Praca zdalna to obecnie najpopularniejsza forma wykonywania obowiązków służbowych. I to wcale nie ze względu na jej zalety (choć tych niewątpliwie jest sporo), lecz w związku z panującą na świecie pandemią. Koronawirus zmusił niejako pracodawców do delegowania podwładnych do pracy zdalnej, co, zdaniem rządu, powinno zminimalizować ryzyko jego rozprzestrzeniania się. Przeczytać o tym możemy w uchwalonej niedawno specustawie.
Spis treści:
Jak długo może trwać home office?
Czym jest praca zdalna?
Jednak nie każda firma wie, na czym dokładnie polega praca zdalna i jakie obowiązki jej dotyczą. Co prawda część przedsiębiorstw nieraz korzystała z tzw. „home office”, jednak są wśród nas również tacy, dla których jest to zupełnie nowe pojęcie. I właśnie oni mają teraz problem. A nawet kilka problemów.
Pierwszy dylemat, na jaki należy zwrócić uwagę, to sposób przekazania pracownikom informacji o pracy zdalnej. Specustawa tego nie reguluje, a w Kodeksie pracy próżno szukać stosownych przepisów. Jak się okazuje, ustawa ta jest dosyć archaiczna i nie nadąża za postępem technologicznym, zwłaszcza za modną ostatnio i coraz bardziej powszechną cyfryzacją. Co prawda w Kodeksie pracy znajdziemy trochę praktycznych wskazówek dotyczących telepracy, jednak jest to zupełnie inna forma zatrudnienia, określona przez obie strony w momencie podpisywania umowy o pracę. A praca zdalna, o jakiej tutaj piszemy, nie musi być określona w umowie. Nie ma też konieczności sporządzania stosownego aneksu. Wystarczy zwykłe polecenie pracodawcy – jest to bowiem czasowa praca poza biurem, a nie trwała forma zatrudnienia.
Jak zlecić pracę zdalną?
Co do obowiązującego sposobu zlecenia pracownikom pracy w trybie home office, może to być każda z form, a więc zarówno pisemna jak i ustna. Pracodawca może także wydać polecenie pracy zdalnej poprzez służbowy e-mail. Warto tu podkreślić, że decyzję dotyczącą nowego sposobu pracy podejmuje tylko i wyłącznie pracodawca. Pracownik co prawda może z takim wnioskiem wystąpić, lecz wówczas pracodawca nie musi się na jego prośbę zgodzić. W drugą jednak stronę sytuacja wygląda zupełnie inaczej – jeżeli pracodawca wprowadza pracę zdalną, pracownik musi na tą propozycję przystać. Dlaczego? Otóż w artykule 108 Kodeksu pracy czytamy, że :
§ 1.Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
1) karę upomnienia,
2) karę nagany.
§ 2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.
Odmowa ze strony pracownika może wiązać się z wyciągnięciem wobec niego odpowiednich konsekwencji. Wyżej wspomniane nieprzestrzeganie organizacji, porządku czy też zasad, tyczy się bowiem również pracy zdalnej.
Jak długo może trwać home office?
Ale czy poza zarządzeniem, czy też zleceniem pracy w trybie home office, pracodawca powinien jeszcze coś zrobić? I na jaki czas może on wprowadzić omawiany tu tryb pracy? Otóż co do czasu, to jest on dowolny, ale nie może być dłuższy niż 180 dni, licząc od dnia wejścia w życie Specustawy. Tyle bowiem wynosi okres jej obowiązywania. Ponieważ nie ma w niej informacji co do czasu trwania pracy zdalnej, ani tego, czy może ona być zlecana wielokrotnie, zdaje się że nie ma co do tego żadnych przeciwwskazań. Czyli np. pracodawca może zarządzić tydzień pracy zdalnej i tydzień pracy w biurze…. Może, ale po co i czemu miałoby to służyć? Na pewno nie wyeliminowaniu ryzyka zarażenia ani zapewnieniu bezpiecznych warunków pracy.
Co musi zapewnić pracodawca?
Zlecając pracę zdalną, pracodawca powinien przekazać pracownikom zarówno sprzęt, jaki do wykonywania danej pracy jest niezbędny, jak i nowe ustalenia dotyczące pracy zdalnej. Należy tu wymienić takie kwestie, jak bezpieczeństwo i higiena pracy, sam sposób pracy, forma zgłaszania nieobecności (urlop, zwolnienie), a także przyjęty sposób ewidencjonowania czasu pracy.
Praca zdalna dotyczy zazwyczaj tej części pracowników, którzy do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę potrzebują komputera i telefonu. No i internetu, I te właśnie rzeczy pracodawca powinien przekazać pracownikowi, kierując go do pracy zdalnej. Drugą opcją jest wykorzystywanie przez pracownika własnych urządzeń, jednak w tej sytuacji pracodawca powinien mu wypłacić ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu na potrzeby pracy. Co do internetu – zazwyczaj każdy go w domu ma. Jednak istotną kwestią jest tu fakt, iż zlecając pracę zdalną, nie trzeba wskazywać miejsca jej wykonywania. Nie musi to więc być mieszkanie pracownika. W specustawie, w art. 3 znajduje się jedynie zapis, zgodnie z którym „pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”. Może on więc wyznaczyć do tego inne miejsce, niż mieszkanie podwładnego.
Bezpieczne warunki pracy
Zapewnienie pracownikowi bezpiecznych warunków pracy przy przy home office nie jest tu żadnym wyjątkiem i nie zwalnia pracodawcy z tego obowiązku. Dlatego też warto, zlecając home office, załączyć instrukcje czy wytyczne dotyczące bezpiecznego wykonywania pracy poza siedzibą firmy. Dlaczego jest to takie istotne? Otóż dlatego, że jeżeli pracownik, wykonując pracę w domu lub innym wskazanym przez pracodawcę miejscu, ulegnie wypadkowi, będzie to zakwalifikowane jako wypadek w pracy. I odpowiadać za to będzie poniekąd pracodawca.
Ewidencja czasu pracy
Kolejny problem to czas pracy i jego ewidencja. W większości firm praca odbywa się bowiem w ściśle określonych godzinach (np. od 9:00 do 17:00), a potwierdzeniem rozpoczęcia i zakończenia pracy jest podpis na liście obecności lub też odbicie karty pracy w specjalnym czytniku. Praca zdalna wyklucza taki system ewidencjonowania, ale z pomocą przychodzą tu specjalne aplikacje, jakie można zainstalować na komputerze lub smartfonie. Za ich pomocą pracownik będzie potwierdzał czas pracy. Można go też wyczytać z danych komputera – informatyk z pewnością będzie wiedział, jak to zrobić. Natomiast pracodawca, zlecając pracę zdalną, powinien mieć ten fakt na uwadze i zaproponować pracownikom system potwierdzania czasu pracy w dogodny dla wszystkich sposób.
Zwolnienia, urlopy
Warto też przemyśleć formę informowania przełożonego o dniach wolnych od pracy, czyli zwolnieniach i urlopach. Tu z reguły wystarczy wysłanie e-maila z informacją, że danego dnia pracować nie będziemy. Z kolei pracodawca powinien zastanowić się, czy przy okazji pracy zdalnej nie wprowadzić tzw. ruchomego czasu pracy. Chodzi o to, by personel nadal pracował 8 godzin, lecz – z uwagi np. na konieczność opieki nad dziećmi, nie musiał spędzać przy komputerze 8 godzin po rząd. Czas pracy można bowiem w takim systemie dowolnie dzielić, czyli np. 4 godziny rano i 4 po południu.
Innym sposobem jest wprowadzenie granic czasowych, w których wszyscy pracownicy powinni rozpocząć pracę – np. pomiędzy godziną 8:00 a 10:00 rano. Fakt, iż wspomniane tu rozwiązania komplikują nieco kwestie kontroli pracowników, bo nie będzie to dla wszystkim ten sam przedział czasu, ale jeżeli wprowadzimy odpowiedni system ewidencji, aplikacje ten czas policzą za nas i problemu nie będzie. Również dla działu kadrowego aplikacje takie są sporym ułatwieniem.
Wynagrodzenie
I na koniec jeszcze jedna, chyba dla większości najważniejsza kwestia. Za czas pracy zdalnej pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia. Oznacza to, że pracodawca wypłaca mu 100 procent pensji, a jeżeli pracownik korzysta z własnego sprzętu – wówczas jego wynagrodzenie powinno być zwiększone o wartość stosownego ekwiwalentu.
ZOBACZ TEŻ PODOBNE ARTYKUŁY:
Zależy nam na tym, by to Państwo współtworzyli dział porad prawno-kadrowych! Nasze artykuły i interpretacje prawne będą powstawały na podstawie Państwa zapytań.
Masz pytania? Napisz pod adres kontakt@dombezpieczny.com.