Anulowanie faktury nie jest uregulowane w żadnej ustawie. Nie ma też o nim wzmianki w rozporządzeniach. Niemniej jednak czynność ta jest przez urzędy skarbowe dopuszczalna, co potwierdzają chociażby wydawane na wniosek różnych firm interpretacje indywidualne.
Anulowanie faktury jest możliwe tylko w sytuacjach wyjątkowych i przy łącznym spełnieniu dwóch warunków:
- faktura nie została wprowadzona do obiegu,
- czynność udokumentowana fakturą w rzeczywistości nie miała miejsca
Co to oznacza w praktyce? Otóż jeżeli faktura została wystawiona przez pomyłkę i dotyczy ona zdarzenia gospodarczego, które w rezultacie się nie odbyło (np. klient zwrócił towar wraz z fakturą lub usługa nie została wykonana z powodu rozwiązania umowy, o czym za późno powiadomiony został dział rozliczeń), a jednocześnie wystawca faktury posiada w dokumentach zarówno jej kopię, jak i oryginał, wówczas może ona być anulowana. Musimy mieć jednak pewność, iż oryginał faktury nie jest w posiadaniu jej nabywcy i nie został przez niego uwzględniony w żadnych zestawieniach podatkowych. Dlatego też z reguły anulowanie ma miejsce w sytuacji, kiedy faktura została wystawiona, ale nie została nawet wysłana do kontrahenta. Nie można jej natomiast usunąć z programu, ponieważ po tej fakturze zostały wystawione już kolejne i po jej usunięciu, w systemie powstanie tzw. pusty numer faktury, sugerując, iż coś było, ale tego czegoś nie ma. A tego urzędy skarbowe z pewnością nie lubią takich sytuacji.
Jak zatem anulować fakturę, by w razie kontroli czynność ta nie została podważona?
Otóż przyjmuje się, iż anulowanie polega na przekreśleniu obu egzemplarzy błędnej faktury (oryginał i kopia) i umieszczeniu na nich adnotacji o dacie i przyczynie anulowania. Faktura taka nie zostaje uwzględniona w rozliczeniach księgowych wystawcy, powinna jednak znajdować się w jego dokumentach. Anulowanie faktury to nie jest jej wycofanie, czyli jej numer pozostaje jej numerem i nie może być takiej sytuacji, że w miejsce anulowanego dokumentu wystawiany jest kolejny. Poza tym istotne jest, by anulowanie faktury było sytuacją wyjątkową, a nie powtarzalną (np. co drugi miesiąc).
Jeżeli faktura, która ma być anulowana i która spełnia oba wymienione wyżej warunki, została już rozliczona w miesiącu jej wystawienia, wówczas jej anulowanie wiąże się z korektą deklaracji podatkowej. Fakturę tą należy w takiej sytuacji wyksięgować z kosztów, a to oznacza iż zarówno podatek vat, jak i podatek dochodowy będą niższe.
Warto tu dodać, że anulowanie faktury nie powinno być stosowane w sytuacjach, w których wystarczającą jest faktura lub nota korygująca. Czyli wówczas, kiedy zdarzenie gospodarcze miało miejsce, ale jego wartość lub kwota zostały błędnie wykazane. Lub kiedy dane nabywcy nie są prawidłowe. Podstawą anulowania nie może być również brak płatności ze strony nabywcy towaru lub usługi Anulowanie faktury może mieć miejsce tylko i wyłącznie w sytuacji, kiedy do zdarzenia gospodarczego w ogóle nie doszło.
Co ciekawe, anulowane mogą być tylko dokumenty wysyłane do klientów w sposób tradycyjny i tak też wystawiane. W przypadku faktur elektronicznych taki proces nie jest możliwy – po wprowadzeniu faktury do obiegu, nie da się jej usunąć. Często dokument taki jest od razu księgowany u klienta, więc tym bardziej jego anulowanie nie jest uzasadnione. W przypadku faktur elektronicznych nawet odesłanie dokumentu mailem zwrotnym nie powoduje, iż dokumentu tego nabywca nie ma.
Można co prawda usunąć mail z fakturą, i taka czynność jest dopuszczalna, o ile nie są to faktury elektroniczne, tylko zwykłe faktury, wysyłane mailowo. Usunięcie e-maila (również z kosza) powoduje, że nabywca nie posiada anulowanej faktury, a co za tym idzie, nie wykaże jej w swojej dokumentacji księgowej. Pod warunkiem oczywiście, że wcześniej jej nikomu nie przekazał ani nie „wrzucił” do wewnętrznego obiegu dokumentów.
Warto jednak w takiej sytuacji poprosić odbiorcę faktury o wysłanie informacji o tym, iż maile zostały usunięte a faktura nie jest zaksięgowana. Jest to analogiczny proces, jak w przypadku odsyłania faktury drogą pocztową. Przy anulowaniu musimy mieć pewność, iż nabywca towaru lub usługi tej faktury nie ma i nigdzie jej nie wykaże. Tylko w takiej sytuacji bowiem mamy do czynienia z fakturą wystawioną, ale niewprowadzoną do obiegu gospodarczego. I tylko wówczas możemy ją anulować.