Umowa o pracę kojarzy się nie tylko ze stabilnością zatrudnienia, lecz także z szeregiem dodatkowych obowiązków i formalności. Są one uciążliwe zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, dlatego też część przedsiębiorców ogranicza się do niezbędnego minimum, czyli podpisania umowy o pracę, nie do końca zdając sobie sprawę ze swoich obowiązków.
A tych jest naprawdę sporo. Po pierwsze, wybierając kandydata do pracy należy poprosić go o wypełnienie kwestionariusza dla pracownika, lub po prostu o podanie następujących danych:
- imię (imiona) i nazwisko
- imiona rodziców
- data urodzenia
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
- wykształcenie
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Osobę taką należy również wysłać na wstępne badania lekarskie. Co istotne, badania takie powinny być przeprowadzone przed przyjęciem pracownika do pracy, z nich bowiem wynika, czy dana osoba w ogóle do tej pracy się nadaje.
Natomiast dopiero po podpisaniu umowy, a zatem w sytuacji, kiedy kandydat staje się już formalnie pracownikiem, należy zwrócić się do niego z prośbą o podanie kolejnych informacji, czyli np. numeru PESEL. Pracownik powinien także dostarczyć świadectwa szkoły i pracy, które są niezbędne do wyliczenia należnego mu rocznego wymiaru urlopu.
Na tym etapie należy również uzyskać od pracownika informację o sposobie otrzymywania wynagrodzenia (obecnie wypłata gotówkowa jest możliwa tylko i wyłącznie na wyraźną prośbę zatrudnionego), osobach, które pracownik zamierza zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego (by zapewnić im dostęp do bezpłatnej, państwowej opieki lekarskiej), informację dot. dzieci i ich wieku, a także korzystaniu przez współmałżonka lub drugiego rodzica z uprawnień związanych z rodzicielstwem. Jest to istotne z tego względu, że pracownikowi należą się dodatkowe dwa dni wolne w ciągu roku z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem/dziećmi do lat 14. Pod warunkiem oczywiście, że z uprawnień tych nie korzysta drugi rodzic. No i należy wszystkich chętnych zgłosić do ZUS – zarówno pracownika, jak i objętych jego ubezpieczeniem członków rodziny.
Warto też uzyskać pisemną deklarację, jeżeli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości. Wtedy bowiem należy stosować wobec niego podwyższone koszty uzyskania przychodu.
Pracownik powinien też zostać poinformowany o sposobie przetwarzania jego danych osobowych (RODO), a wraz z umową o pracę należy mu wręczyć informację dodatkową, określającą prawo do urlopu, pracę w porze nocnej, dobowy wymiar czasu pracy itd. Warto również przekazać mu informację o równym traktowaniu w zatrudnieniu, co niestety jest wymagane przez Kodeks Pracy.
Przed przystąpieniem do pracy należy również przeprowadzić szkolenie wstępne stanowiskowe z zakresu BHP oraz zapoznać nowego pracownika z obowiązującym w danej firmie ryzykiem zawodowym.
Kolejne formalności dotyczą PPK. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o programie i możliwościach, jakie ten ma do wyboru. Jeżeli firma oferuje zatrudnionym benefity w postaci ubezpieczenia na życie czy opieki medycznej, takie informacje również powinny być przekazane nowo zatrudnionym osobom.
Jest tego naprawdę sporo, a tak naprawdę większość dokumentów nie jest nikomu potrzebna. Ale prawo nakłada zarówno na pracownika, jak i pracodawcę obowiązki, które ci muszą po prostu wypełniać. Nie dziwne zatem, że coraz więcej osób przechodzi na samozatrudnienie – mimo polskiej biurokracji, w przypadku prowadzenia własnej firmy dokumentów jest z pewnością mniej. Podobnie jak w przypadku zlecenia czy też umowy o dzieło, które nie bez powodu są coraz bardziej popularne.
Na koniec jeszcze jedna uwaga – w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę konieczne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, z uwzględnieniem przewidzianych w kodeksie urlopów oraz zwolnień lekarskich, a także sporządzanie listy płac no i prowadzenie teczek osobowym. I nie ma tu znaczenia, czy pracodawca wybrał formę papierową, czy elektroniczną. Ilość dokumentów w obu przypadkach jest bowiem taka sama.