Prezenty dla pracowników w świetle podatku i ZUS

Red.: |Data publikacji:

W okresie świątecznym wiele firm, mimo iż obecnie wigilie firmowe organizowane są w większości zdalnie, rozdaje swoim pracownikom świąteczne upominki. Mają one rozmaitą formę, począwszy od paczek żywnościowych, a na bonach lub gotówce skończywszy. Jednak wręczenie pracownikom prezentów wiąże się z podobnymi formalnościami, jakie pracodawcy stosują w odniesieniu do wynagrodzeń.

A zatem, jeżeli wręczymy pracownikom bony świąteczne, które można wymienić na towary we wskazanych sklepach, to od wartości tych bonów należy odprowadzić podatek dochodowy. Jeżeli chodzi natomiast o składki ZUS, to kluczowe znaczenie ma źródło finansowania bonów. Te opłacone ze środków obrotowych firmy podlegają ozusowaniu, ale jeżeli pracodawca posiada Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (w przypadku firm prywatnych, zatrudniających min. 50 osób, jest on obowiązkowy), wówczas wartość bonów może być zwolniona ze składek ZUS. Aby tak się stało, konieczne jest jednak spełnienie określonych warunków: przekazane pracownikom bony muszą stanowić pomoc socjalną i być przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚS.

Podobnie, jeżeli chodzi o składki na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wygląda sytuacja w przypadku wyręczenia pracownikom gotówki. Tu też kluczowe znaczenie ma źródło jej finansowania – to, co sfinansujemy z ZFŚS, może być zwolnione ze składek. Jeżeli natomiast pieniądze będą pochodziły ze środków obrotowych pracodawcy, wówczas odprowadzenie składek będzie konieczne.

Różnica między bonem a gotówką (lub innym świadczeniem rzeczowym) jest natomiast istotna pod kątem podatku. Od paru lat bowiem bony nie są uznawane ani za prezenty rzeczowe, ani za świadczenia pieniężne. Dlatego też konieczne jest odprowadzenie od ich wartości podatku dochodowego, niezależnie od źródła finansowania bonów. Co z gotówką i świadczeniami rzeczowymi? Tu podatku nie będzie, o ile oczywiście wartość przekazanych świadczeń (w przeliczeniu na jednego pracownika) jest mniejsza, niż 2.000 zł rocznie (limit ten stosuje się na cały rok 2020 i 2021, chociaż obowiązuje on od 31.03.2020 r. i został zwiększony na mocy ustawy antykryzysowej).

Ważne jest natomiast, by przekazywane świadczenia pieniężne czy też rzeczowe były finansowane z ZFŚS. Inaczej bowiem zwolnienie z podatku (jak również ze składek ZUS) nie będzie miało zastosowania.

Co zatem przekazać pracownikom, by nie musieć do tego dopłacać? I by wszyscy byli zadowoleni? Z całą pewnością gotówkę. Dobrze jednak jest sfinansować ją z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. A jeżeli takiego nie ma? No cóż… wówczas o przekazanej gotówce, poza pracodawcą i pracownikami, nikt nie musi wiedzieć.

1