MPP, czyli mechanizm podzielnej płatności, jest obowiązkowy wyłącznie w przypadku spełnienia trzech warunków, a mianowicie:
- transakcja objęta fakturą zawarta jest pomiędzy dwoma firmami,
- przynajmniej jedna z wymienionych na fakturze pozycji znajduje się w załączniku nr 15 ustawy do Vat,
- wartość brutto faktury (a nie tylko tej jednej pozycji) przekracza kwotę 15.000 zł.
A zatem, tylko przy łącznym istnieniu wszystkich wymienionych wyżej okoliczności, sprzedawca ma obowiązek umieszczenia na fakturze zapisu „MPP”, a nabywca musi z wykorzystaniem tej metody opłacić fakturę. Oznacza to, że kwota netto płacona jest ze standardowego konta podatnika, natomiast kwota podatku Vat pobierana jest z konta Vat (o ile jest tam wystarczająca pula środków) i trafia bezpośrednio na konto Vat sprzedawcy.
Jednym ze skutków podatkowych niezastosowania się do obowiązku wynikającego z MPP jest brak możliwości wrzucenia takiego wydatku w koszty uzyskania przychodu. A zatem, jeżeli na fakturze istnieje napis MPP, podatnik powinien z wykorzystaniem tej metody opłacić taką fakturę. Są jednak sytuacje, w których firmy oznaczają symbolem MPP również te faktury, które w zasadzie dają podstaw do zastosowania mechanizmu podzielnej płatności. Ustawa bowiem w kwestii elementów znajdujących się na fakturze daje swego rodzaju dowolność, wymieniając jedynie elementy obowiązkowe. Są jednak również oznaczenia i zapisy dobrowolne, których firma nie musi zamieszczać, ale może.
Podobnie jest z owym zapisem MPP. Nie ma kar za niesłuszne umieszczanie go na dokumentach sprzedaży, dlatego też niektóre firmy, na wszelki, umieszczają na wszystkich swoich dokumentach zapis MPP. I czy w takiej sytuacji, kiedy dana transakcja nie jest objęta obowiązkowo mechanizmem podzielnej płatności, za niedopełnienie tego obowiązku nadal grożą nabywcy kary? I nadal nie ma on możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów?
Niekoniecznie. Co do MPP, to obowiązek istnieje tylko w jednym przypadku, przy łącznym spełnieniu trzech, wymienionych wyżej warunków. Pozostałe faktury powinny być płacone przy wykorzystaniu MPP, ale konieczności takiej nie ma. Jeżeli natomiast okaże się, iż kontrahent zalega wobec US, a my opłaciliśmy jego faktury dot. towarów lub usług wymienionych w załączniku nr. 15, na kwotę dowolną (czyli nawet 100 czy 200 zł), w sposób standardowy, wówczas razem z nim odpowiadamy solidarnie za jego zaległości w podatku Vat.
Co do zaliczenia faktury w koszty natomiast, zgodnie z interpretacjami US jest to możliwe, jeżeli opłacimy fakturę w sposób standardowy pomimo, iż znajduje się na niej adnotacja dotycząca MPP. Powinniśmy jednak mieć pewność, iż wymienione na fakturze elementy nie znajdują się we wspomnianym załączniku. Jednak są to interpretacje indywidualne, a zatem dotyczące konkretnych sytuacji i konkretnych podatników, nie mogą być więc kartą przetargową w przypadku sporu z urzędem.
Co do zasady jednak, jeżeli w odniesieniu do danej transakcji z mocy ustawy nie istnieje obowiązek MPP, to nawet, jeżeli na dokumentującej tą transakcję fakturze znajduje się taki zapis, nabywca nie ma obowiązku zastosowania mechanizmu podzielnej płatności. Z drugiej strony, dobrowolnie można w ten sposób oznaczać i opłacać każdą fakturę. I zdaje się, że ta opcja jest dużo bardziej bezpieczna. I dla nas, i dla naszych kontrahentów.