Zdarza się, że pracownik nagle znika bez słowa, a do firmy wpływają jego zwolnienia lekarskie. Brak kontaktu pomiędzy stronami oraz przepływu jakichkolwiek informacji może powodować, iż pracodawca zaczyna nabierać podejrzeń co do faktycznej choroby podwładnego. A przecież, zgodnie z przepisami, zwolnienie lekarskie jest wydawane w celu doprowadzenia do jak najszybszej poprawy stanu zdrowia pracownika.
Tym bardziej, iż pracodawca nie widzi kodu choroby, a więc nie ma pojęcia, jaka jest sytuacja i co tak naprawdę dzieje się z daną osobą. Bywa również, że nie ma ani pracownika, ani zwolnienia. Jak to możliwe?
Otóż po pierwsze – system elektroniczny mógł nie zadziałać, lekarz mógł nie zaznaczyć odpowiedniego okienka, które sprawia, iż pracodawca widzi dane zwolnienie lub po prostu pracownik nie był jeszcze u lekarza. W szczególnych przypadkach, wynikających ze stanu zdrowia pracownika możliwe jest bowiem wystawienie zwolnienia lekarskiego nie od dnia wizyty czy dnia następnego, ale nawet na trzy dni wstecz. A to oznacza, iż przed podjęciem ostatecznej decyzji o wypowiedzeniu umowy pracownikowi lub o jego zwolnieniu dyscyplinarnym warto te trzy dni odczekać.
Jeżeli podejrzewamy, iż pracownik w czasie zwolnienia wykonuje pracę na rzecz innego podmiotu lub po prostu przebywa na urlopie (częste są również zwolnienia spowodowane remontem mieszkania), możemy takie zwolnienie skontrolować. Chodzi tu o sprawdzenie, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie zgodnie z jego przeznaczeniem i czy w związku z tym słuszne jest pobieranie przez niego zasiłku chorobowego.
Kontroli zwolnienia może dokonać zarówno pracodawca, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych, co jest uzależnione od poziomu zatrudnienia w danej firmie i tego, kto wypłaca zasiłek chorobowy. W przypadku mniejszych podmiotów, zatrudniających mniej niż 20 osób, organem wypłacającym zasiłek i uprawnionym do przeprowadzenia kontroli jest ZUS. Chodzi tu oczywiście o wykorzystywanie zwolnienia zgodnie z jego celem. Pracodawca może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń z wnioskiem o przeprowadzenie takiej kontroli, podając jednocześnie powód, który go do tego skłonił.
Jak wygląda kontrola zwolnienia lekarskiego?
Istotne jest przede wszystkim, czy pracownik w czasie choroby przebywa w domu. Zwłaszcza, jeżeli na zwolnieniu lekarz zaznaczył adnotację, że chory powinien leżeć. Niestety, nie jest to takie proste i oczywiste – należy bowiem uwzględnić warunki życiowe pracownika. Jeżeli mieszka on samotnie, to i tak musi wyjść chociażby do sklepu po jedzenie. W grę wchodzi też często opieka nad dziećmi. Poza tym pracownik wcale nie musi w trakcie zwolnienia przebywać w domu – może przenieść się chociażby do kolegi, żeby uniknąć przebywania samemu w domu. Wszystkie aspekty należy wziąć pod uwagę i uwzględnić w trakcie ewentualnej kontroli.
Jeżeli mimo wszystko przeprowadzona kontrola wykaże, iż dane zwolnienie było wykorzystywane niezgodnie z celem, pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego. Również tego, który już otrzymał – w tej sytuacji wypłacone na rzecz danej osoby kwoty podlegają w całości zwrotowi. Nie jest to jednak jedyna możliwa kara dla niezdyscyplinowanego pracownika. Konsekwencje tzw. „lewego” zwolnienia mogą być bowiem dużo gorsze. Jeżeli działanie pracownika było celowe i zamierzone, a choroba symulowana, to sytuacja taka może być powodem zwolnienia dyscyplinarnego. W takim przypadku konieczne będą jednak dowody, potwierdzające celowość działań pracownika.