Zdarza się, iż firmy nie regulują swoich zobowiązań finansowych tylko dlatego, że nie dostały faktury, jaka stanowić powinna podstawę płatności. A przynajmniej tak twierdzą. Wówczas proszą o duplikat faktury, zwłaszcza, jeżeli faktura była wystawiona w jednym z poprzednich okresów rozliczeniowych. I nie chodzi tu o dosłanie pierwotnej faktury po raz kolejny – chodzi o duplikat. Czyli tą samą fakturę, ale zawierającą słowo „duplikat” i datę wystawienia tego duplikatu.
Po co te komplikacje? Otóż jak się okazuje duplikat służy zazwyczaj temu, by owych komplikacji uniknąć. Można go bowiem zaksięgować zgodnie z datą wystawienia duplikatu, a nawet jego otrzymania, co pozwala na uniknięcie korekty zamkniętego już okresu rozliczeniowego, którego dotyczy faktura pierwotna. Duplikat faktury wystawia się na wniosek nabywcy towaru lub usługi, w sytuacji, gdy faktura pierwotna zaginęła lub została przypadkowo zniszczona. Może on też być wystawiony przez sprzedawcę, na podstawie danych dokumentu, znajdującego się u nabywcy – jeżeli faktura uległa zaginięciu lub zniszczeniu w firmie sprzedawcy. Kwestię tą reguluje artykuł 106l ustawy o VAT. W świetle przepisów tej ustawy, duplikat jest fakturą i ma taką samą moc prawną jak każda inna faktura. Jeżeli faktura zaginie lub zostanie zniszczona po zamknięciu danego okresu rozliczeniowego, wówczas otrzymanie duplikatu nie będzie się wiązało z dokonaniem korekty owego okresu, nawet, jeżeli datą wystawienia duplikatu będzie inny rok kalendarzowy. W takiej sytuacji duplikat jest jedynie potwierdzenie prawa do dokonanego rozliczenia podatkowego i powinien być przechowywany w miejscu faktury pierwotnej.
Jeżeli natomiast faktura nie dotrze do nabywcy i nie zostanie uwzględniona w rozliczeniu za okres, którego dotyczy, wówczas duplikat traktowany jest tak, jak faktura pierwotna. Istotna zatem jest jego data wystawienia, a prawo do odliczenia podatku przysługuje w miesiącu, w którym otrzymano duplikat lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.