Delegacja, inaczej, podróż służbowa jest wyjazdem poza stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub – w przypadku pracownika – poza stałe miejsce wykonywania pracy. Koszty takich wyjazdów stanowią oczywiście koszty podatkowe, zmniejszając tym samym podstawę opodatkowania.
Inaczej jednak traktowane są delegacje pracowników, a inaczej przedsiębiorców. W przypadku pracowników zastosowanie mają różne ryczałty. Jeżeli chodzi natomiast o właścicieli firm, to tu liczą się tylko i wyłącznie rachunki, bilety lub paragony z numerem NIP.
Co do zasady, kosztami podróży służbowej są koszty przejazdu, noclegu, wyżywienia oraz tzw. wydatki pozostałe.
Koszty przejazdu powinny wynikać z faktury za paliwo, biletów lub faktur za ich zakup, pokwitowań za przejazd autostradą płatną lub biletów z parkometru, kuponów, etc. Kosztami tymi będą wydatki związane z dotarciem do celu delegacji, czyli np. na miejsce spotkania z kontrahentem. Istotne jest przy tym, czy przedsiębiorca w podróż służbową wybiera się pociągiem, samolotem czy też samochodem. Od tego bowiem zależy katalog możliwych kosztów oraz dowody niezbędne do ich udokumentowania. Wyjątkowo w przypadku podróży służbowej przedsiębiorcy możliwe jest zaksięgowanie biletów potwierdzających przejazd – powinny być one jednak odpowiednio opisane.
W przypadku noclegu, najbardziej pożądanym dowodem jest oczywiście faktura. Niestety, przedsiębiorca nie może odliczyć wynikającego z takiej faktury podatku vat od vat-u naliczonego za dany okres rozliczeniowy. Nie oznacza to jednak, iż traci on ten podatek. Faktury za nocleg są bowiem księgowane w kwocie brutto w kosztach uzyskania przychodu. W przypadku pracowników, możliwe jest rozliczenie i zaksięgowanie ryczałtu za nocleg – w zależności od tego, która kwota jest dla firmy korzystniejsza. Pracodawca natomiast musi udokumentować wyjazd fakturą. W tym przypadku bowiem żadne ryczałty nie wchodzą w grę.
A jak wygląda sytuacja w przypadku wydatków na jedzenie? Wydatki tego typu nie stanowią kosztu podatkowego, nawet jeżeli jest to wyżywienie związane z podróżą służbową przedsiębiorcy. Może on jednakże na podstawie rozliczenia delegacji zaksięgować tzw. diety, które w pewnym stopniu rekompensują wydatki poniesione na jedzenie. Niestety, kwoty diet są na tyle niskie, że formalności związane z ich zaksięgowaniem wydają się wręcz nieopłacalne. Diety uzależnione są od czasu trwania delegacji. Pełna kwota to obecnie 30 zł. Przysługuje ona za każdą pełną dobę przebywania w delegacji, a jeżeli wyjazd trwa krócej, od 8 do 12 godzin, to pracodawcy należy się jedynie połowa diety. Dopiero powyżej 12 godzin można naliczyć jej pełną kwotę. Skąd tak niskie wartości, skoro jedzenie jest coraz droższe? Za jedzenie w czasie pracy nikt w zasadzie nikomu nie płaci. Ustawodawcy przyjęli więc zasadę, że w czasie pracy sami zapewniamy sobie wyżywienie i nie jest ono kosztem podatkowym. I taką zasadę zastosowali w odniesieniu do podróży służbowych. A kwoty diet mają jedynie wyrównać ewentualną różnicę w związku z jedzeniem poza biurem, a nie zapewnić całodniowe wyżywienie.
Do omówienia pozostały jeszcze tzw. wydatki pozostałe. Co kryje się pod tym pojęciem i co jeszcze przedsiębiorca może „wrzucić” w koszty, w związku z odbytą delegacją? Kosztami związanymi z wyjazdem służbowym są również bilety wstępu na różne targi, wystawy czy pokazy. Wydatki te stanowią oczywiście koszty podatkowe. Podobnie jak opłata za bagaż czy jego przechowanie. Należy tu jednak pamiętać, iż każdy tego typu dowód (czyli inny niż faktura vat) powinien być skrupulatnie opisany. Jego związek z konkretną delegacją przedsiębiorcy nie powinien bowiem budzić żadnych wątpliwości.