Ministerstwo Finansów zamierza udostępnić podatnikom system służący do rejestracji i ewidencji faktur w formie elektronicznej. Zmiany mają zostać wprowadzone nie wcześniej niż w I kwartale 2021 roku – wtedy bowiem ma powstać pełny projekt nowelizacji ustawy o Vat.
Czym jest Krajowy System e-Faktur? I co należy o nim wiedzieć?
Jest to system teleinformatyczny, służący do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. A ta forma, poza papierową i elektroniczną, stanie się trzecią, akceptowalną forma faktury. KSeF to system o zasięgu krajowym, który ma służyć nie tylko do wystawiania faktur, ale także otrzymywania faktur ustrukturyzowanych (tylko i wyłącznie), przechowywania dokumentów oraz weryfikowania ich zgodności ze wzorem faktury, udostępnionym przez ministra finansów. System ten, zgodnie z zapowiedziami, będzie wysyłał podatnikom komunikaty o braku możliwości wystawienia danej faktury bądź jej odrzuceniu.
Aby zachęcić podatników do korzystania z państwowego systemu fakturowania, ministerstwo chce ich zwolnić z obowiązku archiwizowania faktur. Bo w zasadzie urzędy i tak będą miały do nich dostęp na bieżąco. Z jednej strony, korzystając z tego rozwiązania, możemy mieć pewność, że faktura jest wystawiona prawidłowo, ale z drugiej, ciężko będzie nanieść jakiekolwiek poprawki. Możliwa będzie jedynie edycja poprzez korektę. System będzie pilnował numeracji faktur i sam przydzielał kolejne numery. A dla podmiotów, które zdecydują się na korzystanie z KSeF, ministerstwo planuje skrócenie terminów zwrotu podatku Vat z obecnych 60 dni, do 45 dni. Oczywiście będzie to obwarowane dodatkowymi warunkami, jednak podstawą ma być stosowanie faktur ustrukturyzowanych minimum w jednym okresie rozliczeniowym (miesiąc, kwartał itd.). Czyli raczej nie będzie trzeba decydować się od razu na całkowite przejście na ten rodzaj faktur. Z drugiej strony wiadomo, że ciężko jest korzystać z dwóch systemów fakturowania na raz.
Dzięki wprowadzeniu krajowego systemu fakturowania, urzędy będą miały bieżącą kontrolę nad podatnikami i nad prawidłowym rozliczaniem podatku vat. Celem jest tu z pewnością uszczelnienie systemu podatkowego, a także łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów – i to nie tylko dla firm, o czym należy pamiętać. Pojawi się także nowy wzór faktury.
Póki co nie ma pewności, czy korzystanie z Krajowego systemu e-Faktur będzie obowiązkowe, czy też nie. Jednak zanim się zdecydujemy na korzystanie z niego, warto przemyśleć wszystkie związane z tym aspekty. Czy na pewno chcemy, by urząd miał dostęp do każdej nowej faktury? I do każdej zmiany, jaką do niej wprowadzamy? Bo, tak jak już wspominałam, w systemie tym poprawki (zmiana kwoty, tytułu czy firmy) nie będą już możliwe. System nie pozwoli bowiem na podmianę faktury, a jedynie na jej korektę.
Co prawda już teraz sporo firm ma ten problem, korzystając z systemów elektronicznego obiegu dokumentów. W większości przypadków nie pozwalają one na zmiany i ingerencję w fakturę już wystawioną, więc jedyną opcją poprawy jest korekta. Krajowe e-Faktury oznaczają to samo, tyle, że w tym przypadku urząd widzi te zmiany w czasie teraźniejszym. A to nie zawsze jest dla podatników korzystne, i może być przyczyną kontroli (o ile zmiana nie spodoba się urzędnikom, z uwagi chociażby na wysokość kwoty czy tytuł faktury).