Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje od początku 2022 roku. Obecnie jednak korzystanie z niego jest całkowicie dobrowolne.
Czym jest KSeF? Jest to elektroniczny system państwowy, służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na korzystanie z systemu, nadal mogą wystawiać faktury w swoich programach, a następnie przesyłać do bazy KSeF. Można też wystawiać faktury od razu w centralnym systemie państwowym, bez potrzeby ich przesyłania.
Tak jak wspomniałam, korzystanie z elektronicznego fakturowania jest obecnie dobrowolne. I tak będzie jeszcze tylko w roku kolejnym. Od 1 stycznia 2024 roku bowiem fakturowanie elektroniczne stanie się w Polsce obowiązkiem, co oczywiście oznacza kolejne zmiany i problemy dla firm. Pojawią się dodatkowe obowiązki, dodatkowe formalności, no i dodatkowe terminy. Cel może i jest szczytny, tylko droga do niego jest u nas zawsze bardzo kręta…
Obowiązkowy KSeF uzyskał już zgodę Komisji Europejskiej. Teraz czekamy jedynie na akceptację ze strony Rady UE, a ta nastąpi zapewne w ciągu kilku tygodni.
Do korzystania z KSef zobligowani będą:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Co istotne, KSeF to system służący do wystawiania i odbierania faktur. A to oznacza, iż faktury proforma nie będą mogły być wystawiane z jego pomocą. Dokument ten, pomimo mylącej nazwy, nie jest bowiem fakturą ani w rozumieniu ustawy, ani w sensie księgowym Dlatego też system państwowy zwyczajnie nie daje możliwości ich wystawiania.
Warto też dodać, iż faktury ustrukturyzowane mają z czasem całkowicie zastąpić faktury papierowe i elektroniczne. Tym samym nie będzie już potrzeby wysyłania ich do nabywcy mailem lub, tym bardziej, drogą pocztową. Dotyczy to również faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej. Oni również będą mogli pobrać fakturę z elektronicznego systemu państwowego.
Więcej przydatnych informacji, dotyczących funkcjonowania całego systemu, znaleźć można na stronie www.podatki.gov.pl/ksef/.