Paragony w wersji elektronicznej są typowym dowodem na to, że w polskim prawie teoria to jedno, a praktyka to drugie. Mało tego, te dwie rzeczy nie zawsze chodzą w parze…
Pandemia przyspieszyła proces cyfryzacji paragonów. I bardzo dobrze. Od kilku tygodni projekt zmian w przepisach regulujących działanie kas fiskalnych i rejestrowanie za ich pomocą sprzedaży znajduje się na etapie konsultacji społecznych. Najważniejsze zmiany, jakie projekt zawiera, to możliwość wysyłki e-paragonów bezpośrednio na numer telefonu lub maila klienta.
I ta zmiana jest z pewnością pozytywna. Tyle, że rodzi wiele wątpliwości i pytań. Po pierwsze, w przepisach jest mowa o e-paragonach, a nie skanach paragonów papierowych. Po drugie, zmiana dotyczy tylko i wyłącznie kas online, a te i tak nie mają obecnie odpowiedniej funkcjonalności. Po trzecie, sprzedawca nie będzie zwolniony z wydruku i archiwizacji paragonów papierowych. Nowe przepisy mówią jedynie o kopii dla klienta, a nie dla sprzedawcy.
Zanim nowe przepisy będą mogły być stosowane, należy odpowiednio przygotować kasy online, tak, by posiadały one możliwość wysyłania paragonów w wersji elektronicznej. Poza tym istotna jest tu zgoda klienta – bez niej nie możemy zastąpić paragonu papierowego e-wersją. A w związku z RODO, które od kilku lat skutecznie zatruwa życie przedsiębiorcom i jest powodem ponownego wzrostu papierologii w coraz bardziej cyfrowym świecie, uzyskanie takiej zgody nie jest ani proste, ani oczywiste.
Przepisy nie regulują sposobu uzyskania zgody klienta, nie wynika z nich również, w jaki sposób paragon miałby mu zostać dostarczony. Fakt ten, a raczej fakty, powinny być każdorazowo uzgodnione pomiędzy klientem a nabywcą. Sprzedawca natomiast powinien posiadać odpowiednią dokumentację, z której jasno wynikałoby, że zostały poczynione takie a nie inne ustalenia. Czy to oznacza, że przy każdej transakcji należy pytać klienta o e-paragon i podsuwać mu do podpisu odpowiedni dokument? W zasadzie… tak by było najlepiej. Tyle tylko, że wówczas jeden papierek zastępujemy innymi, a cały proces sprzedaży znacznie się wydłuża. Więc czy zmiana przepisów to rzeczywiście cyfryzacja i czy ma ona sens?
Zapewne tak. Tyle, że brakuje przepisów wykonawczych, upraszczających procedury pozyskiwania zgodny na tle wszechmocnego RODO, którego niestety pominąć nie można.
Zmiany miałyby obowiązywać już do maja 2021. Ale czy branża kas fiskalnych jest na to gotowa? Czasu jest niewiele, zwłaszcza, że chodzi o dodanie funkcji, które muszą być certyfikowane przez Główny Urząd Miar i Wag, a takie procedury nie trwają z reguły krótko. Jak na razie jest masa pytań o wspominane zgody, a odpowiedzi nie ma. Bo czy naprawdę klienci w punktach sprzedaży czy sklepach będą chcieli zostawiać swoje numery telefonu czy adresy mailowe? Chyba niekoniecznie… Chociaż już teraz zachęca się sprzedawców to przejścia na e-paragony, a od maja obowiązywać będzie takie zalecenie, to nadal nie jest powiedziane, jak to miałoby wyglądać w praktyce. Bo o ile wysłanie paragonu w wersji elektronicznej jest zmianą pozytywną i w zasadzie prostą, to jednak należy wiedzieć, gdzie go wysłać. W przypadku sprzedaży wysyłkowej problem jest z pewnością dużo mniejszy, zamówienia bowiem i tak odbywają się za pomocą maila lub telefonicznie. Ale już w sklepie tradycyjnym, czyli stacjonarnym, sytuacja jest dużo bardziej skomplikowana. Więc czy faktycznie przepisy będą realizowane już w tym roku, to się zapewne dopiero okaże.