W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, skuteczna komunikacja w dużych firmach produkcyjnych jest jednym z najważniejszych elementów zapewniających ich sukces. W kontekście globalnej konkurencji, złożoności procesów produkcyjnych oraz rosnących oczekiwań klientów, firmy muszą inwestować w nowoczesne i efektywne rozwiązania komunikacyjne. Zwykle jest to trudny proces, jednak warto się w niego zaangażować, bo efekty będą odczuwalne przez długi czas.
Waga komunikacji i problemy z jej prowadzeniem
W fabrykach produkcja jest najważniejszym priorytetem, nic więc dziwnego, że komunikacja wewnętrzna nie zawsze znajduje się na celowniku większości producentów. Badania przeprowadzone przez firmę Forrester ujawniają istotne problemy związane z komunikacją. Około 75% opóźnień w produkcji wynika z trudności w komunikacji między pracownikami, a 71% pracowników pierwszej linii zauważa, że zaktualizowane narzędzia komunikacyjne mogą znacznie zwiększyć ich produktywność.
Jednym z głównych wyzwań jest czas, kluczowy w każdej hali fabrycznej. Spędzanie wielu godzin na szkoleniu pracowników z zakresu komunikacji może okazać się niepraktyczne, co z pewnością przełoży się na wyniki produkcyjne. A czy przyniesie pożądane efekty? Trudno o 100% gwarancję. Innym problemem jest to, że pracownicy hali produkcyjnej często otrzymują zbyt wiele informacji za pośrednictwem jednokierunkowych kanałów, takich jak newslettery czy tablice ogłoszeń, co prowadzi do przeciążenia informacyjnego. O wiele lepiej sprawdza się komunikacja dwustronna, która umożliwia efektywny przepływ informacji.
Kolejny problem polega na tym, że kadra kierownicza i pracownicy pierwszej linii często pracują w oddzielnych przestrzeniach, co może prowadzić do poczucia odizolowania i daje możliwość zatajania ważnych informacji. To z kolei może skutkować kosztownymi błędami oraz obniżoną retencją utalentowanych pracowników. Co więcej, niespójna komunikacja może zagrażać zdrowiu i bezpieczeństwu pracowników, prowadząc do problemów prawnych i negatywnie wpływając na zadowolenie klientów, ale i partnerów biznesowych.
Współczesne firmy produkcyjne muszą więc szukać nowych rozwiązań, które dostarczają informacji w czasie rzeczywistym. To ważne, ponieważ fabryki to złożone środowiska, w których linie produkcyjne mogą ulec opóźnieniom w każdej chwili. Kluczowe jest więc, aby pracownicy byli na bieżąco informowani o stanie produkcji i potencjalnych wąskich gardłach. Warto przy tym pamiętać, że komunikacja nie kończy się przecież na informacjach dotyczących taśmy produkcyjnej. Dotyczy również bezpieczeństwa, eventów firmowych, wszelkich inicjatyw pracowniczych i szeregu innych spraw.
Co TRZEBA wiedzieć?
Aby poprawić komunikację w firmach produkcyjnych, kluczowe jest zapewnienie pracownikom narzędzi i informacji, które umożliwią im skuteczne wykonywanie obowiązków. Takie działania mogą znacznie poprawić efektywność operacyjną, praktyki bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz zaangażowanie pracowników. Ważne jednak, by komunikacja jaka rozpocznie się za ich pomocą nie była jednostronna. Współczesne firmy nie mogą sobie pozwolić na delegowanie zadań bez przestrzeni na dyskusję. Ustanowienie metod komunikacji dwukierunkowej jest niezbędne, aby zatrzymać pracowników i zmniejszyć rotację.
– Każdy pracownik musi mieć możliwość dzielenia się informacjami, zgłaszania własnych pomysłów, informowania o problemach, wyrażania własnego zdania. Poszukujemy więc coraz to nowych rozwiązań, które nam to umożliwiają. Wdrożyliśmy bezpłatną, prostą w użyciu aplikację mobilną, która jest dostępna zarówno na smartfonach prywatnych, jaki i służbowych. Dzięki temu narzędziu możemy traktować pracowników jako część rodziny zawodowej, a to sprzyja większemu zaangażowaniu i lojalności – mówi Natalia Kubowicz, kierownik ds. komunikacji korporacyjnej w NSG Group w Polsce.
Dobra strategia komunikacji powinna koncentrować się na doświadczeniu pracownika, łączyć ludzi i angażować ich, aby naprawdę czuli się częścią zespołu. Warto to robić zwięźle i konkretnie. Jeśli chodzi o pracowników produkcyjnych, lepiej odejść od długich treści, na których przeczytanie prawdopodobnie nie mają czasu, by w ich miejsce wybrać krótkie, najlepiej w graficznej formie. Zwięzłe, a jednocześnie angażujące, np. komunikaty dotyczące podziękowań dla pracowników, konkursów i ciekawych rozmów, w których każdy może wziąć udział.
Kolejna sprawa to innowacje w dziedzinie komunikacji, które okazują się niezbędne, ponieważ stare metody często po prostu nie działają. Komunikacja wewnętrzna narażona jest na niepowodzenie w angażowaniu pracowników produkcyjnych, ponieważ zazwyczaj nie mają oni biurka i mogą nie obsługiwać firmowego adresu e-mail ani cyfrowego profilu.
Dlaczego warto?
Według badań Global Employee Engagement Benchmark Study 2021 w Europie poziom zaangażowania pracowników wynosi tylko około 52%. Jest to najniższy poziom zaangażowania pracowników na świecie. Z kolei badanie Gallupa dostarcza informacji, że jeśli poziom zaangażowania utrzymuje się na wysokim poziomie, to wyniki finansowe są o ponad 20% wyższe1. To liczby, wobec których nie można przejść obojętnie.
– Efektywna komunikacja jest kluczowym elementem naszej strategii operacyjnej w NSG Group. W ciągu ostatnich kilku lat wdrożyliśmy szereg rozwiązań, które znacznie poprawiły nasze procesy produkcyjne i zaangażowanie pracowników. Jednym z naszych najważniejszych osiągnięć było wprowadzenie platformy komunikacyjnej w postaci aplikacji mobilnej, która umożliwia nam przekazywanie informacji w czasie rzeczywistym. Cześć przekazów pisemnych zastąpiliśmy materiałami filmowymi oraz kanałem podcastowym „Natchnieni szkłem”, w ramach którego do rozmów zapraszani są nasi pracownicy. Kolejnym etapem będzie zainstalowanie interaktywnych tablic ogłoszeniowych i ekranów w kluczowych miejscach na hali produkcyjnej. To rozwiązanie pozwoli na stopniowe odejście od drukowanych biuletynów i maili, dzięki czemu będziemy mogli lepiej kontrolować aktualność komunikatów – mówi Natalia Kubowicz.
Wykorzystanie zbiorowej mądrości pracowników, którzy codziennie obserwują linie produkcyjne, jest kluczowe dla sukcesu firmy. Z kolei skuteczny dialog w przedsiębiorstwie produkcyjnym ma ogromne znaczenie dla tworzenia udanych produktów. Może on pomóc w ochronie przed wypadkami, usprawnieniu rozwiązywania problemów i poprawie ogólnej atmosfery w pracy.
W dzisiejszych czasach pracownicy powinni być postrzegani jako kluczowe aktywa firmy, wymagające rozwoju i wsparcia. Budowanie kultury komunikacji, która promuje współpracę i dostarcza pracownikom niezbędnych narzędzi, jest konieczna dla sukcesu firmy. Skupienie się na skutecznej komunikacji, choć wymaga dostosowania priorytetów i inwestycji, jest niezbędne dla osiągnięcia długofalowego sukcesu i rozwoju.
1 https://www.forbes.pl/wiadomosci/zaangazowanie-pracownikow-kluczowe-dla-rozwoju-organizacji/ttpcd1m