Zdarza się, iż prowadząc firmę dokonujemy sprzedaży towarów lub usług na rzecz osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej. Czy w sytuacji takiej jest możliwość wystawienia faktury VAT? I co taka faktura powinna zawierać?
Sprzedaż na rzecz osoby prywatnej, fizycznej, a nie dla innej firmy dotyczy tych wszystkich sytuacji, kiedy kupujemy coś w sklepie nie na fakturę, tylko prywatnie. I nie wrzucamy tego w koszty, rzecz jasna. Wówczas z reguły dostajemy paragon – no chyba, że wcześniej zgłosimy chęć otrzymania faktury i podamy stosowne dane.
Tak więc jeżeli chodzi o pytanie pierwsze – odpowiedź jest twierdząca. Sprzedając towar lub usługę osobie fizycznej, możemy wystawić jej fakturę, dokumentującą ową transakcję. Jeżeli natomiast posiadamy kasę fiskalną, a dana osoba nie zgłasza potrzeby otrzymania faktury – wówczas paragon w zupełności wystarczy. Nie każda jednak firma posiada kasy fiskalne. A ich brak nie oznacza przecież, że taka firma nie może prowadzić sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Bo może. I może to udokumentować – na przykład, fakturą.
Kolejne pytanie dotyczy elementów, jakie na tej fakturze powinny się znaleźć. Poprzez konieczność umieszczania na paragonach numeru NIP jego popularność i znaczenie w umyśle społeczeństwa wzrosło do ogromnej wręcz rangi. A tymczasem… nie zawsze NIP jest w ogóle potrzebny. Ale po kolei.
NIP to numer podatkowy, nadawany na potrzeby identyfikacji podatkowej podmiotowi, który jest lub był podatnikiem VAT. Nie oznacza to wcale, że numer ten posiada każda firma, a tym bardziej każdy człowiek J Osoby fizyczne, nieprowadzące działalności podlegającej rozliczeniom VAT, nie posiadają numeru NIP, a numerem identyfikacyjnym w ich przypadku jest nr PESEL.
Jak zatem wystawić fakturę dla osoby prywatnej? I czy konieczny jest do tego numer PESEL? Nie. Otóż wystarczy, że w miejscu przeznaczonym na dane nabywcy, zamieścimy dane identyfikujące taką osobę. Są to przede wszystkim jej imię i nazwisko, oraz adres. Co do numeru PESEL, oczywiście można go dodatkowo zamieścić, jednak nie jest to konieczne, ani tym bardziej narzucone przepisami prawa. Na fakturze bowiem, zgodnie z ustawą o vat, zamieścić należy numer identyfikacji podatkowej, ale na potrzeby podatku od wartości dodanej. Czy właśnie podatku VAT. A numer PESEL takiej roli nie pełni, stąd też wniosek, iż jego zamieszczenie na fakturze nie jest ani wymagane, ani obowiązkowe.
Dokładne informacje o tym, co należy umieścić na fakturze, znajdują się w art. 106e ust. Ustawy o VAT. Jest tam dokładnie 24 punkty, widoczne poniżej:
Faktura powinna zawierać:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b obowiązek wystawienia faktury ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem;
- w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a powstanie obowiązku podatkowego ust. 5 pkt 1 lub art. 21 metoda kasowa ust. 1, lub
b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a powstanie obowiązku podatkowego ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
– wyrazy „metoda kasowa”; - w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d faktury wystawiane przez nabywającego towary lub usługi od podatnika ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
- w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania; - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 zwolnienia podatkowe ust. 1, art. 113 wartość sprzedaży a zwolnienia podatkowe ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 zwolnienia od podatku organizacji międzynarodowych ust. 3 – wskazanie:
a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia; - w przypadku, o którym mowa w art. 106c podmioty uprawnione do wystawiania faktur dla płatników podatku od dostawy – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
- w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
a) przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 objaśnienie pojęć pkt 10 lit. a,
b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 objaśnienie pojęć pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 objaśnienie pojęć pkt 10 lit. c; - w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 objaśnienie pojęć rozdziału dotyczących wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136 procedura uproszczona;
- w przypadkach, o których mowa w art. 97 zgłoszenie rozpoczęcia wewnątrzwspólnotowej dostawy lub wewnątrzwspólnotowego nabycia ust. 10 pkt 2 i 3:
a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.
Co istotne, jako firma nie mamy obowiązku dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą faktury. Tak naprawdę dokument ten wystawia się – zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami – na żądanie nabywcy, o ile takie żądanie miało miejsce przed upływem 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Jeżeli jednak nie wystawimy faktury, i nie mamy kasy fiskalnej, co wyklucza możliwość udokumentowania sprzedaży za pomocą paragonu, wówczas mamy obowiązek taką sprzedaż ująć w specjalnej ewidencji. Czasem więc dużo prostszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury – zwłaszcza, że wiąże się to jedynie z koniecznością podania przez nabywcę adresu i imienia i nazwiska. Chociaż dla niektórych właśnie te dane są mocno wrażliwe – zwłaszcza, od kiedy mamy RODO.