Przedsiębiorca opłaca składki ZUS nie tylko za swoich pracowników, ale również za siebie. Dotyczy to zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, jak i składki zdrowotnej oraz Funduszu Pracy, który w zasadzie ubezpieczeniem społecznym nie jest, ale to temat na odrębny artykuł.
Składki na ubezpieczenia społecznie stanowią koszt uzyskania przychodów. Chodzi tu o składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe, przy czym to ostatnie jest ubezpieczeniem dobrowolnym, którego przedsiębiorca nie musi opłacać. Składki dotyczące pracowników zaliczane są do kosztów podatkowych, podobnie jak pozostałe elementy wchodzące w skład wynagrodzeń.
A jak wygląda sytuacja ze składkami dotyczącymi pracodawcy? Otóż z pewnością stanowią one koszt uzyskania przychodu, a przedsiębiorcy mają dwie możliwości rozliczania tego kosztu. O ile oczywiście są opodatkowani podatkiem liniowym, lub wg skali (progi podatkowe). A zatem, składki właściciela można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu, podobnie jak składki dotyczące pracowników czy wszelkie inne koszty związane z prowadzeniem firmy. Można je też odliczyć od dochodu, tuż przed obliczenie podatku.
W obu sytuacjach składki przedsiębiorcy pomniejszą podstawę opodatkowania, zmniejszając zarazem podatek. Jednak w sytuacji, kiedy składki zaliczamy do kosztów, możemy je odliczać każdego miesiąca. Nawet, jeżeli w danym miesiącu firma poniesie stratę. Odliczanie składek od dochodu jest natomiast o tyle ryzykowne i skomplikowane, że mając stratę, nie jesteśmy w stanie odliczyć żadnych składek. Oczywiście możemy to zrobić w kolejnych miesiącach, pod warunkiem uzyskania wystarczająco wysokiego dochodu… inaczej rzecz ujmując, może się zdarzyć, iż w danym roku przedsiębiorca nie zdoła odliczyć wszystkich opłaconych za siebie składek.
Co istotne, odliczyć można tylko składki zapłacone, czyli te, które faktycznie zostały przelane na rachunek ZUS. Jeżeli przedsiębiorca z jakiegoś powodu nie opłacił składek w danym miesiącu, wówczas może je odliczyć w miesiącu kolejnym. Nawet, jeżeli będzie to oznaczało podwójne zaksięgowanie składek w danym okresie.
Odstępstwem jeżeli chodzi o składki ZUS jest ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy.
Do końca 2021 roku składki zdrowotne były odliczane od kwoty podatku, obecnie jednak, z jednym tylko wyjątkiem, nie jest to możliwe. Część zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne można jednakże zaliczać do kosztów uzyskania przychodu według ściśle określonych zasad, odrębnych praktycznie dla każdej grupy podatników. A jak to wygląda w przypadku Funduszu Pracy? Otóż podobnie jak w przypadku ubezpieczeń społecznych, składki na ten Fundusz bez wątpienia stanowią dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Tyle że nie możemy ich odliczać od dochodu, więc jedyną możliwością jest ujęcie opłaconych składek bezpośrednio w kosztach prowadzonej działalności. Tak czy inaczej, składki na Fundusz Pracy również zmniejszają podstawę opodatkowania, a tym samym – podatek.