W dzisiejszych czasach praca zdalna nie jest niczym nietypowym i wydaje się, że coraz więcej osób będzie pełnić swoje obowiązki właśnie w ten sposób. W niektórych firmach została utrzymana mimo odmrażania gospodarki z uwagi co na wygodę pracowników i, jak się okazało, większą efektywność.
Decydując się na stałe wprowadzenie pracy zdalnej w firmie, warto opracować specjalny regulamin dotyczący tej właśnie formy pracy i jej organizacji. Powinien on zawierać przede wszystkim informacje o tym, w jakich godzinach pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy, jak należy ustalać kwestię urlopów, dostarczać wnioski urlopowe i zwolnienia lekarskie, a także jak należy postępować w przypadku chęci zakończenia umowy o pracę. Chodzi tu głównie o procedury, które powinny być zastosowane po to, by dostarczenie wniosku, zwolnienia czy też wypowiedzenia mogło zostać uznane za skuteczne z punktu widzenia prawa pracy.
Ale wróćmy do kwestii wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi, który świadczy pracę w trybie zdalnym. Otóż okazuje się, iż wypowiedzenie umowy o pracę wcale nie musi być wręczone osobiście. Musi być ono jednak podpisane przez pracodawcę (w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi) oraz posiadać formę pisemną. Równie dobrze wypowiedzenie takie można wysłać do pracownika pocztą, lub przy pomocy wyznaczonego posłańca. Co ważne, posłaniec powinien wręczyć przesyłkę tylko i wyłącznie pracownikowi. Doręczenie jej innej osobie, np. małżonce czy dziecku, nie będzie uznane za skuteczne doręczenie wypowiedzenia. W przypadku skorzystania z usług Poczty Polskiej z kolei, za skuteczne doręczenie uznaje się odbiór listu przez pracownika. Powinien to być list polecony, który, w przypadku braku odbioru, jest awizowany i oczekuje na odbiór w placówce pocztowej. Niezależnie od tego, czy pracownik odbierze list, uznaje się go za doręczony, a zatem wypowiedzenie pozostaje skuteczne.
Warto pamiętać, iż pracownik ma obowiązek informowania pracodawcy o zmianie swojego miejsca zamieszkania. Dlatego też, decydując się na wysłanie wypowiedzenia listem, należy pamiętać o tym, by wysłać go na ostatni znany nam adres zamieszkania pracownika, a nie na adres zameldowania.
Kolejnym, i chyba najprostszym sposobem skutecznego doręczenia wypowiedzenia pracownikowi jest wysłanie dokumentu e-mailem. Nie zawsze jest to jednak możliwe. W przypadku tej formy doręczenia, wysyłany dokument powinien być bowiem opatrzony podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę.
Takie wypowiedzenie uznaje się za skutecznie doręczone z chwilą wysłania e-maila. Jeżeli stanie się to w godzinach, w których – zgodnie z regulaminem – pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy, wówczas wypowiedzenie traktowane jest jako otrzymane. Wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone podpisem elektronicznym i wysłane e-mailem ma taką samą moc prawną, jak wypowiedzenie wręczone pracownikowi osobiście lub wysłane pocztą. Warto tu jednak dodać, iż podpis elektroniczny jest konieczny i nie może być zastąpiony zeskanowanym podpisem ręcznym. Brak podpisu elektronicznego sprawia bowiem, iż wypowiedzenie, chociaż prowadzi do rozwiązania umowy o pracę, narusza przepisy prawa pracy. A zatem, w sytuacji takiej pracownik ma prawo do odszkodowania i przywrócenia do pracy. W tym celu powinien on wystąpić na drogę sądową.