Numer NIP to numer identyfikacji podatkowej, którym posługują się osoby prowadzące działalność gospodarczą (zarówno prawne, jak i fizyczne). Obowiązek jego nadania wynika z ustawy z dn. 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.
Ale czy NIP jest tak naprawdę potrzebny? Oczywiście! Jest to podstawowy identyfikator każdej firmy. Przedsiębiorstwa korzystają z numeru NIP praktycznie w każdej sytuacji. Numer ten musi bowiem znajdować się na fakturach, jest też obecny w różnego rodzaju umowach, w tym umowach o pracę. NIP jest również niezbędny do rozliczeń z urzędem skarbowym oraz zakładem ubezpieczeń społecznych.
Jak się okazuje, numer NIP może zostać nie tylko nadany, ale też unieważniony bądź uchylony. Naczelnik urzędu skarbowego może też odmówić jego nadania. Prawo to wynika bezpośrednio ze wspomnianej wyżej Ustawy. W artykule 8c (Przesłanki odmowy nadania NIP, unieważnienia oraz uchylenia nadanego NIP) czytamy:
„1. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o odmowie nadania NIP w przypadku:
1) braku możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu;
2) stwierdzenia, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia;
3) gdy podmiotowi został nadany NIP;
4) wystąpienia o nadanie NIP przez podatnika, o którym mowa w art. 5 ust. 2a.
Naczelnik urzędu skarbowego unieważnia z urzędu, w drodze decyzji, NIP nadany podmiotowi, w przypadku:
1) wielokrotnego nadania NIP, biorąc pod uwagę interes prawny i gospodarczy podmiotu;
2) nadania NIP na podstawie fałszywych lub fikcyjnych danych.”
Co istotne, przepisy te stosuje się tylko w odniesieniu do podmiotów podlegających wpisowi do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej. W przypadku osób prawnych, czyli przedsiębiorstw wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), stosuje się tylko ustęp 2, pkt 1 widocznych powyżej przepisów, o czym jest mowa w dalszej części ustawy (ten sam artykuł):
„2a. Do podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego ust. 1 i ust. 2 pkt 2 nie mają zastosowania.”
Może się zatem zdarzyć taka sytuacja, że dana firma nie uzyska numeru NIP w związku z odmowną decyzją urzędu skarbowego. Ma to miejsce przede wszystkim w sytuacji, kiedy podane zostaną fikcyjne dane adresowe siedziby bądź też miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Firma ta, do momentu sprostowania błędnych danych, nie będzie się więc mogła posługiwać numerem NIP, bo go zwyczajnie nie otrzyma. W zasadzie nie będzie ona mogła prowadzić też działalności gospodarczej – ta bowiem bezwzględnie wymaga posiadania numeru identyfikacji podatkowej.
Nieco inaczej wygląda sytuacja w momencie, kiedy numer NIP został nadany, a następnie unieważniony w drodze decyzji urzędy skarbowego. Czyli już w trakcie istnienia firmy i prowadzenia przez nią działalności gospodarczej. Co to oznacza dla podatników? Nic dobrego. Unieważniony NIP nie może być używany w działalności gospodarczej. Firma traci go bezpowrotnie, jednak jednocześnie numer ten nie może być przyznany żadnemu innemu podmiotowi. A brak NIP-u uniemożliwia prowadzenie dalszej działalności. Jeżeli unieważniony został jeden z dwóch posiadanych przez jednostkę numerów identyfikacji podatkowej, to spokojnie może ona nadal posługiwać się pozostałym numerem NIP. Ale jeżeli powodem unieważnienia były fikcyjne dane, wówczas firma, która je podała traci zdolność do identyfikacji podatkowej i możliwość zawierania transakcji w obrocie gospodarczym. W ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników widnieje bowiem następujący zapis:
„3. Nie można posługiwać się unieważnionym NIP, a unieważniony NIP nie może zostać ponownie nadany.”
A jak wygląda sytuacja w przypadku uchylenia numeru NIP? W punkcie 4 artykułu 8c ustawy regulującej zasady identyfikacji podatkowej czytamy:
„4. Naczelnik urzędu skarbowego uchyla z urzędu, w drodze decyzji NIP, jeżeli podatnik posługuje się fałszywymi lub fikcyjnymi danymi adresowymi swojej siedziby lub miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Z chwilą ustania przesłanek uzasadniających uchylenie NIP na skutek zmiany danych adresowych w odpowiednim rejestrze lub ewidencji następuje przywrócenie NIP w CRP KEP. Do przywrócenia NIP stosuje się odpowiednio przepisy art. 8a.”
Co to oznacza w praktyce? Otóż w momencie uchylenia NIP-u, firma w pewnym sensie traci swój numer identyfikacji podatkowej i nie może się nim posługiwać. Tyle, że jest to czasowa utrata NIP-u, w przeciwieństwie do jego unieważnienia. Odzyskanie numeru identyfikacji podatkowej jest bowiem możliwe, ale dopiero po ustaniu przesłanek uzasadniających jego uchylenie. Przykładowo, jeżeli tą przesłanką był fikcyjny adres siedziby, wystarczy zmienić w odpowiednich rejestrach dane adresowe na poprawne. Wówczas uchylony wcześniej NIP zostaje przywrócony w sposób automatyczny.
Uchylony numer NIP nie może być ponownie nadany innemu podmiotowi, gdyż nadal jest on „związany” z konkretną firmą. A ta może, i powinna, ubiegać się o jego przywrócenie, i to jak najszybciej. Uchylony NIP nie może być bowiem nigdzie podawany.