W jakim terminie rozliczamy ZUS w przypadku zleceń i kiedy wynagrodzenie z tytułu zlecenia jest kosztem? Otóż jak się okazuje, jeżeli umowa zlecenie zawarta jest na okres dłuższy niż jeden miesiąc kalendarzowy, wówczas wypłata wynagrodzenia z tytułu zlecenia powinna następować przynajmniej raz w miesiącu. Nie zawsze jednak zleceniodawcy stosują tę zasadę. Poza tym częstym rozwiązaniem jest zwieranie odrębnych umów na kolejne okresy, przy czym wynagrodzenie z tytułu tych umów płatne jest niekoniecznie w tym samym miesiącu, w którym nastąpiło wykonanie zlecenie.
Zdarza się, że zlecenie zawarte na okres danego miesiąca jest rozliczane w miesiącu następnym. Wówczas wypłata wynagrodzenia z tytułu takiej umowy jest kosztem podatkowym w miesiącu, w którym została postawiona do dyspozycji zleceniobiorcy, czyli po prostu wypłacona. Jeżeli zlecenie jest zawarte np. od 1 do 28 lutego, a wypłata nastąpi 5 marca, wówczas zleceniobiorca powinien być zgłoszony do ZUS od 1 do 28 lutego, ale z kwotami zerowymi. I tak należy wykazać go w deklaracji za luty – wypłatę dostanie bowiem dopiero w miesiącu następnym, czyli po wyrejestrowaniu go z ZUS. W deklaracji za marzec z kolei należy wykazać takiego zleceniobiorcę z odpowiednim kodem (wypłata wynagrodzenia po wyrejestrowaniu z ZUS – jest to bardzo istotna informacja), i naliczyć składki od wypłaconego wynagrodzenia. Termin zapłaty składek od wynagrodzenia wypłaconego w marcu przypada na pierwszą połowę kwietnia. Tak więc mimo, iż zlecenie zostało zawarte w lutym, na okres jednego miesiąca, to składki ZUS od tego zlecenia, w tym konkretnym przypadku, zapłacimy dopiero w kwietniu. Jeżeli natomiast wypłata wynagrodzenia nastąpi jeszcze w lutym, wówczas składki ZUS wykazujemy w deklaracji za luty, kiedy to umowa zlecenie jeszcze trwa i zleceniobiorca jest zgłoszony do ZUS (co wymaga zastosowania innego kodu). Składki ZUS od tego wynagrodzenia należy przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do połowy marca.
Kolejną specyficzną sytuacją jest zawarcie umowy zlecenie na przełomie miesięcy – czyli, przykładowo, od 10 lutego do 5 marca. Przyjmijmy, że wypłata z tytułu tak zawartej umowy następuje w marcu, po przyjęciu wykonania zlecenia przez zleceniodawcę. W takiej sytuacji wynagrodzenie z tytułu zlecenia będzie kosztem podatkowym w marcu – wtedy bowiem nastąpiła jego wypłata. W deklaracji za marzec naliczymy składki ZUS, a termin ich zapłaty przypadnie na pierwszą połowę kwietnia. Jednak w tej sytuacji zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu nie tylko w marcu, ale i w lutym. Tyle, że w deklaracji za luty wykazujemy go z kwotami zero, ponieważ w tym miesiącu nie otrzyma on wynagrodzenia z tytułu zawartej umowy zlecenie.
W przypadku tego rodzaju umów, istotny jest termin wypłaty wynagrodzenia i od niego zależy to, kiedy zlecenie jest kosztem i kiedy należy odprowadzić od niego składki na rzecz ZUS. Jednak jeżeli chodzi o zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS, to tu istotny jest okres, na jaki umowa została zawarta. A na zgłoszenie pracownika do ZUS mamy 7 dni kalendarzowych, o czym również warto pamiętać.