Praca zdalna sprawiła, że w wielu firmach pojawił się problem z ewidencją czasu pracy oraz podpisywaniem listy obecności. Pracodawcy niejednokrotnie zadawali sobie pytanie, czy te formalności naprawdę są niezbędne i czy firma faktycznie ma obowiązek ich prowadzenia?
Rejestracja a ewidencja czasu pracy
Niekoniecznie. Jak się okazuje, lista obecności tworzona jest tylko i wyłącznie z woli pracodawcy, a nie na mocy przepisów prawa pracy. Może mieć ona charakter papierowy, i wówczas konieczne są własnoręczne podpisy wszystkich pracowników, bądź elektroniczny, kiedy to przykładowo pracownicy logują się w specjalnym systemie lub odbijają karty magnetyczne. Co istotne, dokument ten służy wyłącznie potwierdzeniu, że dany pracownik przybył do pracy i o której godzinie. Jest to dodatkowa – poza ewidencją czasu pracy – forma prowadzenia rejestracji czasu pracy poszczególnych osób. Może być jej uzupełnieniem, ale nie może jej zastąpić.
Z kolei ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. W artykule 149 czytamy:
- 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie.
A zatem przedsiębiorca taką ewidencję prowadzić po prostu musi, chociaż niejednokrotnie zarówno on, jak i pracownicy są do tego dosyć negatywnie nastawieni. No cóż, jest to w końcu dodatkowa uciążliwa formalność. Zwłaszcza w czasach, kiedy częściowo pracujemy w domu lub po godzinach, byleby wyrobić się na czas z rosnącą liczbą zadań i obowiązków, czego z kolei pracodawca nie chce wykazywać… A za brak ewidencji czasu pracy przedsiębiorca może zostać obciążony karą grzywny w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.
Lista obecności, zmiany w RODO i regulamin pracy
Co ciekawe, RODO wpłynęło również na zmiany w stosunku do listy obecności – o ile w ogóle takową prowadzimy. Od jakiegoś czasu nie można już na niej wykazywać bowiem choroby pracownika (informacje o stanie zdrowia podlegają ochronie danych osobowych). Rozsądnym wyjściem jest zatem zaznaczanie, że pracownik jest po prostu nieobecny… I tu powstaje kolejne pytanie: Czy prowadzenie listy obecności, na której nie możemy zaznaczyć rodzaju nieobecności, ma jakikolwiek sens?
Może jednak wystarczy ewidencja, gdzie już obowiązkowo należy umieścić informacje zarówno o godzinach pracy, jak i rodzaju nieobecności danego pracownika, a także o liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych, pracy w weekendy i święta itd. Informacje te są bowiem niezbędne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia danego pracownika.
Podczas gdy lista obecności może zawierać jedynie imię i nazwisko pracownika, dane zakładu pracy i przełożonego, podpis pracownika, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz zakres czasowy pracy, to w ewidencji czasu pracy, czyli w tej obowiązkowej formie rejestrowania pracy poszczególnych osób, mamy już nieco większy zakres dozwolonych informacji. A zatem ewidencja czasu pracy może (a nie musi) zawierać:
- godziny rozpoczęcia/zakończenia pracy,
- liczbę godzin przepracowanych,
- liczbę godzin nadliczbowych,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- rodzaj i wymiar nieobecności w pracy zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych, a także zwolnień lekarskich itd.,
- wskazanie dni wolnych od pracy.
Ewidencja czasu pracy powinna uwzględniać również takie sytuacje, jak wyjścia pracownika w celu załatwienia spraw prywatnych czy chociażby urlopy bezpłatne. Może być ona również prowadzona (podobnie jak lista obecności) zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, o ile tylko możliwy jest jej wydruk w każdym momencie, a system umożliwia takie przechowywanie danych, by uniemożliwić do nich dostęp osobom trzecim (co jest związane oczywiście z RODO i ochroną danych osobowych). Wydaje się więc, iż wprowadzenie danych do programów księgowo-kadrowych jest w zupełności wystarczające. I przy rzetelnym oraz regularnym uzupełnianiu nieobecności w programie, listy obecności można całkowicie wyeliminować. Należy tu jednak podkreślić, iż rzetelność ewidencji zależy nie tylko od pracodawcy, ale też w dużej mierze od pracowników, którzy na czas powinni przekazywać do wyznaczonych osób informacje dotyczące nieobecności w pracy i jej przyczynie. Bądź też o obecności w pracy wtedy, kiedy ich tam być nie powinno.
A zatem lista obecności jest zupełnie dobrowolną metodą potwierdzania obecności w pracy danego pracownika. Ewidencja czasu pracy jest z kolei obowiązkiem każdego pracodawcy, jednak zakres informacji, jakie dokument ten zawiera, nie został nigdzie ściśle określony. Wiemy, co może się w ewidencji znaleźć, ale nie wiemy, co musi w niej być.
To, czy pracodawca prowadzić będzie listę obecności oraz jak wyglądać będzie prowadzona przez niego ewidencja czasu pracy, należy oczywiście przekazać głównym zainteresowanym – czyli pracownikom. Jeżeli w firmie pracuje mniej niż 20 osób, wówczas regulamin pracy nie jest obowiązkowy i informacje dotyczące zgłaszania nieobecności czy potwierdzenia przybycia zostają przekazane w informacji dodatkowej, wręczanej pracownikowi wraz z umową o pracę. Jeżeli natomiast pracodawca zatrudnia 20 osób i więcej, wówczas informacje dotyczące listy obecności i ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się w regulaminie pracy, o czym również warto pamiętać.