Przyjęło się, iż faktury zaliczkowe są wystawiane po dokonaniu zapłaty zaliczki, czyli po otrzymaniu gotówki lub przelewu bankowego. Dzień wystawienia takiej faktury jest więc taki, jak dzień otrzymania zapłaty. Praktyka taka jest jak najbardziej słuszna, no i bezpieczna. Część programów księgowych nie pozwala nawet na wystawienie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zaliczki, co jednak nie do końca jest zgodne z obowiązującymi przepisami. I wprowadza wiele osób w błąd, sugerując, iż wystawienie faktury zaliczkowej przed zapłatą zaliczki nie jest po prostu dopuszczalne.
Jak się okazuje, jest to dopuszczalne i zgodne z prawem. Fakturę zaliczkową bez problemu można wystawić przed dokonaniem zapłaty, na podstawie art. 106i, pkt. 7 ustawy o vat:
„7. Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:
1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.”
Z powyższego przepisu wynika, że wystawienie faktury zaliczkowej maksymalnie 30 dni przed dokonaniem zapłaty jest jak najbardziej prawidłowe. Warto jednak, by termin zapłaty zaliczki na takiej fakturze był krótszy, niż owe 30 dni. Jeżeli bowiem kontrahent nie uiści opłaty w terminie, wówczas faktura z prawidłowej staje się błędną i wystawioną niezgodnie z obowiązującymi w naszym prawie przepisami. Krótsze terminy płatności pozwalają uniknąć takiego ryzyka, jednak nie eliminują go całkowicie.
W opisanej wyżej sytuacji faktura zaliczkowa jest dla kontrahenta podstawą do dokonania płatności, zawiera bowiem wszystkie niezbędne do tego informacje. Jak każda inna faktura, również faktura zaliczkowa powinna zawierać takie elementy, jak: data wystawienia, numer faktury, dane sprzedającego i nabywcy, w tym numery NIP w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, a także kwotę i datę zapłaty zaliczki. Na fakturze takiej zazwyczaj znajduje się również forma płatności i, jeżeli jest to przelew, numer konta.
Co istotne, samo wystawienie faktury zaliczkowej nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Ten rodzi się dopiero z chwilą otrzymania zaliczki, co ma znaczenie zwłaszcza dla nabywcy. Jeżeli jest to firma, to nie powinna ona odliczać podatku vat wynikającego z faktury zaliczkowej przed datą zapłaty zaliczki, co często następuje w miesiącu kolejnym (zwłaszcza, jeżeli faktura zaliczkowa została wystawiona pod koniec danego miesiąca kalendarzowego).
Problem pojawia się jednak w sytuacji, gdy kontrahent nie dokona wpłaty zaliczki przed upływem 30 dni od daty wystawienia faktury. Faktura zaliczkowa staje się wtedy tzw. „pustą fakturą”, czyli nie mającą odzwierciedlenia w rzeczywistości gospodarczej. Nabywca nie może na jej podstawie odliczyć podatku, a wystawcy mogą grożą odpowiednie sankcje karno-skarbowe, czyli grzywna lub pozbawienie wolności, co ma na celu zapobieganie wyłudzeniom podatkowym. Kiedyś takich „pustych faktury” było znacznie więcej, a ich wystawianie było często spotykane w działalności gospodarczej. W każdym razie, obecnie firma, która wystawia fakturę i wykaże na niej podatek vat, musi ten podatek zapłacić, co wynika z art. 108 ust. 1 ustawy o vat. Przepis ten nie odnosi się do kwestii braku płatności za fakturę, oczywiste jest zatem, że samo jej wystawienie powoduje obowiązek zapłaty. To samo dotyczy faktur zaliczkowych, no i „pustych faktur”, które z różnych powodów nie zostały opłacone na czas. Nie ma tu możliwości ich anulowania.
Dlatego niezapłacona w ciągu 30 dni faktura zaliczkowa to spory problem, i dosyć trudny do rozwiązania. W jednej z interpretacji indywidualnej Krajowa Izba Skarbowa wskazała na możliwość skorygowania do zera takiej faktury, jednak co do zasady, tzw. „pustych faktur” korygować nie można po upływie 30 dni od daty ich wystawienia, co też zostało wskazane przez tą samą instytucję. Ponieważ obie interpretacje pochodzą bezpośrednio od KIS, i ponieważ są one sprzeczne wobec siebie (nieopłacona faktura zaliczkowa jest pustą fakturą), to chyba w takiej sytuacji najlepiej zwrócić się do odpowiedniego Urzędu Skarbowego z prośbą o potwierdzenie, czy wystawienie korekty do niezapłaconej faktury zaliczkowej jest na pewno zgodne z przepisami i torem myślowym skarbówki. Bo może być różnie… Warto opisać całe zdarzenie gospodarcze no i podać powód braku płatności, bo fakty z pewnością będą miały dla urzędników znaczenie. Niestety, nie istnieje jeden konkretny przepis, dotyczący tego typu sytuacji, pozostają więc interpretacje indywidualne. I właśnie dlatego też część przedsiębiorców woli wystawiać faktury pro-forma, które – w razie braku zapłaty – nie mają żadnej mocy prawnej i nie rodzą żadnych skutków podatkowych.
Od nowego roku będzie można wystawić fakturę nie na 30, lecz na 60 dni przed dokonaniem zapłaty. A to oznacza, że na zapłatę zaliczki kontrahenci zyskają dodatkowy miesiąc. Jednak czy takie rozwiązanie pozwoli uniknąć problemu? Być może… w każdym razie obie strony transakcji będą miały o jeden miesiąc dłużej, by móc się porozumieć w kwestii zapłaty. A to już jest całkiem sporo.
Na koniec warto dodać, że do faktury zaliczkowej należy wystawić fakturę końcową, na której powinny zostać uwzględnione takie elementy, jak numer faktury zaliczkowej (lub faktu zaliczkowych, jeżeli było ich kilka) i kwota zapłaty. Faktura końcowa zawiera bowiem informację o tym, jaka kwota transakcji pozostała jeszcze do uregulowania. Zdarza się natomiast, iż zaliczek będzie kilka a ich suma będzie obejmować całą zapłatę za dany towar lub usługę. W takiej sytuacji ostatnia z faktur zaliczkowych, traktowana jak końcowa, powinna zawierać informację o wystawionych wcześniej fakturach zaliczkowych. Tak wynika z ustawy o vat. Nie jest jednak nigdzie sprecyzowane, że wystawienie faktur zaliczkowych, obejmujących całkowitą wartość towaru lub usługi zwalnia podatnika z wystawienia faktury końcowej. Jednak sięgając do definicji faktury końcowej, której wystawienie ma na celu wskazanie kwoty pozostałej do zapłaty, i mając na uwadze fakt wystawienia faktur zaliczkowych na całkowitą wartość zamówienia zdaje się, iż w takiej sytuacji faktura końcowa traci sens. Zwłaszcza wobec przytoczonego wyżej przepisu. A zatem uznaje się, iż w takiej sytuacji podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury końcowej, powinien on jednak wykazać wszystkie poprzednie zaliczki na ostatniej fakturze zaliczkowej.