nakładczej oraz ze spółdzielczego stosunku pracy. Czyli wszelkich, nawet specyficznych, umów o pracę. Wyjątkiem są natomiast umowy zawarte z twórcami, w ramach których powstają określone dzieła. Te osoby mają prawo do stosowania 50-proc. kosztów uzyskania przychodów.