Przeczytaj nasze wskazówki, gdzie możesz szukać oszczędności w swojej firmie. Zaległe urlopy, bezpłatne urlopy, wykorzystanie tarczy antykryzysowej, system wynagrodzeń – to tylko część z propozycji.
W ostatnich czasach wiele polskich przedsiębiorstw boryka się z problemami finansowymi. I choć rząd obiecuje kolejne pakiety pomocowe, a dwie tarcze antykryzysowe zostały już wprowadzone (trzecia wersja już w drodze), to firmy nadal pieniędzy nie mają. Liczba zleceń spada, przychody są coraz niższe, a koszty jakoś pozostają takie same. No prawie takie same – bo mamy przecież zwolnienie ze składek. Nie wszyscy mogą skorzystać ze 100-procentowego zwolnienia z ZUS, jednak składki niższe o 50 procent to też spora oszczędność. Zwłaszcza w przypadku większych firm, gdzie koszty pracownicze są naprawdę na wysokim poziomie.
Koszty stałe
Tyle, że ZUS to nie wszystko. Są też podatki, lokale, opłaty, kredyty, leasingi, umowy, telefony, internet, no i wynagrodzenia. A pieniędzy jest coraz mniej – i tu pojawia się pytanie, na czym zaoszczędzić? Które koszty należy ciąć, tak, by to miało sens i by firma przetrwała? Czy zwolnienia są naprawdę konieczne? I kogo zwolnić? Dla kogo będzie to najmniej bolesne? Otóż bywa, że zwolnienia są nieuniknione. Ale zanim zaczniemy szukać chętnego, najpierw warto przeanalizować stałe koszty firmy pod kątem ich użyteczności – może w dobie kryzysu kawa i świeże owoce nie są niezbędne? To samo z wodą – zwłaszcza, że część pracowników przeszło na system pracy zdalnej. A to z kolei oznacza oszczędność na prądzie – zawsze to coś!
Zaległe urlopy
Kolejny krok to wykorzystanie zaległych urlopów – dlaczego? Jeżeli już zdecydujemy się zwolnić któregoś z pracowników, to będziemy musieli wypłacić mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Więc z punktu widzenia redukcji kosztów zdecydowanie lepiej, żeby wszyscy wykorzystali urlop, który im się należy. Ale nie dwa tygodnie na raz – co mogłoby spowodować niepotrzebny przestój. Wystarczy jeden czy dwa dni w tygodniu. Wtedy firma może normalnie funkcjonować, a pula urlopowa stopniowo maleje. Firma nie odczuje tego finansowo, o ile tylko pracownicy, którzy wykorzystują urlop są w danej organizacji potrzebni i przyczyniają się do generowania zysku. Bo o tym należy pamiętać. Zwolnić większość można, bo przecież jest kryzys. Ale kto wówczas będzie pracował? Kto będzie generował przychód?
Polityka wynagrodzeń
Warto też przemyśleć kwestię wynagrodzeń – czy aktualna sytuacja nie jest powodem do obniżenia pensji? Nie jest to nic przyjemnego, ale jeżeli pracownicy wiedzą, że do wyboru mają niższe wynagrodzenie lub utratę pracy, podejmą z pewnością właściwą decyzję. Jeżeli zdecydujemy się na redukcję etatów i wynagrodzeń, porozmawiajmy szczerze z całym zespołem, wyjaśnijmy, czym te zmiany są powodowane, z czego wynikają. Przygotujmy ich i dajmy im poczuć, że są dla nas ważni. Że to wybór mniejszego zła, podyktowany koniecznością. I że w ten sposób możemy uratować firmę. My i oni. Pracownicy potrzebują czuć, że ich praca ma znaczenie, że stanowią część wspólnej całości.
Jeżeli chodzi natomiast o formalność, warto posłużyć się wypowiedzeniem zmieniającym. W tej sytuacji pracownik może zaakceptować nowe warunki, albo przejść na okres wypowiedzenia (w przypadku odmowy przyjęcia propozycji pracodawcy).
Ważne jest także, aby wszystkich traktować tak samo. Jeżeli redukujemy pensje, zredukujmy ją wszystkim. Pokażmy poza tym, że my też mamy mniej, że też z czegoś rezygnujemy. Warto pamiętać, iż przykład idzie z góry.
Można też przedyskutować z pracownikami kwestię wykorzystania urlopów bezpłatnych – brzmi niewiarygodnie, fakt. Ale tu znowu jest kwestia wyboru: zwolnienie albo dwa miesiące takiego urlopu. Bo koszty ciąć trzeba. Zwłaszcza w czasach pandemii i ogólnoświatowego kryzysu.
Kolejna opcja do rozważenia z podwładnymi to wprowadzenie nowego systemu wynagrodzeń, uzależnionego od wyniku firmy. W ten sposób zyskujemy pewność, że każdy będzie się starał o to, by zysk ten był jak największy. W końcu wszyscy pracujemy dla pieniędzy. Poza tym takie powiązanie wynagrodzeń wszystkich osób z wynikiem całej organizacji wymaga trochę pracy analitycznej, należy bowiem ustalić odpowiednie wskaźniki, proporcjonalne do wykonywanych zadań czy zajmowanych stanowisk. Liczenia jest sporo, ale korzyści też są spore. A przy okazji zmiany dowiemy się, komu na pracy nie zależy i kto jest najmniej efektywny. Lub po prostu niepotrzebny.
Zwolnienia
Ostatnia rzecz, o jakiej należy pomyśleć, to zwolnienia. Czasem są nieuniknione, a poza tym nie od dziś wiadomo, że prawie w każdej firmie znajdują się osoby, bez których ta firma doskonale by sobie radziła. Podobnie jak pracownicy zaufani, na których zawsze można polegać. Ich oczywiście w naszej analizie pomijamy. Jednak nie podejmujmy decyzji pochopnie – przeanalizujmy dokładnie każdą z osób – co wnosi do organizacji, czemu nadal pracuje, czy jej brak będzie miał odzwierciedlenie w generowanym przychodzie? To są najbardziej istotne pytania. Niektórzy co prawda w momencie spadku przychodów decydują się na zwolnienia w dziale handlowym (bo przecież nie ma komu sprzedawać), jednak zanim zwolnimy handlowców zastanówmy się, kto będzie generował przychód? Jeżeli naszym podstawowym celem, jako organizacji, jest sprzedaż, to handlowcy są najbardziej potrzebni. Większość szefów zaczyna zwolnienia od najniższych szczebli. Niesłusznie. Spójrzmy na kierowników, dyrektorów – czy należycie wykonują swoją pracę? Czy ich zadania są faktycznie istotne i nie da się ich połączyć z innymi? Poza tym czasem lepiej zwolnić jedną osobę, niż trzy inne. Przy czym oszczędność będzie taka sama.
Rozważając zwolnienia należy odpowiedzieć sobie na pytanie, kto jest najmniej zauważalnym członkiem zespołu. To powinien być dla nas punkt wyjścia. Chodzi o takie osoby, które niekoniecznie się sprawdzają i które – niestety – okazują się zbędne, jednak jakoś nie było okazji do ich zwolnienia. Nie jest to w końcu nic przyjemnego i rzadko który przedsiębiorca podejmuje takie decyzje bez wyraźnego powodu. Czasem też „trzymamy” pracowników z sentymentu – kryzys i brak przychodów to chyba wystarczające powody, by tego sentymentu się pozbyć. Każdy ma jakieś dziecko, żonę, męża, kredyt, trudną sytuację, chorą babcię czy ciocię. Każdy ma jakieś problemy, ale kryzys to nie czas na myślenie o tym. Czy nad naszą firmą ktoś się zlituje? Raczej nie. A my chyba wystarczająco długo tolerowaliśmy brak efektywności poszczególnych osób. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto też zasięgnąć rady współpracowników i osób z zewnątrz, zorientowanych w sprawach firmy. Obiektywizm ma tu bowiem spore znaczenie.
Dużo większym problemem są zwolnienia grupowe, obejmujące wszystkie szczeble w organizacji i wszystkie działy. W takiej sytuacji nie wystarczy bowiem wskazać tych, którzy są najmniej użyteczni, mają najmniej obowiązków, których odejście nie zawarzy na losach firmy. No ale jak mus to mus – nikt za nas ostatecznej decyzji nie podejmie. Poprośmy jednak kierowników, by wytypowali kilka osób ze swoich zespołów. W końcu oni wiedzą najlepiej, kto w ich dziale jest niezbędny.
Podsumowanie
Tak więc zanim zaczniemy zwalniać pracowników, przeanalizujmy pozostałe koszty. Może zrezygnować z benefitów? A może mniejsze zużycie prądu czy paliwa, z uwagi na brak spotkań z klientami oraz pracę zdalną, okaże się wystarczające? A może są tacy, którzy zdecydują się na urlop bezpłatny? Skuteczna może okazać się również zmiana systemu wynagrodzeń. Jeżeli to jednak nie pomoże, jeżeli musimy mocno obniżyć koszty, wówczas redukcja etatów jest nieunikniona. Podejdźmy jednak do tego zdroworozsądkowo, tak, by nie skrzywdzić nikogo bardziej, niż jest to konieczne.