Obecnie napływ osób zza naszej wschodniej granicy wzrasta praktycznie każdego dnia. Część z nich szuka jedynie chwilowego schronienia przed wojną, nadal myśląc o powrocie do kraju, część natomiast chciałaby zostać u nas na stałe. Niezależnie od tego, osoby te szukają pracy, a przedsiębiorcy coraz chętniej je zatrudniają.
Nie wszyscy wiedzą jednak, z jakimi formalnościami wiąże się zatrudnianie cudzoziemców. Bo chociaż wiele polskich firm praktykuje to od bardzo dawna, to są jednak i takie, dla których zatrudnienie obywatela Ukrainy jest nowością. Czy proces zatrudnienia takiej osoby jest mocno skomplikowany? I co z uchodźcami, którzy często nie mają wymaganych zezwoleń, miejsca zamieszkania itd.? Polski rząd w tej kwestii wyszedł naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom rynku pracy, oraz Ukraińców. Wobec światowego konfliktu, ustawodawcy wprowadzili bowiem przepisy szczególne, znacznie upraszczające proces zatrudniania pracowników z Ukrainy.
Na mocy ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy, w Polsce można zatrudniać obywateli tego kraju (w tym również nieposiadających obywatelstwa tego kraju małżonków obywateli Ukrainy, o ile przybyli oni do Polski z Ukrainy w związku z trwającą tam wojną). Ważne jest jednak, by pracownik, którego chcemy zatrudnić, przybył na terytorium Polski legalnie, w okresie od 24 lutego 2022 roku, bezpośrednio z terenu Ukrainy, a także by zadeklarował zamiar pozostania w Polsce. Kolejną grupę pracowników objętych ustawą stanowią osoby, które przebywają legalnie w Polsce i mają ważny tytuł pobytowy (dotyczy to oczywiście osób będących w Polsce już wcześniej, czyli przed wybuchem wojny rosyjsko-ukraińskiej).
Co istotne, w przypadku uchodźców mamy do czynienia z ochroną czasową – pobyt tych osób na terytorium Polski uznaje się za legalny przez 18 miesięcy licząc od dnia wybuchu wojny, czyli do 23 sierpnia 2023 roku.
Dla pracodawcy potwierdzeniem legalności pobytu w przypadku uchodźców jest stempel w paszporcie lub innym dokumencie podróży, umieszczony przez polską Straż Graniczną. Jeżeli dana osoba takiego stempla nie posiada, czyli nie przekroczyła granicy legalnie, powinna ona wystąpić o nadanie numeru PESEL. Ma na to 60 dni od daty wjazdu do Polski, ale należy pamiętać, iż w takim przypadku dopiero nadanie numeru PESEL oznacza legalizację pobytu.
Natomiast w przypadku osób, które przybyły do Polski w celach zarobkowych przed wybuchem wojny i rozpoczęły procedurę uzyskania tytułu pobytowego, pobyt uznaje się za legalny od dnia złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej, udzielenie zezwolenia na pobyt stały lub zgody na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej – do czasu, aż osoby te uzyskają ostateczną decyzję w kwestii swojego pobytu. Fakt rozpoczęcia procedury potwierdza specjalny stempel, umieszczony w dokumencie podróży obywatela Ukrainy. I o ten dokument pracodawcy powinni pytać potencjalnych pracowników.
Przepisy wspomnianej ustawy wydłużyły także termin ważności posiadanych już tytułów pobytowych, które kończyły się po 24 lutego. Teraz termin ten mija dopiero 31 grudnia 2022 roku.
A jak wygląda sam proces zatrudnienia? Poza sprawdzeniem legalności pobytu w Polsce? Otóż, jeżeli pobyt obywatela Ukrainy w Polsce jest legalny, wystarczy w ciągu 14 dni od daty zatrudnienia takiej osoby złożyć powiadomienie do powiatowego urzędu pracy, właściwego ze względu na siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania pracodawcy. Zgłoszenie to składa się drogą elektroniczną na portalu praca.gov.pl.
Warto dodać, iż procedura ta dotyczy nie tylko obecnych uchodźców, ale i tych osób, które przebywały w Polsce już wcześniej, na innej podstawie (pobyt czasowy, zezwolenie).
Ponadto obywateli Ukrainy pracodawcy w Polsce mogą zatrudniać jedynie na podstawie dwóch umów: umowy zlecenie lub umowy o pracę. A osoba zatrudniona w ten sposób może zmieniać swoją pracę według własnego uznania, mając zagwarantowany swobodny dostęp do rynku pracy w okresie 18 miesięcy, licząc od dnia wybuchu wojny, czyli od 24 lutego 2022 roku.
Aby wypełnić zgłoszenie do powiatowego urzędu pracy, będziemy potrzebować imię i nazwisko cudzoziemca, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo, numer PESEL (o ile został już nadany) oraz rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość danej osoby oraz państwo, w którym wydano ten dokument. I te właśnie dane powinniśmy uzyskać (oczywiście poza danymi, niezbędnymi do podpisania umowy i zgłoszenia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych).
Pracownicy zatrudnieni na podstawie zgłoszenia mają prawo do świadczeń w razie choroby, wypadku przy pracy, macierzyństwa oraz do korzystania z bezpłatnej opieki zdrowotnej.
Pracodawca z kolei powinien pamiętać o kilku istotnych zasad związanych z zatrudnianiem obywateli Ukrainy, a zwłaszcza o tym, że:
- wynagrodzenie wypłacane cudzoziemcowi nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa;
- należy zawrzeć z obywatelem Ukrainy umowę pisemną, która uwzględnia warunki zawarte w oświadczeniu;
- zanim umowa z cudzoziemcem zostanie podpisana należy przedstawić mu tłumaczenie umowy;
- należy zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy.
I to chyba wszystkie istotne informacje, dotyczące zatrudnienia uchodźców. Na szczęście formalności w tej kwestii nie są mocno skomplikowane – ważne są stemple w paszporcie, i to one świadczą o legalnym pobycie danej osoby w Polsce. Pozostałe dane pracownik powinien być w stanie podać sam, nawet, jeżeli nie ma przy sobie niezbędnych dokumentów (np. historia zatrudnienia, świadectwa pracy itd.)