Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to środki pieniężne pochodzące z odpisów rocznych na każdego pracownika. Zgromadzone na osobnym koncie firmowym, mają służyć finansowaniu działalności socjalnej na rzecz pracowników i ich rodzin.
Podstawy jego tworzenia i wykorzystywania reguluje ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.).
Fundusz Socjalny jest obowiązkowy dla wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników), a także pozostałych, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają min. 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Środki finansowe pochodzą z odpisów, których wysokość jest ściśle określona. Wynosi ona na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, ogłaszanego przez GUS w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu, jeżeli wynagrodzenie to było wyższe w tym okresie (art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS).
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – na co można przeznaczyć?
Dysponentem środków ZFŚS jest pracodawca i to on decyduje, na co je wykorzysta. Jednak ustawa o zfśs określa, na co przykładowo pieniądze mogą być wykorzystywane.
Jednak w związku z tym, ze ustawa nie wymienia wszystkich możliwości, często dochodzi do nieprawidłowego spożytkowania środków finansowych.
Modelowo powinno wyglądać to tak, że fundusze, które zgromadzi pracodawca na Fundusz Socjalny, pożytkuje na pomoc socjalną, świadczenia socjalne dla wszystkich pracowników lub dla tych, którzy znajdują się w trudnej sytuacji finansowej lub życiowej.
Przykładami takiego wykorzystania są: „wczasy pod gruszą” dla pracowników, dofinansowanie wypoczynku jego dzieci, paczki dla dzieci z okazji świąt, dofinansowanie do żłobków i przedszkoli, dofinansowanie do karnetów sportowo-rekreacyjnych lub biletów na imprezy kulturalno-oświatowe oraz zapomogi losowe lub dla osób, które są w ciężkiej sytuacji materialnej.
Niedozwolone jest wykorzystanie środków z ZFŚS na np. imprezy integracyjne, nagrody i kwiaty okolicznościowe, prywatną opiekę zdrowotną, dowóz pracowników do miejsca pracy ani tym bardziej żadne premie i nagrody.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – dla kogo?
Beneficjentami środków z ZFŚS są osoby wymienione w ustawie o ZFŚS: pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny, jeśli pozostają na ich utrzymaniu oraz inne osoby, którym zakład w regulaminie przyznał prawo do możliwości korzystanie ze świadczeń Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Pracodawca dzieli środki finansowe z ZFŚS pomiędzy osoby uprawnione, uzależniając wysokość i rodzaj wypłaty od ilości środków zgromadzonych na koncie Funduszu oraz od sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracownika ( nie można uzależniać wielkości świadczeń od np. długości zatrudnienia, wymiaru etatu czy rodzaju umowy o pracę).
Dlatego niedopuszczalna jest wpłata świadczeń w równej wysokości dla wszystkich pracowników.
Zgodnie z ustawą o ZFŚS należy stworzyć wewnętrzny regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ma to na celu unormować warunki przyznawania świadczeń tj. wymagania, jakie należy spełnić, wysokość kwot, formalności, jakich trzeba dopełnić, czas rozpatrywania wniosku oraz inne istotne informacje.