Od 1 lipca 2024 r. obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników VAT, którzy mają siedzibę na terytorium Polski.
Krajowy System e-Faktur jest systemem komputerowym, który umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur. Głównym jego celem jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca.
Czynni podatnicy VAT, którzy mają siedzibę na terytorium Polski, zostaną od 1 lipca 2024 roku objęci obowiązkowym KSeF. Będzie on także obejmować te podmioty zagraniczne, które utworzyły w Polsce tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. SMPD lub Fixed Establishment), charakteryzujące się wystarczającą trwałością oraz odpowiednim zapleczem personalnym, technicznym, czy organizacyjnym (np. dla celów logistycznych i magazynowych). Zaznaczyć należy, że sama rejestracja dla celów VAT w Polsce nie oznacza, że podmiot zagraniczny utworzył tutaj SMPD i ma obowiązek korzystania z KSeF. Niezależnie od tego, czy firma współpracuje z polskimi kontrahentami, czy zagranicznymi, jeśli masz siedzibę działalności w Polsce – od lipca przyszłego roku będziesz musiał przejść na e-fakturowanie w KSeF.
Faktury, które nie podlegają KSeF
Wyjątkiem będzie fakturowanie na rzecz konsumentów. Faktury tego rodzaju będą wyłączone z KSeF, co oznacza, że zastosowanie znajdą dotychczasowe zasady dokumentacji transakcji i możliwe będzie wystawienie faktury elektronicznej lub faktury w postaci papierowej. Jednocześnie rolnicy ryczałtowi od wejścia w życie obowiązkowego KSeF będą mogli wystawiać e-faktury na zasadzie dobrowolności.
Kto z opóźnieniem objęty będzie KSeF ?
Z półrocznym opóźnieniem obowiązkiem KSeF objęci zostaną podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo. Głównie dla odbioru faktur zakupowych oraz wystawiania faktur sprzedaży (jeśli dobrowolnie zdecydują się na taki krok albo nabywca zgłosi takie żądanie w odpowiednim terminie). Przedsiębiorcy ci będą obowiązani do korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 r., wcześniej będą mogli albo dobrowolnie korzystać z KSeF i wystawiać e-faktury, albo zastosują dotychczasowe zasady. Analogicznie do zwolnionych podmiotowo, od 2025 roku obowiązkiem KSeF objęci zostaną przedsiębiorcy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo, tj. zwolnione na gruncie art. 43 VAT (np. kulturalnych, finansowych, ubezpieczeniowych, czy medycznych) lub zwolnione na gruncie rozporządzenia MF z 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.
O czym należy pamiętać?
Jeśli mamy obowiązek korzystania z KSeF zweryfikujmy analogiczne obowiązki po stronie naszych kontrahentów. Brak obowiązku korzystania z KSeF może zaważyć o sposobie doręczania e-faktury poza KSeF lub o możliwości jej wystawienia na dotychczasowych zasadach. Pomocna może być tutaj „biała lista podatników VAT” oraz odpowiednie oświadczenia kontrahentów o braku obowiązku korzystania z KSeF (np. z uwagi na wykonywanie usług zwolnionych).