Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce zostały wprowadzone e-doręczenia. Usługa ta ma zmienić sposób komunikowania się między podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Termin ten dotyczy większości podmiotów publicznych i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Co warto wiedzieć o tym rozwiązaniu?
Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to nic innego jak rządowa usługa mająca zapewnić pewny, cyfrowy i bezpieczny sposób komunikacji na linii administracja – biznes – obywatel. Dzięki niej każdy uprawniony podmiot może w sposób elektroniczny odbierać i wysyłać oficjalne dokumenty (np. wnioski, decyzje administracyjne czy pisma urzędowe), bez konieczności korzystania z tradycyjnej poczty i papierowej korespondencji. Doręczenia elektroniczne są równoważne z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Docelowo e-doręczenia mają zastąpić tradycyjną korespondencję, także tą prowadzoną przez ePUAP.
Kto musi mieć adres do e-Doręczeń?
Obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG oraz KRS. Adres do e-Doręczeń muszą mieć również inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, takie jak fundacje czy stowarzyszenia. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmuje także przedstawicieli niektórych zawodów zaufania publicznego, w tym adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych i restrukturyzacyjnych czy notariuszy. Od 1 stycznia 2025 roku administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) oraz jednostki samorządu terytorialnego powinny posługiwać się e-Doręczeniami. W wyszukiwarce na stronie gov.pl można sprawdzić, które instytucje mają aktywny adres do e-Doręczeń. Warto pamiętać, że do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, sądy, komornicy i prokuratura będą zobowiązane prowadzić korespondencję urzędową za pośrednictwem tego rozwiązania.
e-Doręczenia – terminy wprowadzenia obowiązku dla przedsiębiorców
Obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG lub KRS. Przedsiębiorcy, którzy zarejestrują swoją działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń już na etapie rejestracji firmy. Natomiast firmy wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2024 roku muszą mieć adres do e-Doręczeń najpóźniej od 1 października 2026 roku. Przy czym należy pamiętać, że w przypadku zmiany wpisu w CEIDG (od 1 lipca 2025 roku) przedsiębiorca będzie miał obowiązek podania danych niezbędnych do utworzenia adresu do e-Doręczeń. W przypadku przedsiębiorstw zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń zaczyna się 1 kwietnia 2025 roku.
Założenie konta w systemie e-doręczeń
Aby rozpocząć korzystanie z e-Doręczeń, najpierw należy założyć adres i wpisać go do bazy adresów elektronicznych (BAE). Z usługi można korzystać u publicznego (Biznes.gov.pl) lub komercyjnego dostawcy. Ci ostatni określani są jako Kwalifikowani Dostawcy Usług (KDU). Są to podmioty mające uprawnienia do świadczenia tej usługi i wpisane do oficjalnego rejestru dostawców usług zaufania. Mogą one pobierać opłaty za świadczenie tych usług. Szczegóły dotyczące ich oferty można znaleźć na stronach internetowych poszczególnych dostawców. Na ten moment są to: Asseco Data Systems, Autenti, KFJ Inwestycje, Poczta Polska oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych.
Dla użytkowników publicznego dostawcy nie ma potrzeby osobnego składania wniosku o wpis do BAE. Zostanie on dokonany automatycznie po aktywacji adresu. W przypadku dostawcy niepublicznego wymagane jest złożenie wniosku o dodanie adresu do BAE.
Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, firma otrzymuje darmową skrzynkę do e-Doręczeń. Skrzynka ta, dostępna w Koncie Przedsiębiorcy, umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do bazy adresów elektronicznych. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą samodzielnie zarządzać skrzynką lub wyznaczyć administratora. Natomiast przedsiębiorcy wpisani do KRS – są zobowiązani wyznaczyć administratora.