Często firmy prowadzą działalność w lokalach wynajmowanych, nie stanowiących ich własności i nie wpisanych do firmowych ewidencji środków trwałych. Załóżmy, że zgodnie z zawartymi umowami, koszty remontów czy modernizacji tych lokali ponosi firma, która dany lokal aktualnie użytkuje. Powstaje tu pytanie, jak należy owe koszty księgować?
Otóż w przypadku lokalu wynajmowanego, nie mamy środka trwałego, który ulepszamy (inwestycja) lub doprowadzamy do stanu pierwotnego po pewnym czasie użytkowania (remont). A zatem nie ma tu wartości początkowej inwestycji. W sytuacji, kiedy prowadzone prace wskazują na remont, czyli wówczas, kiedy nie dochodzi do ulepszenia lokalu lub zmiany jego przeznaczenia, czyli dostosowania do aktualnych potrzeb, rozliczenia księgowe są proste i nieskomplikowane. Ponoszone na remont wydatki stanowią bowiem koszty uzyskania przychodu i mogą być księgowane w bieżących okresach rozliczeniowych, zgodnie z ogólnymi zasadami.
Jeżeli natomiast prowadzone prace są pracami modernizacyjnymi, a w ich efekcie wartość lokalu zdecydowanie wzrasta, wówczas poniesione koszty należy traktować jako wydatki inwestycyjne. A te podlegają obowiązkowi amortyzacji – chyba, że ich wartość nie przekracza 10.000 zł netto. Wówczas wydatki takie również można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. A co, jeżeli wspomniana kwota zostanie przekroczona? No cóż, w takiej sytuacji konieczna jest amortyzacja. Tyle, że w przypadku wynajmowanego lokalu nie istnieje jego wartość początkowa. Należy ją więc najpierw ustalić, na podstawie poniesionych wydatków inwestycyjnych. Wydatki te muszą być oczywiście podparte konkretnymi fakturami, rachunkami lub paragonami.
Stawki amortyzacyjne mogą tu być ustalane przez podatników indywidualnie, przy uwzględnieniu okresu trwania umowy i przestrzeganiu ogólnych przepisów dotyczących amortyzacji dla inwestycji w budynkach obcych. Wynika z nich, iż okres amortyzacji takiej inwestycji nie może być krótszy niż 10 lat. Do celów ustalenia prawidłowej stawki można się też posłużyć klasyfikacją KŚT (Klasyfikacja Środków Trwałych) oraz Wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych.
Zdarza się jednak, że po przeprowadzeniu modernizacji biura, z różnych powodów umowa najmu zostaje rozwiązana. Może to być po roku od zakończenia prac, bądź też po pięciu latach. Tak czy inaczej, rezygnując z dalszego najmu nie likwidujemy tego, co wcześniej zrobiliśmy. Ulepszony lokal jest bowiem w dyspozycji jego właściciela, a dana firma po prostu przestaje z niego korzystać. W zależności od okresu amortyzacji bywa, że nie wszystko co wydaliśmy, zostało zamortyzowane. Czy wówczas możemy tą pozostałą kwotę zaliczyć jednorazowo do kosztów? Niestety, nie. Nie doszło bowiem do likwidacji inwestycji, która by do tego uprawniała. Warto o tym pamiętać, tym bardziej, że istnieje możliwość prawna, by od właściciela takiego lokalu zażądać kwoty, stanowiącej dla firmy rekompensatę poniesionych wydatków. Nie będzie ona przychodem, i z pewnością zrekompensuje stratę wynikającą z niezakończonej amortyzacji. Jednak właściciel nieruchomości wcale nie musi się na to zgodzić. Równie dobrze może on żądać przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego. Wówczas jednak mamy już do czynienia likwidacją inwestycji, na skutek jej demontażu. A w związku z tym niezamortyzowaną część możemy uznać jako koszt podatkowy.
Trzeba tu jeszcze podkreślić jedną ważną kwestię, a mianowicie rozliczenie podatku VAT. Jeżeli prowadzone prace modernizacyjne wiązały się z jego odliczeniem, to po rozwiązaniu umowy najmu powinniśmy dokonać stosownej korekty. Dlaczego? No cóż, w sytuacji, kiedy zrezygnowaliśmy z wynajmowanego biura, utraciliśmy podstawę do odliczenia vat-u. Lokalu tego nie wykorzystujemy już bowiem w ramach prowadzonej działalności, obecnie nie służy on też zwiększeniu przychodów. Korektę podatku vat należy wykazać w miesiącu, w którym doszło do rozwiązania umowy najmu.