Tak – ale tylko w pewnych, ściśle określonych okolicznościach. Jest to bowiem jeden z tych przepisów, które niby upraszczają przedsiębiorcom życie, jednak po drodze mocno je komplikując… niemożliwe? A jednak.
W styczniu 2019 roku weszła w życie ustawa, dotycząca skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich cyfryzacji. Jednocześnie zawarte w niej przepisy dają pracownikom niespotykane dotychczas możliwości – po upływie wymaganego okresu, mogą oni odebrać swoje dokumenty, czyli tzw. teczki osobowe. Jeżeli natomiast pracownik takiej chęci nie wyrazi, jego dokumenty zostaną zniszczone.
I wszystko wydawałoby się proste, gdyby nie fakt, iż przepis ten nie może być stosowany do każdego pracownika. Ustawa dzieli ich bowiem na trzy grupy, i w zależności od tego rozróżnia długość okresu przechowywania dokumentów:
Pierwsza grupa to osoby zatrudnione po 1.01.2019 r. Ich dokumenty firma musi przechowywać przez nowy, skrócony okres, czyli 10 lat, licząc od ustania zatrudnienia.
Druga grupa to osoby zatrudnione po 31.12.1998 a przed 1.01.2019 r. Ich dokumenty nadal należy przechowywać przez 50 lat od ustania zatrudnienia, chyba, że pracodawca złoży w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych specjalny raport informacyjny dla każdego z pracowników mieszczących się w tej grupie. W takiej sytuacji okres przechowywania ich akt również może zostać skrócony do lat 10.
Trzecia grupa to osoby zatrudnione przed 1.01.1999 r.. Tu niestety ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania akt, a więc należy je trzymać w bezpiecznym miejscu przez 50 lat, licząc od daty ustania zatrudnienia. I żaden raport, złożony do ZUS, nie uchroni nas przed tym.
W związku z omawianą zmianą, wraz ze świadectwem pracy powinniśmy pracownikowi przekazać informację o dacie zakończenia przechowywania jego akt pracowniczych oraz o okresie i możliwości jej odbioru (przepisy mówią, iż powinien to być miesiąc kalendarzowy po zakończeniu okresu przechowywania akt). W informacji takiej powinien się znaleźć także zapis dotyczący zniszczenia dokumentów w sytuacji, gdy pracownik ich nie odbierze. Pracodawca ma obowiązek to zrobić w ciągu 12 miesięcy od zakończenia okresu, w którym pracownik miał prawo odebrać swoje akta, a tego zwyczajnie nie zrobił.
W tych sytuacjach, których skrócony okres przechowywania dokumentacji nie dotyczy, nie ma konieczności, ani obowiązku, informowania pracownika o możliwości odbioru czy zniszczeniu jego akt. Przepis ten stosuje się jedynie wówczas, gdy dokumenty przechowywane są przez 10 lat– bo wygląda na to, że tylko wtedy pracownik może je odebrać. A jeżeli nie chce, to pracodawca dokumenty te powinien zniszczyć.