Każda spółka ma określoną siedzibę, którą wskazuje się już na etapie sporządzania umowy. Jest to zazwyczaj konkretna miejscowość. Siedziba ta niekoniecznie jednak musi być pełnym adresem spółki, który z kolei jest podawany przy zgłoszeniu firmy do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Jeżeli natomiast dana spółka ma kilka miejsc wykonywania działalności, to czy wszystkie te lokalizacje należy wykazywać i zgłaszać do KRS? Niekoniecznie. Dotyczy to zwłaszcza tych lokalizacji, które zostały utworzone już po zarejestrowaniu spółki, czyli w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli zmianie ulega siedziba spółki, wówczas zmianę tą należy uwzględnić w umowie, a następnie zgłosić do KRS. W momencie, kiedy zmienia się sam adres, wystarczy aktualizacja wpisu do KRS. Jeżeli natomiast firma kupiła kolejny lokal, wynajęła kolejne biuro itd., jednak nie tworzy tam samodzielnego oddziału, wówczas adresy te nie muszą być nigdzie zgłaszane ani wykazywane. Obowiązek ten dotyczy tylko i wyłącznie oddziałów firm, czyli wyodrębnionych części działalności gospodarczej, samodzielnych pod względem finansowym, technologicznym, organizacyjnym i kadrowym. Nie chodzi tu zatem o kolejne biuro czy kolejną fabrykę, ale o odrębną część przedsiębiorstwa, prowadzącą osobne rozliczenia księgowe. Czyli np. nowy zakres działalności, wyodrębniony jako samodzielna jednostka, ale prowadzony w ramach tej samej spółki.
Poza tym krajowy rejestr sądowy to nie wszystko. Spółki o zmianach powinny także zawiadamiać urzędy skarbowe. I tu już nie ma znaczenia, czy dana lokalizacja to nowy oddział, czy po prostu dodatkowe biuro. Urząd zbiera informację o adresach prowadzenia działalności, a na stronie biznes.gov.pl (TUTAJ) znajduje się jedynie zapis: „Skorzystaj z formularza NIP-8 także wtedy, gdy chcesz uaktualnić ujęte w nim dane, np. twojej spółki.”
Na dokonanie zmiany mamy 7 dni od dnia jej zaistnienia. Ale czy to oznacza, że każdy nowy lokal, który nie jest wspominanym wyżej oddziałem, a jedynie kolejnym biurem czy punktem usługowym, należy zgłosić do urzędu skarbowego? Teoretycznie tak. Miejsce prowadzenia działalności zgłaszamy rozpoczynając tą działalność. Potem formularz NIP-8 służy jedynie do zmiany tych elementów, które podaliśmy w pierwotnym zgłoszeniu. W takiej sytuacji, może lepiej nie być nadgorliwym i nie podawać na druku NIP-8 kilku adresów, ograniczając się jedynie do siedziby głównej no i adresu do korespondencji, ewentualnie adresu przechowywania i prowadzenia ksiąg rachunkowych? Wtedy w zasadzie nie będziemy musieli dokonywać zmian… Tyle, że to nie do końca tak działa.
Na stronie biznes.gov.pl informacji o obowiązkowym zgłaszaniu nowych lokalizacji do urzędu skarbowego nie znalazłam. Istnieją jednak interpretacje, według których należy powiadomić urząd skarbowy o każdym miejscu, w którym wykonywana jest, lub będzie, działalność gospodarcza danej firmy. I nie ma tu rozróżnienia na nowy oddział, czy też dodatkowe miejsce. Wygląda więc na to, że do skarbówki nowe biuro zgłosić powinniśmy. Ale do KRS-u, niekoniecznie.