Jeśli jako pracodawca opłacasz składkę wypadkową, na początku roku możesz mieć obowiązek złożenia do ZUS informacji IWA. To krótki formularz, ale ma realne znaczenie – na jego podstawie ZUS ustala stopę procentową składki wypadkowej na kolejny rok składkowy. W 2026 roku termin złożenia IWA mija 31 stycznia 2026 r.
Co to jest IWA?
IWA to formularz, który dotyczy ubezpieczenia wypadkowego. Składa się go do ZUS do końca stycznia danego roku za rok poprzedni. Informacja IWA jest potrzebna ZUS-owi do ustalenia wysokości stopy procentowej składki wypadkowej na kolejny rok składkowy.
Warto pamiętać, że rok składkowy dla ubezpieczenia wypadkowego nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym. ZUS ustala składkę wypadkową na okres od 1 kwietnia bieżącego roku do 31 marca roku następnego. Innymi słowy: dane przekazane w styczniu wpływają na to, ile zapłacisz od kwietnia.
Od czego zależy składka wypadkowa i ile wynosi?
Stopa procentowa składki wypadkowej nie jest taka sama dla wszystkich firm. Zależy od kilku czynników i jest ustalana indywidualnie dla płatnika. Sama składka może wynosić od 0,67 do 3,33 proc. podstawy wymiaru.
Najważniejsze z perspektywy pracodawcy jest to, że składka wypadkowa jest w całości finansowana przez pracodawcę – nie jest potrącana z wynagrodzenia pracownika.
Kto musi złożyć IWĘ?
ZUS oczekuje złożenia formularza IWA od tych płatników, którzy spełniają określone warunki. Kluczowe jest to, czy w poprzednim roku zgłaszałeś do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 ubezpieczonych. Jeśli tak, najczęściej oznacza to konieczność złożenia IWA.
Obowiązek dotyczy płatników, którzy:
- w roku, którego dotyczy informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
- byli zgłoszeni w ZUS nieprzerwanie jako płatnicy składek wypadkowych od 1 stycznia do 31 grudnia poprzedniego roku oraz co najmniej przez jeden dzień w styczniu bieżącego roku,
- na 31 grudnia poprzedniego roku byli wpisani do rejestru REGON.
Jeżeli któryś z tych warunków nie jest spełniony, sytuacja może wyglądać inaczej, dlatego warto to sprawdzić przed wysyłką dokumentu.
Jak wyliczyć liczbę osób do IWA?
To fragment, który najczęściej budzi wątpliwości, bo nie chodzi o „stan zatrudnienia na koniec roku”, tylko o średnią miesięczną liczbę ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w poprzednim roku kalendarzowym.
Średnią liczy się z tych miesięcy, w których płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego choćby jedną osobę i to nawet wtedy, gdy była ona zgłoszona tylko przez jeden dzień w danym miesiącu.
Jednocześnie są osoby, których do tej liczby się nie wlicza, pod warunkiem że przez cały miesiąc nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu, bo przebywały na urlopie lub pobierały świadczenia. W praktyce nie uwzględnia się osób, które cały miesiąc:
- były na urlopie wychowawczym,
- były na urlopie bezpłatnym,
- pobierały zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Do kiedy trzeba złożyć IWA?
Termin jest stały: IWA składa się do 31 stycznia danego roku. W tym przypadku oznacza to, że dokument należy przekazać do ZUS najpóźniej do 31.01.2026 r.
Co dalej po złożeniu IWA?
Jeżeli płatnik składał IWA przez trzy kolejne lata, ZUS może na tej podstawie sam ustalić stopę procentową składki wypadkowej na dany rok składkowy. Informację o wysokości stopy procentowej ZUS przekazuje na portalu e-ZUS.
Zobacz również
Premie i paczki świąteczne dla pracowników – ZUS i podatek PIT. Co się opłaca?
Sprawdź, kiedy premie i paczki świąteczne podlegają ZUS i PIT, a kiedy świadczenia z ZFŚS są zwolnione z opodatkowania.
Wakacje składkowe 2025: kto skorzysta z ulgi w ZUS, a komu może zostać odebrana?
Wakacje składkowe 2025 – sprawdź, kto i na jakich zasadach może skorzystać ze zwolnienia z ZUS oraz kiedy złożyć wniosek, by nie stracić ulgi.
Rezygnacja z ozusowania umów zleceń w 2026 roku
Polska wycofuje się z pełnego oskładkowania wszystkich umów cywilnoprawnych. Ponadto zdecydowano się na znaczne wzmocnienie kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).