KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur

Red.: IK |Data publikacji: 2021-10-08

1 października sejm przyjął nowelizację ustawy o vat, wdrażającą m. in. krajowy system e-faktur (KSeF). Tym samym wystawianie faktur w rządowym systemie powoli staje się faktem. Co prawda w roku 2022 korzystanie z KSeF będzie dobrowolne, jednak już rok później stanie się ono kolejnym obowiązkiem firm i przedsiębiorców.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur

Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zdecydował się na wdrożenie krajowego systemu dokumentowania sprzedaży. Państwowe systemy do wystawiania faktur obowiązują bowiem w Hiszpanii, we Włoszech i w Portugalii. Obecnie w Polsce dopuszczalne są dwie formy faktur – papierowe i elektroniczne. KSeF natomiast będzie służył do tworzenia faktur ustrukturyzowanych, a więc nowelizacja ustawy wprowadza kolejną, trzecią formę faktury, zbliżoną do faktury elektronicznej, tworzoną i udostępnianą przy pomocy specjalnie opracowanego systemu.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jest to dokument elektroniczny, posiadający z góry określony format, w którym podatnicy nie będą mogli dokonywać zmian. Ma to ułatwić „czytanie” faktur – bez względu na to, jaka firma wystawia fakturę, jej poszczególne elementy, a więc np. ceny czy stawka vat, zawsze będą znajdować się w tym samym miejscu. No cóż… jednolity wygląd faktur może i jest pomocny dla urzędów czy księgowych, jednak dla podatników jest to spory minus ze względów wizerunkowych. Część firm stosuje bowiem mocno zindywidualizowane wzory, zgodne z własną strategią marketingową.

W celu zachęcenia podatników do stosowania KSeF już w okresie przejściowym, rząd obiecuje pewne profity. Podstawową korzyścią jest krótszy termin oczekiwania na zwrot podatku vat. Od nowego roku dla tych, którzy zdecydują się na nową formę faktur, maksymalny okres zwrotu wynosił będzie 40 dni – zamiast obowiązujących obecnie 60 dni. Korzystanie z KSeF nie będzie tu jednak jedynym warunkiem, jaki firmy będą musiały spełnić.

Ale, jak przekonują rządzący, korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych jest znacznie więcej – kolejną z nich jest chociażby fakt, iż każda faktura będzie znajdowała się w bazie danych Ministerstwa Finansów i to właśnie tam będzie dostępna dla wystawcy, odbiorcy i urzędu. W związku z tym nie ma możliwości, by taka faktura zaginęła czy uległa zniszczeniu, a co za tym idzie, nie będzie konieczności wystawiania duplikatów. Za datę otrzymania faktury KSeF uzna datę jej wystawienia, a nabywca zostanie automatycznie powiadomiony o otrzymaniu nowego dokumentu. W systemie krajowym nie przewidziano również możliwości wystawiania not korygujących – staną się one zbędne, gdyż system będzie weryfikował dane od razu po wprowadzeniu faktury. Zachętą dla podatników już również fakt, iż ci, którzy zdecydują się na korzystanie z KSeF nie będą musieli martwić się o archiwizację dokumentów sprzedaży – tym zajmie się sam system, który będzie przechowywał dokumenty przez okres 10 lat.

W październiku rozpoczęły się testy systemu, które z czasem powinny być możliwe dla wszystkich chętnych firm. Jednak aby w pełni korzystać z systemu faktur ustrukturyzowanych, nie wystarczą chęci sprzedawców. Nabywca faktury w nowej formie musi wyrazić oficjalną zgodę do odbioru faktur ustrukturyzowanych. Proces ten nie będzie jednak zbyt skomplikowany. Samo pobranie faktury z rządowego systemu będzie bowiem jednoznaczne z akceptację przyjęcia faktury ustrukturyzowanej.

Konieczne będzie też dostosowanie dotychczasowych systemów, w których były wystawiane faktury, do systemu rządowego i obligatoryjnego wzorca faktury. Jest to o tyle istotne, że faktura będzie mogła zostać przeniesiona do nowego systemu tylko, jeżeli będzie zgodna ze wzorcem e-faktury, opublikowanym przez MF. Faktury nadal będą wystawiane bezpośrednio w systemach księgowych firm, a następnie przesyłane do systemu krajowego. Tak więc w razie pomyłki, przed wrzuceniem faktury do systemu będzie można wprowadzić stosowne poprawki. Oczywiście w sytuacji, kiedy tą pomyłkę uda nam się wychwycić wcześniej.

Korzystanie z KSeF będzie możliwe po założeniu konta, do którego podatnicy będą mieli dostęp nie tylko z komputera, ale też z dowolnych urządzeń mobilnych. Natomiast przed przesłaniem faktur do sytemu, konieczne będzie ich uwierzytelnienie za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To samo będzie konieczne w sytuacji, w której chcemy jedynie przeglądać i pobierać otrzymane faktury.

Warto tu dodać, iż przed rozpoczęciem pracy z nowym państwowym systemem do fakturowania, podatnik będzie zobowiązany do złożenia w urzędzie skarbowym zawiadomienia o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF. Podmiotem uprawnionym może być zarówno obsługujące podatnika biuro księgowe, jak i dowolny pracownik. Zwolnieni z tego obowiązku będą jedynie osoby fizyczne, prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i samodzielnie wystawiające faktury dla kontrahentów.

Wracając jeszcze do integracji systemu księgowego z centralnym systemem e-faktur, może to być czynnik zniechęcający firmy do stosowania faktur ustrukturyzowanych dobrowolnie, a więc już w 2022 roku. Chodzi tu głównie o problemy techniczne, jakie mogą się przy tej okazji pojawić. Warto też pamiętać, iż stosowanie KSeF to większa inwigilacja w działalność gospodarczą firm, a nie tylko kolejny krok do cyfryzacji działalności gospodarczej i organów administracji państwowej.

W KSeF faktury będą od razu widoczne, tak więc urzędy będą na bieżąco informowane o transakcjach dokonywanych pomiędzy poszczególnymi podmiotami. I oczywiście w razie jakichkolwiek podejrzeń, zapewne zechcą danego delikwenta skontrolować. W końcu po w przypadku KSeF za weryfikację wprowadzonych danych oraz kontrole ich poprawności odpowiadał będzie system Ministerstwa Finansów. Poprawki wprowadzonych do systemu faktur nie będą możliwe.

Kolejną wadą krajowego systemu fakturowania jest fakt, iż w razie awarii lub problemów technicznych w systemie centralnym, pomóc będą mogli tylko informatycy pracujący dla ministerstwa finansów. A to z pewnością wydłuży czas usunięcia awarii, o ile oczywiście nie będzie to usterka na skale krajową, lecz problemy techniczne po stornie podatnika. W takiej sytuacji firma nie będzie mogła wystawiać faktur do momentu usunięcia awarii, co z kolei może prowadzić do strat finansowych.

Wzór faktury ustrukturyzowanej znaleźć można tutaj (https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur). Na razie jest to oczywiście wersja robocza.

1