Od 18 października 2026 r. elektroniczne orzeczenia lekarskie stały się podstawową formą dokumentowania badań medycyny pracy. Zmiany dotyczą ich wystawiania, przechowywania oraz udostępniania pracownikom. Istotne są również zasady przekazywania orzeczeń pracodawcom, które powinny zostać ustalone z placówką medyczną.
Elektroniczne orzeczenia lekarskie – nowe zasady
17 października 2026 r. zakończył się okres przejściowy dotyczący wystawiania orzeczeń lekarskich w formie papierowej. Od 18 października orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych są co do zasady wystawiane elektronicznie. Dokumenty są zapisywane w Systemie Informacji Medycznej (SIM) i udostępniane pracownikom za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). Można je również pobrać i wydrukować w formacie PDF.
Jak orzeczenia lekarskie trafiają do pracodawcy?
Istotną zmianą jest sposób przekazywania orzeczeń pracodawcom. Nowe przepisy nie narzucają jednego konkretnego kanału ich dostarczania. Dokumenty przekazuje jednostka medycyny pracy, zgodnie z zasadami ustalonymi w umowie zawartej z pracodawcą. Dlatego ważne jest przeanalizowanie obowiązujących umów z placówkami medycznymi.
Pracodawca powinien ustalić, w jaki sposób będzie otrzymywał orzeczenia. Mogą być one przesyłane na wskazany adres e-mail, udostępniane w specjalnym systemie, przekazywane przez platformę elektroniczną lub dostarczane w inny uzgodniony sposób.
Aktualne orzeczenie lekarskie warunkiem dopuszczenia do pracy
Z punktu widzenia pracodawcy najważniejszy pozostaje obowiązek wynikający z art. 229 § 4 Kodeksu pracy. Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania obowiązków na danym stanowisku i w warunkach określonych w skierowaniu. Przepisy dopuszczają również wydanie osobie badanej wydruku orzeczenia elektronicznego, opatrzonego własnoręcznym podpisem lekarza. Taki dokument pracownik może dostarczyć pracodawcy.
Czy pracodawca uzyska dostęp do danych medycznych pracownika?
Pomimo cyfryzacji orzeczeń lekarskich pracodawca nie uzyska szerszego dostępu do informacji o stanie zdrowia pracownika. Zakres przekazywanych danych pozostaje ograniczony do informacji niezbędnych do podjęcia decyzji o dopuszczeniu pracownika do pracy.
Nowością są również indywidualne zalecenia prozdrowotne, które lekarz może przekazać pracownikowi. Pracodawca otrzymuje jedynie informacje niezbędne z punktu widzenia zatrudnienia. Indywidualne zalecenia pozostają natomiast do wiadomości pracownika.
Co zmiany oznaczają dla pracodawców?
Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń lekarskich jest przede wszystkim zmianą organizacyjną. Pracodawcy powinni więc ustalić z placówkami medycyny pracy sposób przekazywania dokumentów oraz upewnić się, że obowiązujące umowy określają zasady ich dostarczania.
