Prezenty świąteczne dla kontrahentów nie zawsze są kosztem. A nawet inaczej: prezenty te z reguły kosztem podatkowym nie są. Niestety, od jakiegoś czasu w przepisach dotyczących działalności gospodarczej coraz bardziej zawęża się katalog wydatków, które dla firmy stanowią koszt uzyskania przychodu i tym samym zmniejszają podstawę opodatkowania.
Jednak istnieje jeszcze kilka sposobów, by koszt nabycia upominków dla kontrahentów zaliczyć do kosztów podatkowych. Możliwość taką dają przede wszystkim wydatki na cele reklamowe. Ta bowiem służy do rozpowszechnienia wizerunku firmy i zwiększenia jej rozpoznawalności wśród klientów, a co za tym idzie, do wzrostu przychodów osiąganych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak aby dany przedmiot był uznany za reklamę, powinien on posiadać logo firmy lub w inny sposób, ale jednoznacznie, nawiązywać do jej działalności.
No ale koszty to jedno, a przychody to drugie. Jeżeli nie chcemy, by wręczany kontrahentowi gadżet czy prezent świąteczny stanowił dla niego przychód podatkowy, należy wcześniej upewnić się, czy spełnione są następujące warunki:
- wartość upominku, w przeliczeniu na jedną osobę, nie przekracza kwoty równej 200 zł, a obdarowana osoba nie jest pracownikiem firmy,
- przedmiot wręczany kontrahentom posiada logo lub inne cechy, wskazujące na jego charakter reklamowy.
Tylko przy spełnieniu powyższych wymagań, wartość przedmiotu wręczanego kontrahentom będzie zwolniona z podatku dochodowego. W przeciwnym wypadku, firma wręczająca będzie miała koszt podatkowy, ale, niestety, obdarowany będzie musiał wykazać przychód. Jeżeli natomiast odbiorcą prezentu jest osoba fizyczna, nieprowadząca działalności gospodarczej, wówczas wartość takiego prezentu należy wykazać na koniec roku w deklaracji PIT-11, którą obdarowany musi uwzględnić w swoim rozliczeniu rocznym. Istotne jest tu, że przychodem jest całkowita wartość prezentu, a nie tylko nadwyżka ponad wspomniany limit 200 zł.
W przypadku firm, wartość upominków otrzymanych od kontrahentów w związku z prowadzoną działalnością, powinna być doliczona do przychodu firmy i opodatkowana. Obowiązek podatkowy powstaje więc w tym przypadku po stronie obdarowanego. Wyjątkiem są jednak towary, które nie stanowią towaru handlowego i nie mogą być przedmiotem obrotu.
Jeżeli natomiast wręczane kontrahentom upominki to po prostu kosze ze słodyczami czy drogie alkohole, wówczas wydatki poniesione na te prezenty z pewnością nie obniżą podstawy opodatkowania. Nie są one bowiem reklamą, lecz reprezentacją. A koszty reprezentacji kosztami podatkowymi nie są. Co ciekawe, w ustawie nie ma żadnej definicji kosztów reprezentacji. Jednak ta wynika z licznych, wydawanych przez administrację skarbową, interpretacji. Generalnie, podstawową różnicą pomiędzy upominkiem reklamowym a upominkiem na cele reprezentacyjne jest logo firmy lub jego brak. No i wartość gadżetu – im droższy, tym bardziej wskazuje na reprezentację. Zwłaszcza, jeżeli wręczamy go tylko wybranym klientom.
A co z podatkiem Vat? Tu też jest limit, i też są zwolnienia. Tyle, że trochę inne, bo przecież jeżeli o podatki chodzi, im więcej komplikacji, tym lepiej dla US. A zatem, od wartości zakupionych upominków, które mają charakter reklamowy, i tym samym stanowią koszt uzyskania przychodu, możemy odliczyć podatek Vat. Problem pojawia się z chwilą przekazania upominków kontrahentom. W takiej sytuacji bowiem również należy wykazać Vat, chyba, że:
- wartość upominku nie przekracza 10 zł na jedną osobę,
- wartość upominków przekazanych jednej osobie w ciągu roku podatkowego nie przekracza kwoty równej 100 zł, przy czym konieczna jest ewidencja osób obdarowanych (urząd może chcieć sprawdzić, czy dana kwota faktycznie nie została przekroczona).
W przeciwnym wypadku, przy zakupie upominków należy nam się odliczenie podatku Vat, jednak po ich przekazaniu, vat ten należy naliczyć. W świetle prawa podatkowego bowiem nieodpłatne przekazanie towarów, należących do danego przedsiębiorstwa, traktowane jest po prostu jak dostawa towaru. Czyli sprzedaż, od której należy odprowadzić podatek od wartości dodanej (w skrócie, Vat).