Zdarza się, iż mimo dołożenia wszelkich starań, po dokonaniu sprzedaży towaru lub usługi oraz wystawieniu faktury do tej transakcji, konieczna jest zmiana jej treści. Wówczas – w zależności od tego, co powinno zostać zmienione – sprzedawca wystawia fakturę korygującą lub też nabywca wysyła sprzedawcy notę korygującą.
To drugie rozwiązanie (nota) ma miejsce w sytuacji, kiedy zmianie ulega element nazwy nabywcy. Co to oznacza w praktyce? Przykładowo, firma posiada w rzeczywistości inny skrót, inny adres bądź też jej nazwa uległa zmianie.
Jeżeli jednak podmiot, który został wskazany jako nabywca, jest całkowicie błędny i w rzeczywistości w transakcji brała udział inna firma, bądź też jeżeli błąd występuje w treści faktury, ilości sztuk lub ich cenie, czy też błędnie została wskazana stawka VAT, wówczas naniesienie stosownych poprawek leży po stronie sprzedawcy. I do tego służy właśnie faktura korygująca, którą podmiot sprzedający ma obowiązek wystawić i przekazać do nabywcy.
Może się jednak zdarzyć, że błędy zostaną wychwycone w momencie, kiedy firma nabywcy nie prowadzi już działalności gospodarczej. W takiej sytuacji jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by sprzedawca, który odpowiada za prawidłowość dokumentu sprzedaży, wystawił fakturę korygującą. Dokument ten wskazuje bowiem na błędy, jakie zawierała faktura pierwotna oraz treść prawidłową, jaką powinna zawierać, i jest niezbędny do poprawnego rozliczenia podatku.
Istotne jest przy tym, że nawet, jeżeli nabywca zakończył działalność, to wystawca musi posiadać udokumentowane dowody, iż warunki korekty zostały uzgodnione pomiędzy stronami i są przez nie akceptowane. Jest to niezbędne w sytuacji, w której w wyniku korekty dochodzi do zmniejszenia kwoty podatku. Dobra wiadomość natomiast jest taka, iż korespondencja ta nie ma żadnej narzuconej odgórnie formy – dopuszczalna jest zatem również korespondencja e-mailowa między stronami czy też krótka informacja o zwrocie towarów, lub chociażby wzajemne rozliczenie stron, które również może stanowić dowód, że obie strony transakcji akceptują jej nowe warunki.
Sytuacja związana z wystawieniem faktury korygującej komplikuje się wówczas, gdy to firma sprzedająca zakończyła działalność. Dla urzędów bowiem taka firma nie jest już czynnym podatnikiem VAT-u, a zatem nie może, i nie powinna, wystawiać ani faktur, ani faktur korygujących. Nie jest to jednak takie oczywiste w orzecznictwie sądowym. Otóż zgodnie z wyrokami sądów, jako decydujący należy brać pod uwagę moment wystawienia faktury pierwotnej, a wtedy przecież sprzedawca był czynnym podatnikiem podatku VAT. Ponieważ faktura korygująca dotyczy zdarzenia udokumentowanego fakturą wystawioną w momencie, gdy sprzedawca miał do tego prawo, ma on również prawo do wystawienia faktury korygującej oraz dokonania korekt własnych rozliczeń podatkowych, o ile takie są konieczne. Faktura korygująca dotyczy bowiem zdarzenia z przeszłości, i służy wykazaniu jego stanu faktycznego.
Jest to o tyle zasadne, iż nawet jeżeli sprzedawca nie wystawi faktury korygującej, a transakcja wykazana na fakturze pierwotnej przykładowo została opodatkowana podatkiem VAT, mimo iż jest ona zwolniona z tego podatku, to nabywca, nawet w przypadku uiszczenia płatności za fakturę w kwocie brutto, nie ma prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku. Tym bardziej właściwe wydaje się wystawienie faktury korygującej i, w takiej sytuacji, zwrócenie na tej podstawie nadpłaconej kwoty.
Niemniej jednak przepisy nie precyzują żadnej z powyższych sytuacji, a rzeczywistość pokazuje, że takie rzeczy się zdarzają. Jeżeli więc zauważymy, że faktura jest błędnie wystawiona, a firma która ją wystawiła nie prowadzi już działalności, wówczas, by nie mieć wątpliwości co do słuszności postępowania a także by mieć dowody na wypadek kontroli ze strony skarbówki, warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Opieranie się bowiem na interpretacjach innych firm lub też na orzeczeniach sądu nie zwalnia nikogo z odpowiedzialności za błędne dokonywanie rozliczeń z urzędem.